政府文書の取り扱いの課題
官公庁は毎日膨大な量の文書を作成、処理、保管しています。政策メモ、公文書、法的通知からプロジェクトの詳細や財務記録まで、特定の情報を探すのがすぐに面倒になるのは当然のことです。
これを想像してください:
地域開発プロジェクトに関する緊急の問い合わせに対応しています。リソース割り当ての詳細を記載した重要なレポートが、数百ものファイルを含むフォルダのどこかに埋もれてしまっています。
次に何が起こるでしょうか?
- 必要なデータが見つかることを期待しながら、ファイルを次々と手動で開きます。
- 締め切りが近づくにつれてストレスは増大します。
- 計画や意思決定に使える貴重な時間が無駄になります。
行政機関ではこのような状況はあまりにも一般的です。最近の内部調査によると、公務員は重要な情報の検索に週に少なくとも6～12時間を費やしていることが明らかになりました。もし、その失われた時間を取り戻すための解決策があったらどうでしょうか？
WordsDigger はまさにこれこそが、あなたのような政府関係者に提供しているものです。つまり、ローカル ドライブに保存されているドキュメントを検索する際の効率を劇的に向上させるように設計された革新的なツールです。
WordsDiggerとは何ですか?
WordsDiggerは、既存のドキュメントシステム内でシームレスに動作するように設計された強力なテキスト検索アプリケーションです。従業員は、複数のファイルやフォルダにまたがる重要なテキストベースの情報を、数時間ではなく数秒で取得できるようになります。
膨大な政策文書やプロジェクト報告書から、アーカイブされた議事録まで、WordsDiggerはすべてに対応します。機密性の高い多様な文書を大量に管理する行政専門家にとって、WordsDiggerは信頼できるソリューションです。
WordsDiggerが政府の活動をどのように支援しているか
1. ポリシーやプロジェクトの詳細を数秒で取得
政府の報告書や政策は密度が高く、無数のフォルダーに保存されていることが多く、予算の内訳や行動計画などの詳細情報を見つけるのが困難です。
例えば：
あなたの部署は、現在進行中のプロジェクトに関する環境規制の見直しを任されています。既存の政策文書から「再生可能エネルギー目標」に関する言及をすべて見つけ出す必要があります。
WordsDigger がどのように役立つかを以下に示します。
- ポリシー ファイルが含まれているメイン フォルダーを選択します。
- キーワード「再生可能エネルギー目標」を入力します。
- しばらくすると、WordsDigger によってその用語を含むすべてのドキュメントのリストが表示され、関連するセクションに直接ジャンプできるようになります。
このプロセスにより、何時間もかかる手動検索が不要になり、分析と意思決定に集中できるようになります。
2. 複数のファイル形式を簡単に検索
政府文書は単一の形式ではありません。プロジェクト概要は.docxファイル、資金調達の最新情報は.xlsx、プレゼンテーションの下書きは.pptxファイルで保存されている場合があります。異なる形式の文書を一つずつ検索するのは、面倒で非効率的です。
WordsDiggerはマルチフォーマットに対応しているため、ファイル形式に制限はありません。このソフトウェアは以下の形式をサポートしています。
- 政府回覧の PDF。
- 予算用の Excel シート。
- 大臣連絡用の Word ファイル。
- プロジェクト プレゼンテーション スライド用の PowerPoint ファイル。
例えば、Excelベースの財務報告書とテキスト形式のプロジェクト計画書から「地方自治体の水道設備のアップグレード」に関するすべての参照情報を探す必要があるとします。WordsDiggerは両方のファイル形式を瞬時に分析し、関連する検索結果を表示します。
3. 政府の機密データを保護する
データセキュリティは行政における最優先事項です。内部監査文書や住民記録などの機密ファイルをクラウドベースの検索ツールにアップロードすると、重要な情報がサイバーセキュリティリスクにさらされる可能性があります。
そのため、WordsDiggerは完全にオフラインで動作し、常にユーザーのデータを完全に制御できます。主なプライバシー機能は次のとおりです。
- すべてのドキュメント検索はデバイス上でローカルに実行されます。
- ファイルや検索クエリはコンピューターから一切送信されません。
- 政府レベルの厳格な機密保持ガイドラインに準拠します。
このツールは、ライセンス キーの検証のためにインターネットに 1 回だけ接続するため、政府の情報が完全に保護された状態が保たれます。
実例：ブルックデール市行政事務所
ブルックデール市は、地方透明性法に基づく市民の要請への対応の遅れについて、苦情が急増していました。この遅延の多くは、複数の部署に散在する特定の政府文書の所在特定が非効率であることに起因していました。
緊急案件の一つは、公園再開発計画に関する公聴会でした。重要な費用便益分析報告書が欠落しており、アーカイブされたプロジェクトファイルの奥深くに埋もれていたため、数週間の遅延が発生しました。
WordsDigger を導入した後、次のような変化がありました。
- 管理チームは、「公園再開発予算」などの具体的な用語を入力して、費用便益レポートをすぐに見つけました。
- 捜索時間は 80% 以上短縮され、住民への対応が迅速化されました。
- チーム メンバーは現在、複数の形式にわたる年間 8,000 件を超えるファイルに対して正確な検索を実行しています。
「このツールは、私たちのコラボレーションと情報へのアクセス方法を一変させました。WordsDiggerは、特に部署間のタスクにおいて、何時間もの無駄な時間を節約してくれます」と、ブルックデール市役所の行政担当官、ジョナサン・ロペス氏は述べています。
政府機関ユーザー向けにカスタマイズされた主な機能
なぜこれほど多くの官公庁がWordsDiggerを採用しているのでしょうか？それは、WordsDiggerが以下のような機能を通じて比類のない価値を提供しているからです。
- ユニバーサル互換性: .pdf、.docx、.xlsx、.csv、およびその他の一般的に使用される形式での検索をサポートします。
- 効率的な処理: 何千ものファイルを処理する場合でも、結果は数秒以内に表示されます。
- 手頃な価格: WordsDigger は永久使用で 29.90 ドルです。
- 他の形式のファイルを取得するためのカスタム バージョンが必要な場合は、support@doertechx.com までお問い合わせください。
- リスクフリー保証: 14 日間の返金ポリシーにより、初めてご利用になる方も安心してメリットを実感いただけます。
行政におけるWordsDiggerの活用方法
- 公式サイトからソフトウェアをダウンロードしてください。
- 購入する前に、7 回の無料検索でその機能を体験してください。
- WordsDigger を完全にアクティブ化するには、たった 29.90 ドルが必要です。1 回限りの支払いで、隠れた料金はありません。
- 最初の検索を実行すると、時間節約のメリットをすぐに実感できます。
あなたの機関がインフラ計画、コミュニティ福祉、または政策の起草を担当しているかどうかにかかわらず、WordsDigger は日々のワークフローに簡単に適応します。
ファイル検索で政府の進歩を遅らせない
重要な文書を探すのに費やされる時間は、本来なら公共サービスに充てられるはずの時間を無駄にしています。WordsDiggerは、政府職員が重要な情報をより迅速に取得できるように支援し、より迅速な意思決定、透明性の向上、そして市民参加の強化を実現します。
より効率的なワークフローへの第一歩を踏み出しましょう。WordsDiggerを今すぐダウンロードして、政府機関のファイル管理がどれだけ簡単になるか実感してください。
効率化は今から始まります。WordsDiggerをお試しください。もう後戻りはできません。