Для специалистов по кадрам управление временем и информацией критически важно. Быстрый доступ к документам необходим, независимо от того, ищете ли вы старый трудовой договор, обрабатываете данные аттестации или извлекаете данные о соблюдении нормативных требований. Однако в реальности для большинства HR-отделов ситуация совершенно иная. Хранение данных, накопленных за годы, в различных форматах — электронных таблицах, PDF-файлах и документах Word — может усложнить поиск, создавая ненужные задержки в экстренных ситуациях.
Вы когда-нибудь ловили себя на том, что перебираете папки, пытаясь найти арбитражную оговорку в договоре, затерянном где-то в море файлов? Или испытывали разочарование, потому что не могли быстро найти контрольный список адаптации для новых сотрудников? Вы не одиноки. Согласно исследованиям, каждый четвёртый менеджер по персоналу тратит более 5 часов в неделю на поиск нужной информации в файлах.
Давайте рассмотрим, как WordsDigger, легкий инструмент офлайн-поиска, делает подобные ситуации устаревшими для HR-отделов по всему миру.
Что именно делает WordsDigger для HR-отделов?
WordsDigger специально разработан для упрощения поиска в документах. В отличие от традиционных функций поиска, которые опираются только на имена файлов или папки, WordsDigger анализирует содержимое ваших документов, находя текст во многих типах файлов — и всё это за один раз. Он работает полностью офлайн, гарантируя локальное хранение конфиденциальной кадровой информации на вашем устройстве без риска раскрытия.
Вот три распространенных HR-сценария, в которых WordsDigger оказывается бесценным:
Сценарий 1: Немедленный доступ к записям сотрудников
Представьте, что вы готовитесь к совещанию по оценке эффективности работы с руководителем группы. Вас просят предоставить информацию о росте зарплаты сотрудника, проработавшего в компании шесть лет. В чём проблема? Эти данные хранятся не в одной таблице, а в годовых отчётах, архивах расчётов заработной платы и документах о повышении в нескольких папках.
С WordsDigger все, что вам нужно сделать, это:
- Выберите папку, в которой хранятся файлы, связанные с сотрудниками.
- Введите ключевые слова, например «Эволюция зарплаты [Имя сотрудника]» или «История повышения по службе».
- За считанные секунды WordsDigger покажет каждый файл, содержащий запрошенные данные, а также текст, указывающий местоположение внутри каждого документа.
Это избавит вас от необходимости тратить время на ручное открытие десятков файлов. Вы сможете приступить к встрече полностью подготовленным за считанные минуты.
Сценарий 2: Управление данными о подборе персонала
Менеджеры по найму сталкиваются с плотным графиком работы, поскольку им приходится хранить огромное количество данных о кандидатах, объявлений о вакансиях и отзывов о собеседованиях в PDF-файлах, документах Word и электронных таблицах. Поиск имени кандидата в нескольких файлах часто отнимает драгоценное время, особенно в периоды активного найма.
Вот как WordsDigger решает эту проблему:
- Вы можете осуществлять поиск по всем файлам, связанным с подбором персонала, — даже по подпапкам одновременно.
- Ограничения по формату не применяются, поскольку WordsDigger без труда обрабатывает файлы смешанных типов, такие как резюме (PDF), формы обратной связи (.docx) и листы отслеживания кандидатов (.xls).
- Не нужно угадывать названия файлов — просто ищите навыки, должности или даже фразы, упомянутые в отчетах кандидатов.
WordsDigger предоставляет вам всю необходимую информацию, оставляя вам больше времени для оценки кандидатов, а не для того, чтобы копаться в папках.
Сценарий 3: Поиск информации о соответствии и юридическом статусе
Отделы кадров несут значительную ответственность за соблюдение компаниями трудового законодательства и требований корпоративного управления. В ходе аудитов вам часто приходится находить положения трудовых договоров или документы, связанные с политикой компании.
Что делать, если внезапно возникает запрос на юридическую информацию? Поиск по одному файлу на локальном диске с помощью клавиш Ctrl+F вряд ли эффективен.
Используя WordsDigger, вы можете:
- Выберите папки, содержащие файлы соответствия или контракты.
- Поисковые фразы, такие как «Условие расторжения договора» или «Соглашение о неразглашении».
- Быстро находите и извлекайте все файлы, соответствующие вашему поисковому запросу, — поддерживаются даже старые форматы, такие как .doc или .xls.
Это избавит вас от необходимости догадываться при юридическом поиске и одновременно позволит вашему отделу кадров соблюдать сроки аудита.
Почему офлайн-функциональность WordsDigger так важна для HR
Отделы кадров ежедневно работают с конфиденциальными документами. Защита этой информации — от медицинских карт сотрудников до отчётов о происшествиях на рабочем месте — не желательна, а обязательна. Офлайн-версия WordsDigger особенно полезна в этом случае:
- Отсутствие риска использования облачных сервисов: в отличие от многих других инструментов, WordsDigger после активации лицензии работает полностью автономно. Загрузка файлов и обмен ими с внешними пользователями не требуются.
- Контроль и прозрачность: пользователи могут отслеживать сетевой раздел в приложении, чтобы убедиться, что все файлы остаются локальными, обеспечивая себе спокойствие.
- Безопасность в любых сценариях: независимо от того, готовитесь ли вы к проверкам на соответствие или внутренним отчетам, этот инструмент гарантирует безопасность ваших кадровых данных.
Реальный пример от растущей HR-команды
Оливия работает менеджером по персоналу в компании среднего размера с 200 сотрудниками. Её команда занимается трудовыми договорами, резюме кандидатов, ежеквартальными обзорами и аудитами соответствия. Огромный объём файлов часто приводил к задержкам при обработке срочных запросов.
Вот как WordsDigger оптимизировал работу Оливии:
- Экономия более 3 часов в неделю за счет сокращения ручного поиска документов по заработной плате и соблюдению нормативных требований.
- Это позволило ей извлекать старые архивные контракты с помощью ключевых слов, а не полагаться на даты и названия файлов.
- Помог ей подготовиться к аудиту, найдя ключевые политические документы без необходимости пролистывать папки.
Теперь Оливия описывает WordsDigger как «инструмент, который меняет правила игры» для своего отдела.
Доступные цены для HR-команд
WordsDigger предлагает простую ценовую модель — всего 29,90 долларов США за пожизненный доступ без абонентской платы. Кадровые специалисты могут воспользоваться всеми функциями:
- Совместимость с несколькими форматами файлов (.pdf, .docx, .xlsx, .xls и др.).
- Работа в автономном режиме, обеспечивающая безопасный поиск конфиденциальных кадровых данных.
- Бесплатная пробная версия на 7 поисков, чтобы ваша команда могла протестировать программное обеспечение без риска.
Если вам нужна специальная версия для извлечения файлов в других форматах, свяжитесь с нами по адресу support@doertechx.com.
И самое лучшее? Мы предлагаем 14-дневную политику возврата денег, что даёт вам полную уверенность в каждой покупке.
Заключительные мысли для специалистов по кадрам
Эффективный поиск файлов очень важен. Помимо всех обязанностей по подбору персонала, соблюдению нормативных требований и ведению личных дел сотрудников, трата времени на ручной поиск лишь добавляет лишнего стресса. С WordsDigger специалисты по кадрам могут обеспечить безопасность, сократить время поиска и быть всегда готовыми к предстоящим встречам, аудитам и презентациям.
Зачем ждать? Скачайте WordsDigger сегодня и почувствуйте, как он влияет на работу вашего отдела кадров!