Vsakodnevni boj s preobremenjenostjo dokumentov
Biti računovodja pomeni vsak dan obdelovati gore podatkov. Od davčnih evidenc in finančnih izkazov strank do revizijskih poročil in računov se vaše delo vrti okoli dokumentov. Vendar pa se lahko hitro iskanje prave datoteke zdi kot iskanje igle v senu.
Predstavljajte si tole. Stranka nujno zahteva svoj finančni povzetek za konec leta izpred treh let. Veste, da je nekje v vašem arhivu, vendar se ne morete spomniti, katero mapo ali ime datoteke ste uporabili. Porabite čas za odpiranje več map, brskanje po datotekah in uporabo osnovnih orodij za iskanje, ki vračajo nepopolne rezultate. Frustrirajoče, kajne?
Računovodje, kot ste vi, vsak teden porabijo ure za iskanje določenih finančnih podatkov. Ta ponavljajoča se opravila niso le zamudna, ampak lahko tudi odvrnejo vašo pozornost od resnično pomembnega dela – kot sta analiziranje finančnih trendov ali svetovanje strankam.
Tukaj pride na vrsto WordsDigger. Je hitro in učinkovito orodje za iskanje na namizju, ki olajša iskanje datotek – tudi v labirintu zapletenih map.
Kako WordsDigger reši vašo uganko z dokumenti
WordsDigger je zasnovan za profesionalce, kot ste vi, ki potrebujejo zanesljiva orodja za iskanje datotek brez povezave. Za razliko od generičnih orodij za iskanje se poglobi v vsebino datotek in vam pomaga najti natančne izraze, številke ali besedne zveze, skrite v vaših dokumentih.
Oglejmo si, kako lahko WordsDigger pomaga računovodjem prihraniti čas in zmanjšati frustracije.
1. Hitro pridobite davčne evidence iz prejšnjih let
Davčna sezona je vedno zasedena. Morda boste morali ponovno pregledati stare davčne evidence strank izpred let, da zagotovite dodatne informacije ali se pripravite na revizije. Vendar ročno razvrščanje stotin map ni učinkovito, ko so roki kratki.
Kako pomaga WordsDigger:
- Izberite ustrezno mapo ali zbirko podatkov, kjer so shranjene stare davčne datoteke.
- Vnesite ključne izraze, kot je »Davčna napoved 2020« ali celo ime stranke.
- V nekaj sekundah WordsDigger pregleda vaše datoteke – Wordove dokumente, PDF-je, Excelove preglednice – in prikaže le ustrezne rezultate.
Ni vam treba ugibati imen datotek ali ročno preverjati vsake posebej. Z le nekaj kliki boste imeli, kar potrebujete.
2. Enostavna revizijska poročila
Notranje ali zunanje revizije vključujejo pregledovanje podrobnih poročil. Pogosto morate najti določene številke ali primerjati podatke iz več datotek. Ročno početje tega je lahko naporno in nagnjeno k napakam.
Z WordsDiggerjem postane revidiranje učinkovitejše. Njegova sposobnost iskanja natančnih izrazov v datotekah – pa naj gre za številko, kot je »50.256 $«, ali ključno besedo, kot je »stroški amortizacije« – vam pomaga najti potrebne informacije v realnem času.
Primer scenarija:
Med revizijo mora vaša ekipa potrditi podrobnosti o vrednotenju zalog. Namesto ročnega listanja po preglednicah odprite WordsDigger, vnesite ključno besedo »vrednotenje zalog« in pustite, da takoj pridobi ustrezne datoteke.
To skrajša čas, porabljen za poskus navzkrižnega sklicevanja, in vam omogoča, da se osredotočite na analizo samih podatkov.
3. Organizirajte in posodobite stare finančne datoteke
Včasih računovodstvo zahteva ponovni pregled starejših zapisov, da jih konsolidira ali posodobi. Vendar pa strukturiranje podatkov postane zapleteno, če ne najdete vseh pravih datotek.
Na primer, združevanje evidenc o stroških v obdobju 5 let lahko vključuje datoteke, skrite v različnih podmapah pod nejasnimi imeni. WordsDigger olajša to nalogo, saj vam omogoča iskanje po vseh datotekah v hierarhiji map na podlagi ustreznih izrazov. Takoj poiščite datoteke, ki vsebujejo »Letni stroški« ali druge identifikatorje.
To prihrani ure ročnega dela in zagotavlja, da med organizacijskimi procesi ne bo spregledan noben pomemben dokument.
Resnični scenarij: WordsDigger v akciji
Pogovorimo se o Michaelu, pooblaščenem računovodji, ki dela za srednje veliko podjetje z več kot 50 strankami. Zaradi ogromne količine finančnih dokumentov Michael pogosto porabi od 15 do 20 ur na mesec za pregled revizijskih datotek, davčnih dokumentov in finančnih povzetkov.
Na primer, ko je stranka potrebovala poročila o prilagojenem dobičku za leto 2018, se je Michael soočil z zamudami, ker je bila preglednica zakopana v starih strukturah map.
Odkar je prešel na WordsDigger, se je Michaelov čas iskanja znatno skrajšal. V vmesnik WordsDigger lahko preprosto vnese ključne besede in v nekaj sekundah najde določene dokumente, kot je njegov izkaz poslovnega izida za leto 2018. To mu prihrani skoraj 10 ur na mesec, kar mu omogoča, da poskrbi za več strank in hitreje opravi naloge.
»WordsDigger je spremenil pravila igre,« pravi Michael. »Kot da bi imeli super hitrega pomočnika za vse naloge iskanja dokumentov.«
Zakaj računovodje raje uporabljajo WordsDigger
Za razliko od orodij v oblaku WordsDigger deluje popolnoma brez povezave, kar zagotavlja popolno zasebnost podatkov – ključna lastnost za tiste, ki delajo z občutljivimi finančnimi evidencami. Zaradi tega je odlična izbira za računovodje:
- Podpora za več formatov: WordsDigger vam omogoča iskanje po različnih formatih (.xlsx, .pdf, .docx, .csv itd.), zaradi česar je vsestranski za vse vrste finančnih podatkov.
- Stroškovno učinkovito: Pri 29,90 USD za dosmrtno uporabo ni ponavljajočih se stroškov.
- Časovna učinkovitost: Zmanjšajte število ur ročnega iskanja tako, da orodju omogočite natančne rezultate.
- Uporabniku prijazna zasnova: Zaradi preprostega vmesnika ni strme krivulje učenja za zaposlene strokovnjake.
- Zasebnost podatkov: Ker orodje deluje brez povezave, se noben od podatkov vaših strank ne naloži v oblak – kar vam pomaga izpolnjevati zahteve glede skladnosti.
Nič več izgubljanja časa z neskončnim iskanjem ali težavami z obvladovanjem preobremenjenosti z dokumenti.
Brezplačna preizkusna ponudba – preizkusite WordsDigger brez tveganja
Vas zanima, kako deluje? WordsDigger vsem uporabnikom ponuja brezplačen preizkus, ki omogoča do 7 brezplačnih iskanj. Tako lahko pred nakupom izkusite prednosti.
In če niste zadovoljni? Brez skrbi. WordsDigger ima 14-dnevno garancijo za vračilo denarja – zato ni nobenega tveganja, če ga preizkusite.
Začnite še danes
Hitro spreminjajoči se svet računovodstva ima koristi od orodij, ki prihranijo čas in zagotavljajo natančnost. WordsDigger se brezhibno prilega vašemu naboru orodij, zaradi česar je upravljanje dokumentov hitro in brez stresa.
Ste pripravljeni pospešiti svoj računovodski potek dela? Prenesite WordsDigger še danes in si poenostavite delo s pametnejšim iskanjem datotek.
Ne zapravljajte več niti minute z brskanjem po mapah. Naj WordsDigger opravi težko delo, medtem ko se vi osredotočite na zagotavljanje vrhunskih računovodskih storitev.