Uvod: Težave, s katerimi se soočajo računovodje
V svetu računovodstva čas ni samo denar; je vse. Računovodje se pogosto ukvarjajo s kupi finančnih poročil, računov, zapisov preglednic in predstavitvenih datotek, raztresenih po več mapah v svojih računalnikih.
Predstavljajte si ta scenarij: stranka vas pokliče in prosi za revidirano finančno poročilo izpred dveh let. Spomnite se, da ste ga shranili v eno od več vgnezdenih map, in medtem ko ga iščete, zapravljate dragoceni čas. Medtem stranka postaja nestrpna. Ni idealno, kajne?
Študije kažejo, da 68 % finančnih strokovnjakov zaradi neurejenih datotečnih sistemov porabi dodaten čas za iskanje dokumentov. Pri rokih za oddajo davčnih napovedi in pričakovanjih strank šteje vsaka sekunda. Na srečo obstaja rešitev, ki vam olajša ta del dela: WordsDigger.
Kaj je WordsDigger?
WordsDigger je uporabniku prijazno orodje za iskanje datotek, zasnovano za strokovnjake, ki delajo z dokumenti z veliko besedila v različnih formatih. Za razliko od generičnih orodij za iskanje se poglobi neposredno v vsebino dokumenta – ne le v imena datotek – da najde želene rezultate, kar vam prihrani čas in trud.
Zakaj računovodje potrebujejo WordsDigger
Računovodsko delo zahteva natančnost in hitre rezultate. Vendar pa lahko izzivi, kot so neurejeno shranjevanje datotek, več formatov datotek in stalne časovne omejitve, onemogočijo iskanje ključnih informacij.
Pogoste težave, s katerimi se srečujejo računovodje:
- Razdrobljeni finančni podatki: Finančna poročila, računi in davčne napovedi so pogosto shranjeni v ločenih mapah.
- Različne vrste datotek: Ukvarjate se s preglednicami, datotekami PDF, datotekami CSV in drugimi. Iskanje vsake vrste posebej je naporno.
- Pritisk na hitro dostavo: Stranke pogosto pričakujejo hitre rezultate in vsaka zamuda tvega izgubo njihovega zaupanja.
WordsDigger je preprosta rešitev za vse te izzive.
Kopač besed v akciji
Takole WordsDigger odpravlja težave pri iskanju računovodskih datotek:
1. Z lahkoto obvladuje iskanje v več formatih
Od računov v PDF-ju do prodajnih zapisov v Excelu, računovodske datoteke so na voljo v najrazličnejših oblikah. Z WordsDiggerjem lahko iščete po:
- Excelove datoteke (.xls, .xlsx)
- Podatkovne tabele CSV (.csv)
- Finančna poročila v PDF obliki (.pdf) [Namesto slik lahko iščete po besedilu datotek PDF.]
- Wordovi dokumenti (.doc, .docx)
- Predstavitve (.ppt, .pptx)
Namesto da bi izgubljali čas s preklapljanjem med različnimi orodji ali brskanjem po mapah, vam WordsDigger omogoča iskanje po vseh teh formatih hkrati.
Na primer: Če v svojih zapisih iščete »Davčna vračila za leto 2022«, boste našli vse datoteke, ki vsebujejo te ključne besede – tudi če ste podatke shranili v več oblikah.
2. Ciljajte na specifične mape
Včasih so datoteke shranjene globoko v zapletenih sistemih map. Za računovodje, ki imajo opravka z več strankami, vse organizirane v ločenih imenikih, to ustvarja le kaos.
Z WordsDiggerjem vam ni treba iskati ročno. Samo izberite mapo ali korenski imenik, kjer menite, da je shranjena datoteka, in pustite, da jo WordsDigger najde.
Nastavite globino mape za inteligentno iskanje – doseganje vseh podmap, ne da bi vam bilo treba klikati skozi vsako posebej.
3. Zasebnost je prednostna naloga
Računovodsko delo vključuje zaupne evidence strank, davčne izkaze, podatke o plačah in pravne dokumente. Uporaba orodij v oblaku za iskanje datotek ne bo delovala, saj lahko shranjujejo ali obdelujejo občutljive podatke na spletu.
WordsDigger zagotavlja spoštovanje zasebnosti. Razen preverjanja vaše licence deluje popolnoma brez povezave in tako varuje podatke vaših strank. Lahko ste prepričani, da nobena od vaših datotek nikoli ne zapusti vašega računalnika.
Računovodstvo v praksi: primer iz resničnega življenja
Poglejmo, kako je Michael, neodvisni računovodja, uporabil WordsDigger za poenostavitev svojega dela.
Michael je pogosto sodeloval z več kot 200 strankami, vsaka s svojo mapo z davčnimi dokumenti, potrdili o prejemu računov in odobritvami plačil. Ko je ena od strank zahtevala kopijo svojega poročila o DDV za prejšnje četrtletje, je bil Michael preobremenjen. Zaradi slabega označevanja map se je zdelo, da hitro ni mogoče najti natančne datoteke.
Ko je na svoj računalnik namestil WordsDigger, je Michael nastavil mapo »Client_Files« kot korenski imenik, vnesel »DDV poročilo Q2 2023« in kliknil na iskanje. V nekaj sekundah se je prikazalo poročilo stranke.
Michael pravi: »WordsDigger mi je prihranil ure iskanja, ki sem jih prej porabil za stranko za stranko. Zdaj lahko iskanje datotek zaključim v nekaj sekundah in strankam dajem hitre odgovore. To je najboljše orodje, kar sem jih kupil v zadnjih letih.«
Prednosti za računovodske strokovnjake
Ne glede na to, ali delate na področju revizije, knjigovodstva ali finančnega poročanja, vam WordsDigger ponuja orodja za povečanje vaše učinkovitosti. Ključne prednosti za računovodje vključujejo:
- Hitrost: Takojšnje iskanje datotek med stotinami dokumentov.
- Iskanje v več oblikah: Ni potrebe po ločenih orodjih – iščite PDF-je, preglednice in drugo hkrati.
- Zasnova, ki daje prednost zasebnosti: Zapisi vaših finančnih strank ostanejo v vašem računalniku, popolnoma varni.
- Enostavnost uporabe: Čist in preprost vmesnik orodja omogoča intuitivno iskanje – tudi za uporabnike, ki niso tehnično podkovani.
Kako začeti
Želite videti, kako lahko WordsDigger preoblikuje vaš računovodski potek dela? Programsko opremo lahko preizkusite s 7 brezplačnimi iskanji, preden kupite polno različico za 29,90 USD. WordsDigger ponuja tudi 14-dnevno garancijo za vračilo denarja, če z orodjem niste zadovoljni.
Če potrebujete prilagojeno različico za pridobivanje datotek v drugih oblikah, se obrnite na support@doertechx.com.
Zaključek
Za računovodje čas pomeni vse. Vsaka dodatna ura, porabljena za iskanje izgubljenih datotek, je ura, zapravljena za učinkovitost, dostavo in rast podjetja. WordsDigger je tu, da poenostavi vaše procese, zaščiti evidence vaših strank in zagotovi, da ste pripravljeni na vsako finančno zahtevo z enostavnim iskanjem.
Nehajte zapravljati čas z brskanjem po dokumentih. Začnite delati pametneje z WordsDiggerjem še danes!