Skriti problem za računovodje
Če ste računovodja, se vsak dan ukvarjate s številkami in poročili. Od izkazov poslovnega izida do bilanc stanja in davčnih dokumentov do revizijskih računov je vaše namizje verjetno labirint map in datotek. Ko se bliža konec meseca ali se začne sezona arhiviranja, se lahko zgodi, da porabite preveč časa za brskanje po datotekah, da bi našli tisto eno ključno poročilo.
Mnogi računovodje se soočajo s tem izzivom. Morda se težko znajdete v davčnih dokumentih iz prejšnjih let ali iščete po finančnih podatkih strank v datotekah. Včasih je tako preprosto, kot da bi našli razdelek v določeni preglednici – toda z desetinami ali celo stotinami dokumentov, ki jih je treba pregledati, izgubljate čas.
Raziskave kažejo, da finančni strokovnjaki porabijo približno 20 ur na mesec za iskanje datotek.
Predstavljamo WordsDigger, namizno orodje, zasnovano za prihranek časa računovodij in povečanje učinkovitosti.
Zakaj je WordsDigger odličen za računovodsko delo
1. Brezhibno deluje s finančnimi formati datotek
Računovodski in finančni strokovnjaki se močno zanašajo na strukturirane podatke, ki so na voljo v različnih vrstah datotek:
- Excelove datoteke (.xlsx, .xls, .csv) za proračune, napovedi, davčne izračune in analizo podatkov.
- PDF-ji za regulativne smernice, skenirane finančne izkaze in račune.
- Wordovi dokumenti (.docx) za povzetke revizij ali podrobnosti pogodb.
WordsDigger je zasnovan za enostavno iskanje v teh formatih. Tudi če so datoteke shranjene v več mapah, vam WordsDigger omogoča iskanje določenih informacij z iskanjem po ključnih besedah ali besednih zvezah.
2. Z zapletenimi sistemi map ravna kot profesionalec
Računovodje organizirajo datoteke različno glede na imena strank, oddelke podjetja ali poslovna leta. Ročno iskanje v ugnezdenih mapah je počasno in nagnjeno k napakam.
WordsDigger poenostavi vaš delovni proces:
- Izberite mapo, ki vsebuje vse datoteke ali poročila vaših strank (npr. »Davčni zapisi za leto 2023«).
- Vnesite sorodne ključne besede, kot so »izračun DDV« ali »stanje za prihodke v drugem četrtletju«.
- Takoj prejmite natančne rezultate, da lahko dostopate do natančne datoteke, kjer so shranjeni potrebni podatki.
Zdaj vam ni treba skrbeti, da bi zamudili roke ali izgubljali čas med revizijami.
3. Popolna zasebnost za občutljive finančne podatke
računovodstvu je zaupnost neizogibna. Ukvarjate se z zasebnimi poslovnimi podatki, osebnimi podatki strank in občutljivimi davčnimi evidencami. Kaj pa, če te podatke ogrozite z uporabo spletnih orodij za iskanje dokumentov?
Z WordsDiggerjem vaše datoteke nikoli ne zapustijo računalnika, saj deluje popolnoma brez povezave. Ni vam treba skrbeti za uhajanje podatkov ali nepooblaščen dostop. To je varen prostor za delo z občutljivimi podatki.
Pogosti računovodski izzivi, rešeni brez napora
Takole WordsDigger rešuje tri vsakdanje scenarije, s katerimi se soočajo računovodje:
Scenarij 1: Iskanje določene klavzule davčnega predpisa
Med davčno sezono morate preveriti skladnost z določenimi vladnimi predpisi. Ena sama klavzula iz obsežnega dokumenta PDF lahko vaše podjetje reši pred pravnimi težavami.
Namesto neskončnega brskanja po datoteki ali uporabe neoptimalnih orodij lahko:
- Odpri WordsDigger.
- Vnesite ustrezne ključne besede, kot je »omejitve odbitka 2023«.
- Takojšen dostop do natančne strani, kjer se nahaja stavek.
Scenarij 2: Iskanje finančnih podatkov pri več odjemalcih
Recimo, da vaša pisarna potrebuje poročila o prihodkih petih strank, razporejena v več Excelovih datotek. Z WordsDiggerjem:
- Vnesite edinstveno ključno besedo, kot so imena strank ali ID računa.
- Če so datoteke v korenski mapi, lahko lokacijo mape nastavite z nekaj kliki.
- Poiščite potrebne številke ali liste v nekaj sekundah, ne glede na globino datoteke.
Nič več mrzličnega iskanja ali prošnje za pomoč sodelavcem.
Scenarij 3: Priprava na revizijo s kratkim odpovednim rokom
Revizorji pričakujejo nemoten pretok podatkov med letnimi pregledi. Za računovodje to pomeni hitro zbiranje najemnih pogodb, davčnih potrdil in prilagojenih vnosov v dnevnik. Toda kaotična postavitev map pogosto vodi do časovno izgubljanja časa pri iskanju.
WordsDigger ponuja hitre rezultate:
- Iščite po izrazih, kot so »stroški najemnine 2022« ali »odobreni računi za odbitek davka«.
- Tudi globoko zakopane datoteke postanejo takoj dostopne glede na vsebino.
Zdaj ste pripravljeni na revizijo brez nepotrebnih zamud.
Spoznajte Emily: WordsDigger v akciji
Emily, neodvisna računovodkinja, ki je upravljala več malih podjetij, je porabila več kot 7 ur na teden za iskanje zgodovine strank. Zaradi kratkih rokov se je pogosto počutila preobremenjeno pri iskanju preteklih računov, zlasti ko so stranke potrebovale nujne popravke.
"Odločil sem se, da preizkusim WordsDigger, potem ko je frustracija dosegla vrhunec med davčno sezono," « deli Emily. "Od takrat vsak teden prihranim ure in si ne morem predstavljati dela brez tega."
Tukaj je en nepozaben primer: Emily je pozno ponoči prejela klic od stranke, ki je bila zaskrbljena zaradi posodobljenih odbitkov od plače v svoji davčni napovedi. Kljub naglici je Emily v 20 sekundah iz svojega arhiva pridobila ključno PDF-datoteko po zaslugi WordsDiggerja.
Njena stranka si je oddahnila, Emilyjina profesionalnost pa jih je dovolj navdušila, da so ji podaljšali pogodbo.
WordsDigger: Strateška prednost za računovodje
Nehajte izgubljati dragocene delovne ure samo z iskanjem po datotekah. Obvladajte upravljanje datotek z WordsDiggerjem – naložbo, ki bo brezhibno izboljšala vaš potek dela. In ne potrebujete naprednih tehničnih znanj; samo prenesite ga, izberite mape in začnite iskati.
WordsDigger stane 29,90 $, zaradi česar je cenovno ugoden in uporabniku prijazen. Na voljo je tudi 14-dnevno jamstvo za vračilo denarja. Če potrebujete prilagojeno različico za pridobivanje datotek v drugih oblikah, se obrnite na support@doertechx.com.
Preizkusite brezplačno s 7-iskanim poskusnim obdobjem – brez obveznosti.
Varno in zanesljivo iskanje datotek na enostaven način
Pri računovodstvu gre za organizacijo, natančnost in učinkovitost – WordsDigger se popolnoma ujema s temi vrednotami. Ne glede na to, ali se pripravljate na revizije, mesečne zaključke ali pomagate strankam pri vložitvi davkov, WordsDigger zagotavlja, da porabite manj časa za iskanje in več časa za doseganje dejanskih rezultatov.
Namesto da se mučite z mapami in iščete datoteke, naj WordsDigger opravi težko delo. Prihranite čas, zmanjšajte število napak in delajte pametneje, začenši še danes.