Svakodnevna borba s preopterećenjem dokumentima
Biti računovođa znači svakodnevno baratati s planinama podataka. Od poreznih evidencija i financijskih izvještaja klijenata do revizorskih izvješća i računa, vaš se posao vrti oko dokumenata. Međutim, brzo pronalaženje prave datoteke može se činiti kao traženje igle u plastu sijena.
Zamislite ovo. Klijent hitno traži svoj godišnji financijski sažetak od prije tri godine. Znate da je negdje u vašoj arhivi, ali se ne možete sjetiti koju ste mapu ili datoteku koristili. Trošite vrijeme otvarajući više mapa, pregledavajući datoteke i koristeći osnovne alate za pretraživanje koji vraćaju nepotpune rezultate. Frustrirajuće, zar ne?
Računovođe poput vas provode sate svaki tjedan tražeći određene financijske podatke. Ovi repetitivni zadaci ne samo da oduzimaju puno vremena, već vam mogu odvratiti i fokus od zaista važnog posla - poput analize financijskih trendova ili savjetovanja klijenata.
Tu nastupa WordsDigger. To je brz i učinkovit alat za pretraživanje na računalu koji olakšava pronalaženje datoteka - čak i u labirintu složenih mapa.
Kako WordsDigger rješava vašu zagonetku s dokumentima
WordsDigger je napravljen za profesionalce poput vas kojima su potrebni pouzdani alati za pretraživanje datoteka izvan mreže. Za razliku od generičkih alata za pretraživanje, on dublje zalazi u sadržaj datoteke, pomažući vam da pronađete precizne pojmove, brojeve ili fraze skrivene u vašim dokumentima.
Istražimo kako WordsDigger može pomoći računovođama da uštede vrijeme i smanje frustracije.
1. Brzo dohvatite porezne evidencije iz prethodnih godina
Porezna sezona je uvijek užurbana. Možda ćete morati ponovno pregledati stare porezne zapise klijenata od prije nekoliko godina kako biste pružili dodatne informacije ili se pripremili za revizije. No, ručno sortiranje stotina mapa nije učinkovito kada su rokovi kratki.
Kako WordsDigger pomaže:
- Odaberite odgovarajuću mapu ili bazu podataka u kojoj su pohranjene stare porezne datoteke.
- Upišite ključne pojmove, kao što su „Porezna prijava 2020.“ ili čak ime klijenta.
- Za nekoliko sekundi, WordsDigger skenira vaše datoteke - Word dokumente, PDF-ove, Excel tablice - i izvlači samo relevantne rezultate.
Nema potrebe nagađati imena datoteka ili ručno provjeravati svaku od njih. Imat ćete ono što vam treba uz samo nekoliko klikova.
2. Izvješća o reviziji na jednostavan način
Interne ili eksterne revizije uključuju pregledavanje detaljnih izvješća. Često je potrebno pronaći određene brojke ili usporediti podatke iz više datoteka. Ručno obavljanje toga može biti iscrpljujuće i podložno pogreškama.
S WordsDiggerom, revizija postaje učinkovitija. Njegova sposobnost pretraživanja točnih pojmova unutar datoteka - bilo da se radi o brojci poput „50.256 USD“ ili ključnoj riječi poput „troškovi amortizacije“ - pomaže vam da pronađete potrebne informacije u stvarnom vremenu.
Primjer scenarija:
Tijekom revizije, od vašeg tima se traži da potvrdi detalje o procjeni zaliha. Umjesto ručnog pregledavanja proračunskih tablica, otvorite WordsDigger, upišite ključnu riječ "procjena zaliha" i pustite ga da odmah dohvati relevantne datoteke.
To smanjuje vrijeme utrošeno na pokušaj unakrsnog povezivanja i omogućuje vam da se usredotočite na analizu samih podataka.
3. Organizirajte i ažurirajte stare financijske datoteke
Ponekad računovodstvo zahtijeva ponovni pregled starijih zapisa kako bi ih se konsolidiralo ili ažuriralo. No, strukturiranje podataka postaje teško ako ne možete pronaći sve potrebne datoteke.
Na primjer, konsolidacija evidencije troškova tijekom razdoblja od 5 godina može uključivati datoteke skrivene u raznim podmapama pod nejasnim nazivima. WordsDigger olakšava ovaj zadatak omogućujući vam pretraživanje svih datoteka unutar hijerarhije mapa na temelju relevantnih pojmova. Odmah pronađite datoteke koje sadrže "Godišnje troškove" ili druge identifikatore.
To štedi sate ručnog rada i osigurava da se tijekom organizacijskih procesa ne previdi nijedan kritičan dokument.
Scenarij iz stvarnog života: WordsDigger u akciji
Razgovarajmo o Michaelu, ovlaštenom računovođi koji radi za tvrtku srednje veličine s preko 50 klijenata. Zbog ogromne količine financijskih dokumenata, Michael često provodi 15 do 20 sati mjesečno pregledavajući revizijske spise, porezne dokumente i financijske sažetke.
Na primjer, kada je klijentu trebalo izvješće o prilagođenoj dobiti iz 2018., Michael se suočio s kašnjenjima jer je proračunska tablica bila zakopana u starim strukturama mapa.
Otkad je prešao na WordsDigger, Michaelovo vrijeme pretraživanja znatno se smanjilo. Može jednostavno unijeti ključne riječi u WordsDigger sučelje i pronaći određene dokumente, poput svoje bilance uspjeha za 2018. godinu, u sekundama. To mu štedi gotovo 10 sati mjesečno, što mu omogućuje da usluži više klijenata i brže dovrši zadatke.
„WordsDigger je promijenio pravila igre“, kaže Michael. „To je kao da imate super brzog asistenta za rješavanje svih zadataka pretraživanja dokumenata.“
Zašto računovođe preferiraju WordsDigger
Za razliku od alata u oblaku, WordsDigger radi potpuno izvan mreže, osiguravajući potpunu privatnost podataka - ključnu značajku za one koji rade s osjetljivim financijskim zapisima. Evo što ga čini savršenim izborom za računovođe:
- Podrška za više formata: WordsDigger vam omogućuje pretraživanje u različitim formatima (.xlsx, .pdf, .docx, .csv itd.), što ga čini svestranim za sve vrste financijskih podataka.
- Isplativo: Cijena doživotnog korištenja iznosi 29,90 USD, bez ponavljajućih naknada.
- Vremenska učinkovitost: Smanjite sate ručnog pretraživanja tako što ćete alatu omogućiti precizne rezultate.
- Dizajn prilagođen korisniku: Njegovo jednostavno sučelje znači da za zaposlene profesionalce nema strme krivulje učenja.
- Privatnost podataka: Budući da alat radi izvan mreže, nijedan od podataka vaših klijenata ne prenosi se u oblak, što vam pomaže da ispunite zahtjeve usklađenosti.
Nema više gubljenja vremena na beskrajne pretrage ili muke s upravljanjem preopterećenjem dokumenata.
Besplatna probna ponuda - Isprobajte WordsDigger bez rizika
Zanima vas kako funkcionira? WordsDigger nudi svim korisnicima besplatnu probnu verziju - omogućuje do 7 pretraživanja bez ikakvih troškova. Na taj način možete iskusiti prednosti prije kupnje.
A ako niste zadovoljni? Ne brinite. WordsDigger dolazi s 14-dnevnim jamstvom povrata novca - tako da nema nikakvog rizika od isprobavanja.
Započnite već danas
Brzi svijet računovodstva ima koristi od alata koji štede vrijeme i osiguravaju točnost. WordsDigger se besprijekorno uklapa u vaš set alata, čineći upravljanje dokumentima brzim i bez stresa.
Spremni ste ubrzati svoj računovodstveni tijek rada? Preuzmite WordsDigger već danas i pojednostavite svoj rad pametnijim pretraživanjem datoteka.
Ne gubite više ni minute kopajući po mapama. Neka WordsDigger obavi teški posao dok se vi usredotočite na pružanje vrhunskih računovodstvenih usluga.