Ukryty problem dla księgowych
Jeśli jesteś księgowym, na co dzień masz do czynienia z liczbami i raportami. Od rachunków zysków i strat, przez bilanse, dokumenty podatkowe, po faktury audytorskie – Twój pulpit to prawdopodobnie labirynt folderów i plików. Pod koniec miesiąca lub gdy zaczyna się sezon rozliczeń podatkowych, możesz stracić zbyt dużo czasu na grzebanie w plikach w poszukiwaniu tego jednego, ważnego raportu.
Wielu księgowych mierzy się z tym wyzwaniem. Być może masz problem ze znalezieniem dokumentów podatkowych z poprzednich lat lub przeszukaniem plików finansowych klienta. Czasami wystarczy znaleźć sekcję w konkretnym arkuszu kalkulacyjnym – ale przy dziesiątkach, a nawet setkach dokumentów do przejrzenia, Twój czas jest marnowany.
Badania pokazują, że specjaliści ds. finansów spędzają około 20 godzin miesięcznie na wyszukiwaniu plików.
Poznaj WordsDigger, narzędzie desktopowe zaprojektowane, aby oszczędzać czas księgowym i zwiększać ich wydajność.
Dlaczego WordsDigger jest idealny do pracy w księgowości
1. Bezproblemowa współpraca z formatami plików związanymi z finansami
Specjaliści ds. księgowości i finansów w dużym stopniu polegają na ustrukturyzowanych danych, które występują w różnych typach plików:
- Pliki Excel (.xlsx, .xls, .csv) do budżetów, prognoz, obliczeń podatkowych i analizy danych.
- Pliki PDF z wytycznymi regulacyjnymi, zeskanowanymi sprawozdaniami finansowymi i fakturami.
- Dokumenty Word (.docx) zawierające podsumowania audytów lub szczegóły umów.
WordsDigger został stworzony z myślą o bezproblemowym wyszukiwaniu w tych formatach. Nawet jeśli pliki są zapisane w wielu folderach, WordsDigger pozwala zlokalizować konkretne informacje poprzez wyszukiwanie słów kluczowych lub fraz.
2. Posługuje się skomplikowanymi systemami folderów jak profesjonalista
Księgowi organizują pliki w różny sposób, w zależności od nazw klientów, działów firmy lub lat obrotowych. Ręczne wyszukiwanie w zagnieżdżonych folderach jest powolne i podatne na błędy.
WordsDigger upraszcza Twój przepływ pracy:
- Wybierz folder zawierający wszystkie pliki lub raporty klientów (np. „Rejestry podatkowe za 2023 r.”)
- Wprowadź powiązane słowa kluczowe, takie jak „obliczanie VAT” lub „saldo przychodów za II kwartał”.
- Otrzymuj natychmiast dokładne wyniki, dzięki czemu możesz uzyskać dostęp do dokładnego pliku, w którym przechowywane są potrzebne dane.
Teraz nie musisz już martwić się o niedotrzymanie terminów i stratę czasu podczas audytów.
3. Absolutna prywatność wrażliwych danych finansowych
księgowości poufność jest niepodlegająca negocjacjom. Masz do czynienia z prywatnymi informacjami korporacyjnymi, danymi osobowymi klientów i poufnymi dokumentami podatkowymi. Co się stanie, jeśli ujawnisz te dane, korzystając z narzędzi online do wyszukiwania dokumentów?
Dzięki WordsDigger Twoje pliki nigdy nie opuszczają komputera, ponieważ działa on całkowicie offline. Nie musisz martwić się o wyciek danych ani nieautoryzowany dostęp. To bezpieczna przestrzeń do przechowywania poufnych danych.
Typowe problemy księgowe rozwiązane bez wysiłku
Oto w jaki sposób WordsDigger rozwiązuje trzy codzienne scenariusze, z którymi borykają się księgowi:
Scenariusz 1: Poszukiwanie konkretnego przepisu podatkowego
W sezonie podatkowym należy zweryfikować zgodność z przepisami rządowymi. Jedna klauzula z obszernego pliku PDF może uchronić Twoją firmę przed problemami prawnymi.
Zamiast przewijać plik w nieskończoność lub korzystać z nieoptymalnych narzędzi, możesz:
- Otwórz WordsDigger.
- Wpisz odpowiednie słowa kluczowe, np. „limity odliczeń 2023”.
- Uzyskaj natychmiastowy dostęp do dokładnej strony, na której znajduje się klauzula.
Scenariusz 2: Lokalizowanie danych finansowych u wielu klientów
Załóżmy, że Twoje biuro potrzebuje raportów o przychodach od pięciu klientów, rozłożonych na kilka plików Excela. Z WordsDigger:
- Wprowadź unikalne słowo kluczowe, na przykład nazwę klienta lub identyfikator konta.
- Jeżeli pliki znajdują się w folderze głównym, lokalizację folderu można ustawić kilkoma kliknięciami.
- Znajdź potrzebne numery lub arkusze bezpośrednio w ciągu kilku sekund, niezależnie od głębokości pliku.
Nie musisz już gorączkowo szukać pomocy ani prosić kolegów.
Scenariusz 3: Przygotowanie do audytu z krótkim wyprzedzeniem
Audytorzy oczekują płynnego przepływu danych podczas rocznych przeglądów. Dla księgowych oznacza to szybkie gromadzenie umów najmu, wpływów z podatków i skorygowanych wpisów do dziennika. Jednak chaotyczne konfigurowanie folderów często prowadzi do marnowania czasu na wyszukiwanie.
WordsDigger oferuje szybkie wyniki:
- Wyszukaj według takich haseł, jak „koszty wynajmu 2022” lub „zatwierdzone potwierdzenia odliczeń”.
- Nawet głęboko ukryte pliki stają się natychmiast dostępne na podstawie zawartości.
Teraz możesz przygotować się do audytu bez zbędnych opóźnień.
Poznaj Emily: WordsDigger w akcji
Emily, niezależna księgowa zarządzająca wieloma małymi klientami biznesowymi, spędzała ponad 7 godzin tygodniowo na wyszukiwaniu historii klienta. Z powodu napiętych terminów, często czuła się przytłoczona, szukając historycznych faktur, zwłaszcza gdy klienci potrzebowali pilnych korekt.
„Postanowiłem wypróbować WordsDiggera, gdy frustracja sięgnęła zenitu w sezonie podatkowym, ”Dzieli się Emily. „Od tamtej pory oszczędzam godziny każdego tygodnia i nie wyobrażam sobie pracy bez tego.”
Oto jeden z pamiętnych przykładów: Emily odebrała późnym wieczorem telefon od klienta, który martwił się o zaktualizowane potrącenia z wynagrodzenia w swoim zeznaniu podatkowym. Pomimo pośpiechu, w ciągu 20 sekund Emily odzyskała ważny plik PDF ze swojego archiwum dzięki WordsDigger.
Jej klient był ulżony, a profesjonalizm Emily zrobił na nim takie wrażenie, że zdecydował się przedłużyć z nią kontrakt.
WordsDigger: strategiczna przewaga dla księgowych
Nie trać cennych godzin pracy na przeszukiwanie plików. Opanuj zarządzanie plikami dzięki WordsDigger – inwestycji, która bezproblemowo usprawni Twój przepływ pracy. Nie potrzebujesz zaawansowanych umiejętności technicznych; wystarczy pobrać aplikację, wybrać foldery i rozpocząć wyszukiwanie.
Aplikacja WordsDigger kosztuje 29,90 USD, co czyni ją przystępną cenowo i łatwą w obsłudze. Obejmuje ona również 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy. Jeśli potrzebujesz wersji dostosowanej do pobierania plików w innych formatach, skontaktuj się z nami pod adresem support@doertechx.com.
Wypróbuj za darmo w ramach 7-dniowego okresu próbnego — bez żadnych zobowiązań.
Bezpieczne i niezawodne wyszukiwanie plików stało się proste
Księgowość to przede wszystkim organizacja, dokładność i efektywność – WordsDigger idealnie wpisuje się w te wartości. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do audytów, miesięcznych zamknięć, czy pomagasz klientom w rozliczaniu podatków, WordsDigger sprawia, że poświęcasz mniej czasu na wyszukiwanie, a więcej na dostarczanie realnych rezultatów.
Zamiast walczyć z folderami i szukać plików, pozwól WordsDiggerowi wykonać ciężką pracę. Oszczędzaj czas, minimalizuj błędy i pracuj mądrzej, już dziś.