Viranomaisten asiakirjojen käsittelyn haaste
Valtion virastot tuottavat, käsittelevät ja tallentavat päivittäin valtavan määrän asiakirjoja. Poliittisista muistioista, virallisista kiertokirjeistä ja oikeudellisista ilmoituksista projektitietoihin ja taloustietoihin – ei ole yllätys, että tietyn tiedon etsimisestä tulee nopeasti päänsärkyä.
Kuvittele tämä:
Käsittelet kiireellistä tiedustelua yhteisön kehittämisprojektista. Keskeinen raportti resurssien kohdentamisen yksityiskohdineen on haudattuna jonnekin kansioon, joka sisältää satoja tiedostoja.
Mitä tapahtuu seuraavaksi?
- Avaat tiedoston toisensa jälkeen manuaalisesti toivoen löytäväsi tarvittavat tiedot.
- Stressi lisääntyy deadlinen lähestyessä.
- Tärkeää aikaa menee hukkaan – aikaa, joka voitaisiin käyttää suunnitteluun ja päätöksentekoon.
Tämä skenaario on aivan liian yleinen julkishallinnossa. Äskettäin tehdyn sisäisen tutkimuksen mukaan virkamiehet käyttävät vähintään 6–12 tuntia viikossa tärkeän tiedon etsimiseen. Entä jos olisi ratkaisu tämän menetettyjen aikojen takaisin saamiseksi?
Juuri tätä WordsDigger tarjoaa kaltaisillesi virkamiehille – innovatiivisen työkalun, joka on suunniteltu parantamaan merkittävästi tehokkuutta paikallisille asemille tallennettujen asiakirjojen hakemisessa.
Mikä on WordsDigger?
WordsDigger on tehokas tekstinhakusovellus, joka on suunniteltu toimimaan saumattomasti olemassa olevassa asiakirjajärjestelmässäsi. Sen avulla työntekijät voivat hakea kriittisiä tekstipohjaisia tietoja useista tiedostoista ja kansioista sekunneissa tuntien sijaan.
Laajoista toimintapoliittisista asiakirjoista ja projektiraporteista arkistoituihin kokouspöytäkirjoihin, WordsDigger hoitaa kaiken. Se on luotettu ratkaisu julkishallinnon ammattilaisille, jotka hallinnoivat suuria määriä arkaluonteisia ja monimuotoisia asiakirjoja.
Kuinka WordsDigger tukee hallituksen työtä
1. Hae käytäntö- tai projektitiedot sekunneissa
Valtion raportit ja politiikat ovat usein tiheitä ja tallennettu lukemattomiin kansioihin, mikä vaikeuttaa yksityiskohtien, kuten budjettierittelyjen tai toimintasuunnitelmien, löytämistä.
Esimerkiksi:
Osastollasi on tehtävänä tarkistaa meneillään olevan projektin ympäristömääräykset. Sinun on löydettävä kaikki "uusiutuvan energian tavoitteita" koskevat maininnat olemassa olevista toimintaperiaatteista.
Näin WordsDigger voi auttaa:
- Valitse pääkansio, joka sisältää käytäntötiedostot.
- Syötä avainsanat: "uusiutuvan energian tavoitteet".
- Muutamassa hetkessä WordsDigger tarjoaa sinulle luettelon kaikista termin sisältävistä dokumenteista, ja voit siirtyä suoraan asiaankuuluviin osioihin.
Tämä prosessi korvaa tuntikausien manuaalisen etsimisen ja antaa sinun keskittyä analysointiin ja päätöksentekoon.
2. Hae useista tiedostomuodoista vaivattomasti
Viranomaisten asiakirjoja ei ole saatavilla vain yhdessä muodossa. Projektin yhteenveto voidaan tallentaa .docx-tiedostona, rahoituspäivitys .xlsx-tiedostona ja esitysluonnos .pptx-tiedostona. Eri muotojen läpi hakeminen yksi kerrallaan on turhauttavaa ja tehotonta.
WordsDiggerin useiden tiedostomuotojen yhteensopivuuden ansiosta tiedostotyypit eivät rajoita sinua. Ohjelmisto tukee:
- PDF-tiedostot hallituksen kiertokirjeille.
- Excel-taulukot budjetteja varten.
- Word-tiedostot ministeriön viestintää varten.
- PowerPoint-tiedostot projektiesitysten dioille.
Esimerkiksi: Oletetaan, että sinun on löydettävä kaikki viittaukset "kunnallisten vesihuoltojärjestelmien päivityksiin" Excel-pohjaisista talousraporteista ja tekstimuotoisista projektisuunnitelmista. WordsDigger voi analysoida molemmat tiedostomuodot välittömästi ja näyttää asiaankuuluvat hakutulokset.
3. Suojaa luottamuksellisia valtion tietoja
Tietoturva on julkishallinnon tärkeimpiä prioriteetteja. Arkaluonteisten tiedostojen – kuten sisäisen tarkastuksen dokumentaation tai kansalaisten rekisteritietojen – lataaminen pilvipohjaisiin hakutyökaluihin voi altistaa kriittiset tiedot kyberturvallisuusriskeille.
Tästä syystä WordsDigger toimii täysin offline-tilassa, mikä takaa täyden hallinnan tietoihisi kaikkina aikoina. Tärkeimpiä yksityisyysominaisuuksia ovat:
- Kaikki dokumenttihaut tapahtuvat paikallisesti laitteellasi.
- Mikään tiedostoistasi tai hakukyselyistäsi ei poistu tietokoneeltasi.
- Tiukkojen salassapito-ohjeiden noudattaminen hallituksen tasolla.
Työkalu muodostaa yhteyden internetiin vain kerran lisenssiavaimen vahvistamista varten, mikä varmistaa, että viranomaistietosi pysyvät täysin suojattuina.
Tosielämän esimerkki: Brookdalen kaupungin hallintovirasto
Brookdalen kaupunki sai yhä enemmän valituksia viivästyksistä vastaamisessa paikallisen avoimuuslain nojalla annettuihin julkisiin pyyntöihin. Suuri osa viivästyksistä johtui tehottomasta tiettyjen eri osastojen hajallaan olleiden valtion asiakirjojen löytämisestä.
Yksi kiireellinen tapaus koski puistojen uudistamissuunnitelmia koskevaa julkista kuulemista. Ratkaiseva kustannus-hyötyanalyysiraportti puuttui ja oli syvällä arkistoitujen projektitiedostojen seassa, mikä aiheutti viikkojen viivästyksiä.
WordsDiggerin käyttöönoton jälkeen tässä on mitä muuttui:
- Hallintotiimi löysi kustannus-hyötyraportin nopeasti syöttämällä siihen tiettyjä termejä, kuten "puiston uudistamisbudjetti".
- Hakuaika lyheni yli 80 %, mikä mahdollisti nopeammat vastaukset kansalaisille.
- Tiimin jäsenet suorittavat nyt tarkkoja hakuja yli 8 000 tiedostosta vuosittain useissa eri muodoissa.
”Tämä työkalu on mullistanut tapamme tehdä yhteistyötä ja käyttää tietoa. WordsDigger säästää meiltä tuntikausia tarpeetonta päänsärkyä, erityisesti osastojen välisissä tehtävissä”, sanoo Jonathan Lopez, Brookdalen kaupungintalon hallintovirkailija.
Tärkeimmät ominaisuudet räätälöitynä valtionhallinnon käyttäjille
Miksi niin monet julkiset virastot kääntyvät WordsDiggerin puoleen? Koska se tarjoaa vertaansa vailla olevaa arvoa ominaisuuksien, kuten:
- Yleinen yhteensopivuus: Tukee hakua .pdf-, .docx-, .xlsx-, .csv- ja muissa yleisesti käytetyissä tiedostomuodoissa.
- Tehokas käsittely: Tulokset näkyvät sekunneissa jopa tuhansia tiedostoja käsiteltäessä.
- Edullinen: WordsDigger maksaa 29,90 dollaria elinikäisestä käytöstä.
- Jos tarvitset mukautetun version tiedostojen hakemiseen muissa muodoissa, ota yhteyttä osoitteeseen support@doertechx.com.
- Riskitön takuu: 14 päivän rahat takaisin -käytäntö rauhoittaa ensikertalaisia ja varmistaa, että he kokevat hyödyt epäröimättä.
WordsDiggerin käytön aloittaminen julkishallinnossa
- Lataa ohjelmisto viralliselta verkkosivustolta.
- Tutustu sen ominaisuuksiin seitsemän ilmaisen haun avulla ennen ostopäätöksen tekemistä.
- Aktivoi WordsDigger täysin vain 29,90 dollarilla – kertaluonteinen maksu ilman piilokuluja.
- Suorita ensimmäinen hakusi ja koe heti ajansäästöedut.
WordsDigger mukautuu vaivattomasti päivittäisiin työnkulkuihisi, olipa kyseessä sitten infrastruktuurisuunnittelu, yhteisön hyvinvointi tai politiikan laatiminen.
Älä anna tiedostojen etsimisen hidastaa hallinnon edistymistä
Jokainen kriittisten asiakirjojen etsimiseen käytetty minuutti on hukkaan heitettyä aikaa, joka olisi voitu käyttää kansalaisten palvelemiseen. WordsDigger antaa virkamiehille mahdollisuuden hakea tärkeitä tietoja nopeammin, mikä mahdollistaa nopeammat päätöksenteot, paremman läpinäkyvyyden ja vahvemman kansalaisosallistumisen.
Ota ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa työnkulkua. Lataa WordsDigger tänään ja huomaa, kuinka paljon helpompaa valtion tiedostojen hallinta voi olla.
Tehokkuus alkaa nyt. Kokeile WordsDiggeria – et tule katumaan.