Každodenní boj s přetížením dokumentů
Být účetním znamená každý den zpracovávat hory dat. Od daňových záznamů a finančních výkazů klientů až po auditorské zprávy a faktury se vaše práce točí kolem dokumentů. Rychlé nalezení správného souboru však může být jako hledání jehly v kupce sena.
Představte si to. Klient naléhavě požaduje své roční finanční shrnutí za poslední tři roky. Víte, že je někde ve vašem archivu, ale nemůžete si vzpomenout, jakou složku nebo název souboru jste použili. Trávíte čas otevíráním více složek, procházením souborů a používáním základních vyhledávacích nástrojů, které vracejí neúplné výsledky. Frustrující, že?
Účetní, jako jste vy, tráví každý týden hodiny vyhledáváním konkrétních finančních údajů. Tyto opakující se úkoly jsou nejen časově náročné, ale mohou také odvést vaši pozornost od skutečně důležité práce – jako je analýza finančních trendů nebo poradenství klientům.
A právě zde přichází na řadu WordsDigger. Je to rychlý a efektivní vyhledávací nástroj na počítači, který usnadňuje hledání souborů – a to i v bludišti složitých složek.
Jak WordsDigger řeší vaši hádanku s dokumenty
WordsDigger je vytvořen pro profesionály, jako jste vy, kteří potřebují spolehlivé nástroje pro offline vyhledávání souborů. Na rozdíl od obecných vyhledávacích nástrojů se ponoří hlouběji do obsahu souborů a pomůže vám najít přesné termíny, čísla nebo fráze skryté ve vašich dokumentech.
Pojďme se podívat, jak může WordsDigger pomoci účetním ušetřit čas a snížit frustraci.
1. Rychlé získání daňových záznamů z předchozích let
Daňové období je vždycky rušné. Možná budete muset znovu prohlédnout staré daňové záznamy klientů z doby před lety, abyste poskytli doplňující informace nebo se připravili na audity. Ruční třídění stovek složek však není efektivní, když jsou termíny napjaté.
Jak pomáhá WordsDigger:
- Vyberte příslušnou složku nebo databázi, kde jsou uloženy staré daňové soubory.
- Zadejte klíčové výrazy, například „daňové přiznání 2020“ nebo dokonce jméno klienta.
- WordsDigger během několika sekund prohledá vaše soubory – dokumenty Wordu, PDF soubory, excelovské tabulky – a zobrazí pouze relevantní výsledky.
Není třeba hádat názvy souborů ani je ručně kontrolovat. To, co potřebujete, budete mít jen pár kliknutími.
2. Snadné auditní zprávy
Interní nebo externí audity zahrnují procházení podrobných zpráv. Často je potřeba vyhledat konkrétní čísla nebo porovnat data napříč více soubory. Ruční provádění těchto činností může být vyčerpávající a náchylné k chybám.
S WordsDiggerem se auditování stává efektivnějším. Jeho schopnost vyhledávat přesné výrazy v souborech – ať už se jedná o částku jako „50 256 USD“ nebo klíčové slovo jako „odpisové náklady“ – vám pomáhá najít potřebné informace v reálném čase.
Příklad scénáře:
Během auditu je váš tým požádán o potvrzení podrobností o ocenění zásob. Místo ručního procházení tabulek otevřete WordsDigger, zadejte klíčové slovo „ocenění zásob“ a nechte jej okamžitě načíst relevantní soubory.
To zkracuje čas strávený pokusy o křížové odkazy a umožňuje vám soustředit se na analýzu samotných dat.
3. Uspořádejte a aktualizujte staré finanční soubory
Účetnictví někdy vyžaduje revizi starších záznamů za účelem jejich konsolidace nebo aktualizace. Strukturování dat se však stává složitým, pokud nemůžete najít všechny správné soubory.
Například konsolidace záznamů o výdajích za období 5 let může zahrnovat soubory skryté v různých podsložkách pod vágními názvy. WordsDigger tento úkol usnadňuje tím, že umožňuje prohledávat všechny soubory v hierarchii složek na základě relevantních výrazů. Soubory obsahující „Roční výdaje“ nebo jiné identifikátory můžete okamžitě najít.
To šetří hodiny manuální práce a zajišťuje, že během organizačních procesů nebude přehlédnut žádný kritický dokument.
Scénář z reálného života: WordsDigger v akci
Pojďme si povědět o Michaelovi, autorizovaném účetním, který pracuje pro středně velkou firmu s více než 50 klienty. Vzhledem k obrovskému množství finančních dokumentů Michael často tráví 15 až 20 hodin měsíčně kontrolou auditorských spisů, daňových dokladů a finančních souhrnů.
Například když klient potřeboval své upravené zprávy o zisku z roku 2018, Michael se potýkal se zpožděním, protože tabulka byla uložena ve starých složkách.
Od přechodu na WordsDigger se Michaelova doba vyhledávání výrazně zkrátila. Stačí zadat klíčová slova do rozhraní WordsDiggeru a během několika sekund najít konkrétní dokumenty, jako například výkaz zisku a ztráty za rok 2018. To mu ušetří téměř 10 hodin měsíčně, což mu umožňuje obsloužit více klientů a plnit úkoly rychleji.
„WordsDigger změnil pravidla hry,“ říká Michael. „Je to jako mít superrychlého asistenta, který zvládne všechny vaše úkoly vyhledávání dokumentů.“
Proč účetní preferují WordsDigger
Na rozdíl od cloudových nástrojů funguje WordsDigger plně offline, což zajišťuje naprosté soukromí dat – klíčová funkce pro ty, kteří pracují s citlivými finančními záznamy. Zde je důvod, proč je perfektní volbou pro účetní:
- Podpora více formátů: WordsDigger umožňuje vyhledávat v různých formátech (.xlsx, .pdf, .docx, .csv atd.), což z něj činí všestranný nástroj pro všechny druhy finančních dat.
- Cenově výhodné: Za 29,90 USD pro doživotní použití se neplatí žádné opakující se poplatky.
- Časová efektivita: Zkraťte hodiny ručního vyhledávání tím, že necháte nástroj poskytovat přesné výsledky.
- Uživatelsky přívětivý design: Jeho přímočaré rozhraní znamená, že zaneprázdnění profesionálové nemají žádnou náročnou křivku učení.
- Ochrana osobních údajů: Protože nástroj funguje offline, žádná z vašich klientských dat se nenahrávají do cloudu – což vám pomáhá splňovat požadavky na dodržování předpisů.
Už žádné ztráty času nekonečným vyhledáváním nebo potíže se zvládáním přetížení dokumenty.
Nabídka bezplatné zkušební verze – Vyzkoušejte WordsDigger bez rizika
Zajímá vás, jak to funguje? WordsDigger nabízí všem uživatelům bezplatnou zkušební verzi – umožňuje až 7 vyhledávání zdarma. Můžete si tak vyzkoušet výhody ještě před zakoupením.
A pokud nejste spokojeni? Nebojte se. WordsDigger má 14denní záruku vrácení peněz – takže při jeho vyzkoušení nehrozí žádné riziko.
Začněte ještě dnes
Rychle se rozvíjející svět účetnictví těží z nástrojů, které šetří čas a zajišťují přesnost. WordsDigger se bez problémů začlení do vaší sady nástrojů a zrychlí správu dokumentů a zbaví vás stresu.
Jste připraveni zrychlit svůj účetní postup? Stáhněte si WordsDigger ještě dnes a zjednodušte si práci pomocí inteligentnějšího vyhledávání souborů.
Neztrácejte ani minutu prohrabováním složek. Nechte WordsDigger udělat těžkou práci, zatímco se vy soustřeďte na poskytování špičkových účetních služeb.