Kirjanpitäjien piilotettu ongelma
Jos olet kirjanpitäjä, käsittelet numeroita ja raportteja päivittäin. Tuloslaskelmista taseisiin, veroasiakirjoista tilintarkastuslaskuihin, työpöytäsi on todennäköisesti kansioiden ja tiedostojen sokkelo. Kun kuukausi lähestyy loppuaan tai arkistointikausi alkaa, saatat huomata käyttäväsi liikaa aikaa tiedostojen penkomiseen löytääksesi sen yhden tärkeän raportin.
Monet kirjanpitäjät kohtaavat tämän haasteen. Ehkä sinulla on vaikeuksia löytää aiempien vuosien veroasiakirjoja tai etsiä asiakkaan taloustietoja tiedostoista. Joskus se on niin yksinkertaista kuin tietyn osion löytäminen tietystä laskentataulukosta – mutta kymmenien tai jopa satojen asiakirjojen läpikäyminen vie aikaa hukkaan.
Tutkimukset osoittavat, että talousalan ammattilaiset käyttävät noin 20 tuntia kuukaudessa tiedostojen etsimiseen.
Esittelyssä WordsDigger, työpöytätyökalu, joka on suunniteltu säästämään kirjanpitäjien aikaa ja parantamaan tehokkuutta.
Miksi WordsDigger on täydellinen kirjanpitotyöhön
1. Toimii saumattomasti rahoitusalan tiedostomuotojen kanssa
Kirjanpidon ja rahoituksen ammattilaiset luottavat vahvasti strukturoituun dataan, joka on saatavilla eri tiedostotyypeissä:
- Excel-tiedostot (.xlsx, .xls, .csv) budjetteja, ennusteita, verolaskelmia ja data-analyysejä varten.
- PDF-tiedostot sääntelyohjeista, skannatuista tilinpäätöksistä ja laskuista.
- Word-asiakirjat (.docx) tarkastusyhteenvetoja tai sopimustietoja varten.
WordsDigger on rakennettu hakemaan näissä tiedostomuodoissa vaivattomasti. Vaikka tiedostot olisi tallennettu useisiin kansioihin, WordsDigger antaa sinun löytää tiettyjä tietoja hakemalla avainsanoja tai lauseita.
2. Käsittelee monimutkaisia kansiojärjestelmiä kuin ammattilainen
Kirjanpitäjät järjestävät tiedostot eri tavoin asiakkaiden nimien, yrityksen osastojen tai tilikausien mukaan. Sisäkkäisten kansioiden manuaalinen etsiminen on hidasta ja altis virheille.
WordsDigger yksinkertaistaa työnkulkuasi:
- Valitse kansio, joka sisältää kaikki asiakastiedostosi tai -raporttisi (esim. "2023 Verotiedot").
- Syötä aiheeseen liittyviä avainsanoja, kuten "ALV-laskenta" tai "toisen neljänneksen tuoton saldo".
- Saat tarkat tulokset välittömästi, jotta pääset käsiksi juuri siihen tiedostoon, johon tarvittavat tiedot on tallennettu.
Sinun ei enää tarvitse huolehtia määräaikojen rikkoutumisesta tai ajan hukkaamisesta auditointien aikana.
3. Ehdoton yksityisyys arkaluonteisille taloustiedoille
Kirjanpidossa luottamuksellisuus on ehdoton vaatimus. Käsittelet yksityisiä yritystietoja, henkilökohtaisia asiakastietoja ja arkaluonteisia verotietoja. Entä jos vaarannat nämä tiedot käyttämällä verkkotyökaluja asiakirjahakuun?
WordsDiggerin avulla tiedostosi eivät koskaan poistu tietokoneeltasi, koska se toimii täysin offline-tilassa. Sinun ei tarvitse huolehtia tietovuodoista tai luvattomasta käytöstä. Se on turvallinen tila arkaluonteisten töiden käsittelyyn.
Yleisiä kirjanpidon haasteita ratkaistu vaivattomasti
Näin WordsDigger ratkaisee kolme arkipäivän tilannetta, joita kirjanpitäjät kohtaavat:
Skenaario 1: Tietyn verosäännöslausekkeen hakeminen
Verokauden aikana sinun on varmistettava tiettyjen viranomaismääräysten noudattaminen. Yksi lauseke suuresta PDF-tiedostosta voi pelastaa yrityksesi oikeudellisilta ongelmilta.
Sen sijaan, että selaisit tiedostoa loputtomasti tai käyttäisit epäoptimaalisia työkaluja, voit:
- Avaa WordsDigger.
- Kirjoita asiaankuuluvat hakusanat, kuten "vähennysrajat 2023".
- Saat välittömästi pääsyn täsmälleen sille sivulle, jolla lauseke sijaitsee.
Skenaario 2: Taloudellisten tietojen paikantaminen useiden asiakkaiden joukosta
Oletetaan, että toimistosi tarvitsee viiden asiakkaan tulosraportit useissa Excel-tiedostoissa. WordsDiggerin avulla:
- Syötä yksilöllinen avainsana, kuten asiakkaiden nimet tai tilin tunnus.
- Jos tiedostot ovat juurikansiossa, voit asettaa kansion sijainnin muutamalla napsautuksella.
- Löydä tarvittavat numerot tai taulukot suoraan muutamassa sekunnissa tiedoston syvyydestä riippumatta.
Ei enää epätoivoista etsimistä tai avun pyytämistä kollegoilta.
Skenaario 3: Lyhyellä varoitusajalla tehtävään tarkastukseen valmistautuminen
Tilintarkastajat odottavat sujuvaa tiedonkulkua vuositarkastusten aikana. Kirjanpitäjille tämä tarkoittaa vuokrasopimusten, verokuittien ja oikaistujen kirjanpitomerkintöjen nopeaa keräämistä. Mutta kaoottiset kansiojärjestelyt johtavat usein aikaa vieviin hakuihin.
WordsDigger tarjoaa nopeita tuloksia:
- Hae termeillä, kuten "vuokrakulut 2022" tai "hyväksytyt vähennyskuitit".
- Jopa syvälle haudatut tiedostot tulevat välittömästi saataville sisällön perusteella.
Nyt olet valmis auditointiin ilman tarpeettomia viivytyksiä.
Tapaa Emily: WordsDigger toiminnassa
Emily, itsenäinen kirjanpitäjä, joka hallinnoi useita pienyritysten asiakkaita, käytti aiemmin yli 7 tuntia viikossa asiakashistorian etsimiseen. Tiukkojen aikataulujen vuoksi hän tunsi usein olonsa ylikuormitetuksi etsiessään vanhoja laskuja, varsinkin kun asiakkaat tarvitsivat kiireellisiä korjauksia.
"Päätin kokeilla WordsDiggeria turhautumisen noustua huippuunsa verokauden aikana," ”Emily jakaa. "Siitä lähtien olen säästänyt tunteja joka viikko, enkä voi kuvitella työskenteleväni ilman sitä."
Tässä yksi mieleenpainuva esimerkki: Emily sai myöhään illalla puhelun asiakkaalta, joka oli huolissaan veroilmoituksensa päivitetyistä palkanpidätyksistä. Kiireestä huolimatta Emily sai WordsDiggerin ansiosta arkistostaan tärkeän PDF-tiedoston 20 sekunnissa.
Hänen asiakkaansa oli helpottunut, ja Emilyn ammattitaito teki heihin niin suuren vaikutuksen, että he uusivat sopimuksen.
WordsDigger: Strateginen etu kirjanpitäjille
Lakkaa menettämästä arvokasta työaikaa pelkkään tiedostojen selaamiseen. Hallitse tiedostojesi hallintaa WordsDiggerillä – investointi, joka parantaa saumattomasti työnkulkuasi. Etkä tarvitse edistyneitä teknisiä taitoja; lataa se, valitse kansiosi ja aloita haku.
WordsDigger maksaa 29,90 dollaria, joten se on sekä edullinen että käyttäjäystävällinen. Sillä on myös 14 päivän rahat takaisin -takuu. Jos tarvitset mukautetun version tiedostojen hakemiseen muissa muodoissa, ota yhteyttä osoitteeseen support@doertechx.com.
Kokeile sitä ilmaiseksi 7 haun kokeilujaksolla – ilman sitoumuksia.
Turvalliset ja luotettavat tiedostohaut helposti
Kirjanpidossa on kyse järjestelmällisyydestä, tarkkuudesta ja tehokkuudesta – WordsDigger sopii täydellisesti näihin arvoihin. Olitpa sitten valmistautumassa tilintarkastuksiin, kuukausittaisiin tilinpäätöksiin tai auttamassa asiakkaitasi veroilmoituksen tekemisessä, WordsDigger varmistaa, että käytät vähemmän aikaa etsimiseen ja enemmän aikaa todellisten tulosten tuottamiseen.
Sen sijaan, että taistelisit kansioiden kanssa ja kamppailisit tiedostojen löytämiseksi, anna WordsDiggerin tehdä raskas työ. Säästä aikaa, minimoi virheet ja työskentele fiksummin – aloita jo tänään.