Het verborgen probleem voor accountants
Als accountant hebt u dagelijks te maken met cijfers en rapporten. Van winst-en-verliesrekeningen tot balansen en van belastingdocumenten tot gecontroleerde facturen: uw bureaublad is waarschijnlijk een doolhof van mappen en bestanden. Tegen het einde van de maand of wanneer het aangifteseizoen begint, merkt u misschien dat u te veel tijd besteedt aan het doorzoeken van bestanden op zoek naar dat ene belangrijke rapport.
Veel accountants hebben met deze uitdaging te maken. Misschien worstelt u met het vinden van belastingdocumenten van voorgaande jaren of het doorzoeken van bestanden naar de financiële gegevens van een klant. Soms is het zo simpel als het vinden van een sectie in een specifieke spreadsheet, maar met tientallen of zelfs honderden documenten om door te nemen, verspilt u uw tijd.
Uit onderzoek blijkt dat financiële professionals ongeveer 20 uur per maand besteden aan het zoeken naar bestanden.
Maak kennis met WordsDigger, een desktoptool die speciaal is ontworpen om accountants tijd te besparen en hun efficiëntie te verhogen.
Waarom WordsDigger perfect is voor boekhoudkundig werk
1. Werkt naadloos met financiële bestandsformaten
Professionals op het gebied van boekhouding en financiën zijn sterk afhankelijk van gestructureerde gegevens die in verschillende bestandstypen beschikbaar zijn:
- Excel-bestanden (.xlsx, .xls, .csv) voor budgetten, prognoses, belastingberekeningen en gegevensanalyses.
- PDF's voor wettelijke richtlijnen, gescande financiële overzichten en facturen.
- Word-documenten (.docx) voor auditsamenvattingen of contractdetails.
WordsDigger is ontworpen om moeiteloos binnen deze formaten te zoeken. Zelfs als bestanden in meerdere mappen zijn opgeslagen, kunt u met WordsDigger specifieke informatie vinden door te zoeken op trefwoorden of zinnen.
2. Kan complexe mapsystemen professioneel verwerken
Accountants ordenen bestanden op verschillende manieren, afhankelijk van klantnamen, bedrijfsonderdelen of boekjaren. Handmatig zoeken in geneste mappen is traag en foutgevoelig.
WordsDigger vereenvoudigt uw workflow:
- Selecteer de map met al uw cliëntbestanden of rapporten (bijvoorbeeld 'Belastingaangiften 2023').
- Voer gerelateerde trefwoorden in, zoals 'btw-berekening' of 'saldo voor omzet Q2'.
- Ontvang direct nauwkeurige resultaten, zodat u toegang hebt tot het exacte bestand waarin de benodigde gegevens zijn opgeslagen.
U hoeft zich nu geen zorgen meer te maken over het missen van deadlines of tijdverspilling tijdens audits.
3. Absolute privacy voor gevoelige financiële gegevens
In de boekhouding is vertrouwelijkheid ononderhandelbaar. U werkt met privé-bedrijfsinformatie, persoonlijke klantgegevens en gevoelige belastinggegevens. Wat als u deze gegevens in gevaar brengt door online tools te gebruiken voor het doorzoeken van documenten?
Met WordsDigger verlaten uw bestanden uw computer nooit, omdat het volledig offline werkt. U hoeft zich geen zorgen te maken over datalekken of ongeautoriseerde toegang. Het is een veilige plek om vertrouwelijk werk te verwerken.
Veelvoorkomende boekhoudkundige uitdagingen moeiteloos opgelost
Zo lost WordsDigger drie alledaagse situaties op waar accountants mee te maken krijgen:
Scenario 1: Zoeken naar een specifieke belastingregelgevingsclausule
Tijdens het belastingseizoen moet u controleren of u aan bepaalde overheidsvoorschriften voldoet. Eén clausule uit een grote PDF kan uw bedrijf juridische problemen besparen.
In plaats van eindeloos door het bestand te scrollen of suboptimale hulpmiddelen te gebruiken, kunt u:
- Open WordsDigger.
- Typ relevante trefwoorden, bijvoorbeeld 'aftreklimieten 2023'.
- Krijg direct toegang tot de exacte pagina waar de clausule zich bevindt.
Scenario 2: Financiële gegevens lokaliseren bij meerdere klanten
Stel dat uw kantoor omzetrapporten van vijf klanten nodig heeft, verspreid over meerdere Excel-bestanden. Met WordsDigger:
- Voer een uniek trefwoord in, zoals de naam van de klant of de account-ID.
- Als de bestanden zich in een hoofdmap bevinden, kunt u de locatie van de map met een paar klikken instellen.
- Vind binnen enkele seconden direct de benodigde nummers of bladen, ongeacht de bestandsdiepte.
U hoeft niet langer wanhopig te zoeken of collega's om hulp te vragen.
Scenario 3: Voorbereiding op een audit met korte termijn
Accountants verwachten een soepele gegevensstroom tijdens jaarlijkse controles. Voor accountants betekent dit dat ze snel leaseovereenkomsten, belastingontvangsten en aangepaste journaalposten moeten verzamelen. Maar chaotische mapconfiguraties leiden vaak tot tijdrovend zoeken.
WordsDigger biedt snelle resultaten:
- Zoek op termen als 'huurkosten 2022' of 'goedgekeurde aftrekbewijzen'.
- Zelfs diep verborgen bestanden worden direct toegankelijk op basis van de inhoud.
Nu bent u klaar voor de audit, zonder onnodige vertragingen.
Maak kennis met Emily: WordsDigger in actie
Emily, een zelfstandig accountant die meerdere kleine zakelijke klanten beheert, besteedde vroeger meer dan 7 uur per week aan het zoeken naar klantgegevens. Met strakke deadlines voelde ze zich vaak overweldigd bij het zoeken naar oude facturen, vooral wanneer klanten dringend correcties nodig hadden.
"Ik besloot WordsDigger een kans te geven nadat de frustratie een hoogtepunt bereikte tijdens het belastingseizoen, ” deelt Emily. Sindsdien bespaar ik elke week uren en ik kan me niet meer voorstellen om zonder te werken.
Hier is een memorabel voorbeeld: Emily kreeg 's avonds laat een telefoontje van een klant die zich zorgen maakte over de bijgewerkte looninhoudingen in zijn belastingaangifte. Ondanks de haast haalde Emily binnen 20 seconden een belangrijke pdf uit haar archief dankzij WordsDigger.
Haar cliënt was opgelucht en Emily's professionaliteit maakte voldoende indruk op hen om haar contract te verlengen.
WordsDigger: een strategisch voordeel voor accountants
Verspil geen kostbare werkuren meer door alleen maar bestanden te doorzoeken. Beheers bestandsbeheer met WordsDigger – een investering die je workflow naadloos zal verbeteren. Je hebt geen geavanceerde technische vaardigheden nodig; download het programma gewoon, selecteer je mappen en begin met zoeken.
WordsDigger kost $ 29,90, wat het zowel betaalbaar als gebruiksvriendelijk maakt. Het wordt geleverd met een 14 dagen geld-terug-garantie. Als u een aangepaste versie nodig hebt om bestanden in andere formaten op te halen, neem dan contact op met support@doertechx.com.
Probeer het gratis uit met een proefperiode van 7 zoekopdrachten, zonder verplichtingen.
Veilig en betrouwbaar zoeken naar bestanden eenvoudig gemaakt
Boekhouden draait om organisatie, nauwkeurigheid en efficiëntie – WordsDigger sluit perfect aan bij deze waarden. Of u nu audits, maandelijkse afsluitingen of belastingaangifte voor uw klanten voorbereidt, WordsDigger zorgt ervoor dat u minder tijd besteedt aan zoeken en meer tijd aan het leveren van concrete resultaten.
In plaats van te worstelen met mappen en het vinden van bestanden, laat WordsDigger het zware werk doen. Bespaar tijd, minimaliseer fouten en werk slimmer, vanaf vandaag.