Úvod: Problémy, kterým čelí účetní
Ve světě účetnictví nejsou čas jen peníze, je to všechno. Účetní se často zabývají hromadami finančních výkazů, faktur, tabulkových záznamů a prezentačních souborů roztroušených po různých složkách v počítačích.
Představte si tento scénář: Klient volá a žádá o svou auditovanou finanční zprávu z doby před dvěma lety. Vzpomínáte si, že jste si ji uložili do jedné z několika vnořených složek, a zatímco ji hledáte, ztrácíte drahocenný čas. Mezitím klient začíná být netrpělivý. To není ideální, že?
Studie ukazují, že 68 % finančních profesionálů tráví kvůli neorganizovaným systémům souborů více času hledáním dokumentů. S termíny pro podání daňových přiznání a očekáváními klientů se počítá každá sekunda. Naštěstí existuje řešení, které vám tuto část práce usnadní: WordsDigger.
Co je WordsDigger?
WordsDigger je uživatelsky přívětivý nástroj pro vyhledávání souborů určený pro profesionály, kteří pracují s dokumenty s velkým množstvím textu v různých formátech. Na rozdíl od obecných vyhledávacích nástrojů se ponořuje přímo do obsahu dokumentu – nejen do názvů souborů – aby našel potřebné výsledky, což vám ušetří čas a úsilí.
Proč účetní potřebují WordsDigger
Účetní práce vyžaduje přesnost a rychlé výsledky. Problémy, jako je neuspořádané ukládání souborů, více formátů souborů a neustálá časová omezení, však mohou vyhledávání klíčových informací znemožnit.
Časté problémy, se kterými se účetní potýkají:
- Fragmentovaná finanční data: Finanční výkazy, faktury a daňová přiznání jsou často uloženy v oddělených složkách.
- Různé typy souborů: Pracujete s tabulkami, PDF, CSV a dalšími soubory. Vyhledávání každého typu zvlášť je únavné.
- Tlak na rychlé dodání: Klienti často očekávají rychlé výsledky a každé zpoždění riskuje ztrátu jejich důvěry.
WordsDigger je snadné řešení všech těchto problémů.
WordsDigger v akci
Zde je návod, jak WordsDigger řeší problémy s vyhledáváním účetních souborů:
1. Snadno zvládá vyhledávání ve více formátech
Od faktur ve formátu PDF až po prodejní záznamy v Excelu, účetní soubory jsou k dispozici v široké škále formátů. S WordsDiggerem můžete vyhledávat v:
- Soubory Excelu (.xls, .xlsx)
- Datové tabulky CSV (.csv)
- Finanční zprávy ve formátu PDF (.pdf) [Můžete vyhledávat v textu souborů PDF místo obrázků.]
- Dokumenty Wordu (.doc, .docx)
- Prezentace (.ppt, .pptx)
Místo ztráty času přepínáním mezi různými nástroji nebo procházením složek vám WordsDigger umožňuje vyhledávat ve všech těchto formátech najednou.
Například: Vyhledáním výrazu „Vrácení daní za rok 2022“ ve vašich záznamech se zobrazí všechny soubory, které tato klíčová slova obsahují – i když jste data uložili ve více formátech.
2. Cílové složky
Někdy jsou soubory uloženy hluboko ve složitých systémech složek. Pro účetní, kteří jednají s několika klienty, a to vše je uspořádáno v samostatných adresářích, to vytváří pouze chaos.
S WordsDiggerem nemusíte hledat ručně. Stačí vybrat složku nebo kořenový adresář, kde si myslíte, že je soubor uložen, a nechat WordsDigger, aby ho našel.
Nastavte hloubku složky pro inteligentní vyhledávání – dosažení všech podsložek, aniž byste museli každou z nich proklikávat.
3. Soukromí je prioritou
Účetní práce zahrnuje důvěrné záznamy klientů, daňová přiznání, údaje o mzdách a právní dokumenty. Používání cloudových nástrojů pro vyhledávání souborů nebude fungovat, protože mohou ukládat nebo zpracovávat citlivé informace online.
WordsDigger zajišťuje respektování soukromí. Kromě ověření vaší licence funguje kompletně offline a chrání tak data vašich klientů. Můžete se spolehnout, že žádný z vašich souborů nikdy neopustí váš počítač.
Účetnictví v praxi: Příklad z reálného života
Podívejme se, jak Michael, nezávislý účetní, použil WordsDigger ke zjednodušení své práce.
Michael často pracoval s více než 200 klienty, z nichž každý měl svou vlastní složku s daňovými doklady, doklady o přijetí faktur a schválenými platbami. Když si jeden klient vyžádal kopii svého daňového přiznání za předchozí čtvrtletí, Michael byl zahlcen. Kvůli špatnému označování složek se nalezení přesného souboru rychle zdálo nemožné.
Po instalaci programu WordsDigger na svůj počítač si Michael nastavil složku „Client_Files“ jako kořenový adresář, zadal „VAT report Q2 2023“ a stiskl hledat. Během několika sekund se klientova reportová zpráva objevila.
Michael říká: „WordsDigger mi ušetřil hodiny hledání, které jsem dříve trávil s jedním klientem za druhým. Teď dokončím vyhledávání souborů během několika sekund a klientům poskytuji rychlé odpovědi. Je to nejlepší nástroj, jaký jsem si za poslední roky koupil.“
Výhody pro účetní profesionály
Ať už pracujete v oblasti auditu, účetnictví nebo finančního reportingu, WordsDigger nabízí nástroje pro zvýšení vaší efektivity. Mezi klíčové výhody pro účetní patří:
- Rychlost: Okamžitě vyhledejte soubory mezi stovkami dokumentů.
- Vyhledávání ve více formátech: Nejsou potřeba samostatné nástroje – vyhledávejte v PDF, tabulkách a dalších dokumentech najednou.
- Design zaměřený na soukromí: Záznamy vašich finančních klientů zůstávají ve vašem počítači a jsou zcela zabezpečené.
- Snadné použití: Čisté a jednoduché rozhraní nástroje umožňuje intuitivní vyhledávání – a to i pro technicky nezkušené uživatele.
Jak začít
Chcete vidět, jak WordsDigger dokáže transformovat váš účetní pracovní postup? Před zakoupením plné verze za 29,90 USD si můžete software vyzkoušet pomocí 7 bezplatných vyhledávání. WordsDigger také nabízí 14denní záruku vrácení peněz, pokud s nástrojem nebudete spokojeni.
Pokud potřebujete vlastní verzi pro načítání souborů v jiných formátech, kontaktujte prosím support@doertechx.com.
Závěr
Pro účetní znamená čas všechno. Každá další hodina strávená hledáním ztracených souborů je hodinou promarněnou efektivitou, dodáním a růstem firmy. WordsDigger je tu proto, aby zefektivnil vaše procesy, zabezpečil záznamy vašich klientů a zajistil, že budete připraveni na jakýkoli finanční požadavek pomocí jednoduchého vyhledávání.
Přestaňte ztrácet čas procházením dokumentů. Začněte pracovat chytřeji s WordsDiggerem ještě dnes!