Skrytý problém účetních
Pokud jste účetní, pracujete s čísly a reporty každý den. Od výkazů zisků a ztrát po rozvahy a daňových dokladů až po auditorské faktury je vaše pracovní plocha pravděpodobně bludištěm složek a souborů. Když se blíží konec měsíce nebo začíná období podávání dokumentů, můžete zjistit, že trávíte příliš mnoho času prohledáváním souborů, abyste našli ten jeden klíčový report.
S tímto problémem se potýká mnoho účetních. Možná máte problém najít daňové doklady z minulých let nebo prohledávat soubory s finančními výkazy klienta. Někdy je to tak jednoduché, jako najít sekci v konkrétní tabulce – ale s desítkami nebo dokonce stovkami dokumentů, které je třeba procházet, ztrácíte čas.
Výzkum ukazuje, že finanční profesionálové tráví vyhledáváním souborů přibližně 20 hodin měsíčně.
Představujeme WordsDigger, desktopový nástroj navržený tak, aby účetním šetřil čas a zvyšoval efektivitu.
Proč je WordsDigger ideální pro účetní práci
1. Bezproblémově funguje s formáty souborů souvisejícími s financemi
Účetní a finanční profesionálové se do značné míry spoléhají na strukturovaná data, která jsou k dispozici v různých typech souborů:
- Soubory Excel (.xlsx, .xls, .csv) pro rozpočty, prognózy, daňové výpočty a analýzu dat.
- PDF soubory s regulačními pokyny, naskenovanými finančními výkazy a fakturami.
- Dokumenty Word (.docx) pro shrnutí auditů nebo podrobnosti o smlouvách.
WordsDigger je navržen tak, aby v těchto formátech bez námahy vyhledával. I když jsou soubory uloženy ve více složkách, WordsDigger vám umožňuje najít konkrétní informace vyhledáváním klíčových slov nebo frází.
2. Zvládá složité systémy složek jako profesionál
Účetní organizují soubory různě v závislosti na jménech klientů, divizích společnosti nebo fiskálních letech. Ruční vyhledávání ve vnořených složkách je pomalé a náchylné k chybám.
WordsDigger zjednodušuje váš pracovní postup:
- Vyberte složku obsahující všechny soubory nebo přehledy vašich klientů (např. „Daňové záznamy za rok 2023“).
- Zadejte související klíčová slova, například „výpočet DPH“ nebo „zůstatek pro tržby za 2. čtvrtletí“.
- Získejte přesné výsledky okamžitě, abyste měli přístup k přesnému souboru, kde jsou uložena požadovaná data.
Nyní se nemusíte bát, že budete promeškat termíny nebo ztrácet čas během auditů.
3. Absolutní soukromí citlivých finančních údajů
účetnictví je důvěrnost nezpochybnitelná. Pracujete se soukromými firemními informacemi, osobními údaji klientů a citlivými daňovými záznamy. Co když tyto údaje zveřejníte pomocí online nástrojů pro vyhledávání dokumentů?
S WordsDiggerem vaše soubory nikdy neopustí váš počítač, protože funguje zcela offline. Nemusíte se obávat úniku dat ani neoprávněného přístupu. Je to bezpečné místo pro práci s citlivou prací.
Běžné účetní problémy vyřešené bez námahy
Zde je návod, jak WordsDigger řeší tři každodenní scénáře, kterým účetní čelí:
Scénář 1: Hledání konkrétní klauzule daňového předpisu
Během daňového období je nutné ověřit soulad s určitými vládními předpisy. Jedna klauzule z velkého PDF dokumentu by mohla vaši firmu zachránit před právními problémy.
Místo nekonečného procházení souboru nebo používání neoptimálních nástrojů můžete:
- Otevřete WordsDigger.
- Zadejte relevantní klíčová slova, například „limity odpočtů 2023“.
- Získejte okamžitý přístup k přesné stránce, kde se daná klauzule nachází.
Scénář 2: Vyhledávání finančních dat u více klientů
Řekněme, že vaše kancelář potřebuje zprávy o příjmech od pěti klientů rozložené do několika souborů aplikace Excel. S WordsDiggerem:
- Zadejte jedinečné klíčové slovo, například jména klientů nebo ID účtu.
- Pokud se soubory nacházejí v kořenové složce, nastavte umístění složky několika kliknutími.
- Najděte potřebná čísla nebo listy během několika sekund, bez ohledu na hloubku souboru.
Už žádné zběsilé hledání nebo žádosti o pomoc od kolegů.
Scénář 3: Příprava na audit s krátkou výpovědní lhůtou
Auditoři očekávají během ročních kontrol hladký tok dat. Pro účetní to znamená rychlé shromažďování nájemních smluv, daňových dokladů a upravených účetních zápisů. Chaotické uspořádání složek však často vede k časově náročnému vyhledávání.
WordsDigger nabízí rychlé výsledky:
- Vyhledávejte podle výrazů jako „náklady na pronájem 2022“ nebo „schválené odpočty“.
- I hluboko uložené soubory se okamžitě zpřístupní na základě jejich obsahu.
Nyní jste připraveni na audit bez zbytečných prodlev.
Seznamte se s Emily: WordsDigger v akci
Emily, nezávislá účetní spravující několik klientů z malých firem, trávila týdně více než 7 hodin vyhledáváním historie klientů. Vzhledem k krátkým termínům se při hledání starších faktur často cítila zahlcená, zejména když klienti potřebovali urgentní opravy.
„Rozhodl jsem se vyzkoušet WordsDigger poté, co frustrace dosáhla vrcholu během daňového období,“ „Sdílí Emily. „Od té doby si každý týden šetřím hodiny a nedokážu si představit, že bych bez něj pracoval.“
Zde je jeden nezapomenutelný příklad: Emily dostala v pozdních nočních hodinách telefonát od klienta, kterého znepokojovaly aktualizované srážky ze mzdy v jeho daňovém přiznání. Navzdory spěchu se Emily do 20 sekund podařilo díky WordsDiggeru načíst důležitý PDF soubor ze svého archivu.
Její klient si oddechl a Emilyina profesionalita na ni udělala natolik dojem, že jí smlouvu obnovili.
WordsDigger: Strategická výhoda pro účetní
Přestaňte ztrácet cenné pracovní hodiny pouhým prohledáváním souborů. Zvládněte správu souborů s WordsDiggerem – investicí, která bezproblémově vylepší váš pracovní postup. A nepotřebujete k tomu pokročilé technické znalosti; stačí si jej stáhnout, vybrat složky a začít vyhledávat.
WordsDigger stojí 29,90 dolarů, takže je cenově dostupný a uživatelsky přívětivý. Dodává se také s 14denní zárukou vrácení peněz. Pokud potřebujete upravenou verzi pro načítání souborů v jiných formátech, kontaktujte prosím support@doertechx.com.
Vyzkoušejte si to zdarma se zkušební dobou 7 vyhledávání – bez jakýchkoli podmínek.
Bezpečné a spolehlivé vyhledávání souborů jednoduše
Účetnictví je o organizaci, přesnosti a efektivitě – WordsDigger se s těmito hodnotami dokonale shoduje. Ať už se připravujete na audity, měsíční uzávěrky nebo pomáháte klientům s podáváním daňových přiznání, WordsDigger vám zajistí, že strávíte méně času hledáním a více času dosahováním skutečných výsledků.
Místo boje se složkami a hledání souborů nechte WordsDigger udělat tu těžkou práci. Ušetřete čas, minimalizujte chyby a pracujte chytřeji – začněte ještě dnes.