Für Personalverantwortliche ist das Management von Zeit und Informationen entscheidend. Ob Sie nach einem alten Arbeitsvertrag suchen, Daten aus Leistungsbeurteilungen verarbeiten oder Compliance-Aufzeichnungen abrufen – schneller Zugriff auf Dokumente ist unerlässlich. Die Realität sieht für die meisten Personalteams jedoch ganz anders aus. Die Speicherung jahrelanger Daten in verschiedenen Formaten – Tabellenkalkulationen, PDFs und Word-Dokumenten – kann Suchprozesse erschweren und in dringenden Situationen zu unnötigen Verzögerungen führen.
Haben Sie schon einmal Ordner durchwühlt, um eine Schiedsklausel in einem Vertrag zu finden, der irgendwo in einem Meer von Akten vergraben war? Oder waren Sie frustriert, weil Sie die Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter nicht schnell genug finden konnten? Sie sind nicht allein. Studien zufolge verbringt jeder vierte Personalmanager wöchentlich mehr als fünf Stunden mit der Suche nach bestimmten Dateiinformationen.
Lassen Sie uns untersuchen, wie WordsDigger, ein leichtes Offline-Suchtool, diese Situationen für HR-Teams überall überflüssig macht.
Was genau leistet WordsDigger für HR-Teams?
WordsDigger vereinfacht die Dokumentensuche. Im Gegensatz zu herkömmlichen Suchfunktionen, die nur auf Dateinamen oder Ordnern basieren, durchsucht WordsDigger Ihre Dokumente und findet Text in vielen Dateitypen – und das alles auf einmal. Es funktioniert vollständig offline und stellt sicher, dass vertrauliche Personalinformationen lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden und nicht offengelegt werden können.
Hier sind drei gängige HR-Szenarien, in denen sich WordsDigger als unschätzbar wertvoll erweist:
Szenario 1: Sofortiger Zugriff auf Mitarbeiterdaten
Stellen Sie sich vor, Sie bereiten sich auf ein Mitarbeitergespräch mit einem Teamleiter vor. Dieser fragt Sie nach den Gehaltsentwicklungsdaten eines Mitarbeiters, der seit sechs Jahren im Unternehmen arbeitet. Das Problem? Diese Daten befinden sich nicht nur in einer Tabelle, sondern sind über Jahresberichte, Gehaltsabrechnungsarchive und Beförderungsunterlagen verteilt, die in mehreren Ordnern gespeichert sind.
Mit WordsDigger müssen Sie lediglich Folgendes tun:
- Wählen Sie den Ordner aus, in dem die mitarbeiterbezogenen Dateien gespeichert sind.
- Geben Sie Schlüsselwörter wie „Gehaltsentwicklung [Name des Mitarbeiters]“ oder „Beförderungsverlauf“ ein.
- WordsDigger zeigt in Sekundenschnelle alle Dateien an, die die angeforderten Daten enthalten, wobei der Speicherort in jedem Dokument durch Text hervorgehoben wird.
So vermeiden Sie Zeitverschwendung durch das manuelle Öffnen von Dutzenden von Dateien. Sie können innerhalb weniger Minuten bestens vorbereitet in das Meeting gehen.
Szenario 2: Verwalten von Rekrutierungsdaten
Personalverantwortliche haben einen vollen Terminkalender und müssen sich mit einer Vielzahl von Bewerberdaten, Stellenanzeigen und Interview-Feedbacks in PDF-, Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen herumschlagen. Die Suche nach dem Namen eines Bewerbers in mehreren Dateien kostet oft wertvolle Zeit, insbesondere in Zeiten mit hohem Personalaufkommen.
So löst WordsDigger dieses Problem:
- Sie können alle Dateien im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung durchsuchen – sogar in allen Unterordnern gleichzeitig.
- Es gelten keine Formatbeschränkungen, da WordsDigger mühelos gemischte Dateitypen wie Lebensläufe (PDF), Feedbackformulare (.docx) und Bewerberverfolgungsbögen (.xls) verarbeitet.
- Sie müssen keine Dateinamen erraten – suchen Sie einfach nach Fähigkeiten, Berufsbezeichnungen oder sogar Ausdrücken, die in Kandidatenberichten erwähnt werden.
WordsDigger liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Beurteilung der Kandidaten zu konzentrieren, anstatt in Ordnern zu wühlen.
Szenario 3: Auffinden von Compliance- und Rechtsinformationen
HR-Teams tragen eine wichtige Verantwortung dafür, dass Unternehmen die Anforderungen des Arbeitsrechts und der Corporate Governance einhalten. Sie sind häufig damit beauftragt, Klauseln in Arbeitsverträgen zu finden oder bei Audits Dokumente zu Arbeitsplatzrichtlinien abzurufen.
Was passiert, wenn plötzlich eine Anfrage nach rechtlichen Informationen eingeht? Die Suche nach einer Datei auf einmal mit „Strg+F“ auf Ihrem lokalen Laufwerk ist nicht gerade effizient.
Mit WordsDigger können Sie:
- Wählen Sie Ordner aus, die Compliance-Dateien oder Verträge enthalten.
- Suchen Sie nach Begriffen wie „Kündigungsklausel“ oder „Geheimhaltungsvereinbarung“.
- Identifizieren und rufen Sie schnell alle Dateien ab, die Ihrer Suchanfrage entsprechen – sogar alte Formate wie .doc oder .xls werden unterstützt.
Dadurch entfällt das Rätselraten bei juristischen Recherchen und gleichzeitig wird sichergestellt, dass Ihre Personalabteilung die Audit-Zeitpläne einhält.
Warum die Offline-Funktionalität von WordsDigger für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung ist
HR-Teams arbeiten täglich mit sensiblen und vertraulichen Dokumenten. Von der Krankenakte der Mitarbeiter bis hin zu Unfallberichten am Arbeitsplatz ist der Schutz dieser Informationen nicht optional, sondern obligatorisch. Das Offline-Design von WordsDigger ist hier besonders nützlich:
- Kein Cloud-Risiko: Im Gegensatz zu vielen anderen Tools arbeitet WordsDigger nach der Lizenzaktivierung vollständig offline. Es gibt keinen Upload oder externe Freigabe Ihrer Dateien.
- Kontrolle und Transparenz: Benutzer können den Netzwerkbereich innerhalb der App überwachen, um sicherzustellen, dass alle Dateien lokal bleiben, was für ein beruhigendes Gefühl sorgt.
- Sicher in allen Szenarien: Ob Sie sich auf Compliance-Audits oder interne Berichte vorbereiten, dieses Tool sorgt dafür, dass Ihre HR-Daten sicher bleiben.
Ein Beispiel aus der Praxis eines wachsenden HR-Teams
Olivia arbeitet als Personalmanagerin für ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern. Ihr Team kümmert sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Quartalsberichte und Compliance-Audits. Aufgrund der enormen Dateimenge kam es bei dringenden Anfragen oft zu Verzögerungen.
So hat WordsDigger Olivias Arbeit optimiert:
- Durch die Reduzierung der manuellen Suche nach Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Dokumenten wurden wöchentlich über 3 Stunden eingespart.
- Ermöglichte ihr, ältere archivierte Verträge mithilfe von Schlüsselwörtern abzurufen, anstatt sich auf Dateidaten und -namen zu verlassen.
- Hat ihr bei der Vorbereitung auf Audits geholfen, indem wichtige Richtliniendokumente gefunden wurden, ohne dass sie durch Ordnerpfade navigieren musste.
Olivia beschreibt WordsDigger jetzt als ein „bahnbrechendes Tool“ für ihre Abteilung.
Erschwingliche Preise für HR-Teams
WordsDigger bietet ein unkompliziertes Preismodell – nur 29,90 $ für lebenslangen Zugriff ohne wiederkehrende Abonnementgebühren. HR-Teams profitieren von allen Funktionen:
- Kompatibilität mit mehreren Dateiformaten (.pdf, .docx, .xlsx, .xls und mehr).
- Der Offline-Betrieb gewährleistet eine sichere Suche nach vertraulichen HR-Daten.
- Eine 7-tägige kostenlose Testversion, damit Ihr Team die Software ohne Risiko testen kann.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Version zum Abrufen von Dateien in anderen Formaten benötigen, wenden Sie sich bitte an support@doertechx.com.
Und das Beste daran: Sie haben ein 14-tägiges Geld-zurück-Garantierecht, sodass Sie bei jedem Kauf volles Vertrauen haben.
Abschließende Gedanken für Personalfachleute
Effiziente Dateisuche ist wichtig. Bei all Ihren Aufgaben rund um Personalbeschaffung, Compliance und Personalakten verursacht die Zeitverschwendung durch manuelle Suchprozesse nur unnötigen Stress. Mit WordsDigger können HR-Experten die Sicherheit gewährleisten, Abrufzeiten verkürzen und sicherstellen, dass sie für anstehende Meetings, Audits und Präsentationen stets bereit sind.
Worauf warten Sie noch? Laden Sie WordsDigger noch heute herunter und erleben Sie den Unterschied, den es in Ihrer Personalabteilung macht!