Za HR stručnjake, upravljanje vremenom i informacijama je ključno. Bez obzira tražite li stari ugovor o radu, obrađujete podatke o ocjeni učinka ili dohvaćate evidenciju o usklađenosti, brz pristup dokumentima je nužnost. Međutim, stvarnost za većinu HR timova je sasvim drugačija. Pohranjivanje godina podataka u više formata - proračunske tablice, PDF-ove, Word dokumente - može zakomplicirati procese pretraživanja, stvarajući nepotrebna kašnjenja tijekom hitnih situacija.
Jeste li se ikada našli u situaciji da pretražujete mape pokušavajući pronaći arbitražnu klauzulu u ugovoru koji je negdje zakopan u moru datoteka? Ili ste se osjećali frustrirano jer niste mogli dovoljno brzo pronaći kontrolnu listu za nove zaposlenike? Niste sami. Prema studijama, 1 od 4 HR menadžera provodi više od 5 sati tjedno tražeći određene informacije o datotekama.
Istražimo kako WordsDigger, lagani alat za offline pretraživanje, čini ove situacije zastarjelim za HR timove diljem svijeta.
Što točno WordsDigger radi za HR timove?
WordsDigger je namjenski izrađen za pojednostavljenje pretraživanja dokumenata. Za razliku od tradicionalnih značajki pretraživanja koje se oslanjaju samo na nazive datoteka ili mapa, WordsDigger pretražuje vaše dokumente, identificirajući tekst u mnogim vrstama datoteka - sve odjednom. Radi potpuno izvan mreže, osiguravajući da se osjetljive HR informacije pohranjuju lokalno na vašem uređaju bez rizika od otkrivanja.
Evo tri uobičajena HR scenarija u kojima se WordsDigger pokazuje neprocjenjivim:
Scenarij 1: Trenutni pristup evidenciji zaposlenika
Zamislite da se pripremate za sastanak o ocjeni učinka s voditeljem tima. Traže od vas detalje o napredovanju plaće zaposlenika koji je u tvrtki radio šest godina. Problem? Ti se podaci ne nalaze samo u jednoj proračunskoj tablici, već su raspoređeni po godišnjim izvješćima, arhivi plaća i dokumentima o napredovanju pohranjenima u nekoliko mapa.
S WordsDiggerom, sve što trebate učiniti je:
- Odaberite mapu u kojoj su pohranjene datoteke povezane sa zaposlenicima.
- Upišite ključne riječi poput „Razvoj plaća [ime zaposlenika]“ ili „Povijest napredovanja“.
- Za nekoliko sekundi, WordsDigger prikazuje svaku datoteku koja sadrži tražene podatke, s tekstom koji označava lokaciju unutar svakog dokumenta.
Time se izbjegava gubljenje vremena na ručno otvaranje desetaka datoteka. Na sastanak ćete ući potpuno spremni za nekoliko minuta.
Scenarij 2: Upravljanje podacima o zapošljavanju
Voditelji zapošljavanja suočavaju se s užurbanim rasporedima s hrpama podataka o kandidatima, oglasima za posao i povratnim informacijama s intervjua pohranjenima u PDF-ovima, Word dokumentima i proračunskim tablicama. Traženje imena kandidata u više datoteka često gubi dragocjeno vrijeme, posebno u sezonama velikog broja zapošljavanja.
Evo kako WordsDigger rješava ovaj problem:
- Možete pretraživati sve datoteke povezane s zapošljavanjem - čak i u podmapama odjednom.
- Ograničenja formata ne primjenjuju se jer WordsDigger bez napora obrađuje mješovite vrste datoteka poput životopisa (PDF), obrazaca za povratne informacije (.docx) i obrazaca za praćenje kandidata (.xls).
- Nije potrebno nagađati nazive datoteka - samo pretražite vještine, nazive radnih mjesta ili čak fraze spomenute u izvješćima kandidata.
WordsDigger donosi informacije koje su vam potrebne, ostavljajući vam više vremena da se usredotočite na procjenu kandidata umjesto na pretraživanje mapa.
Scenarij 3: Pronalaženje informacija o usklađenosti i pravnih informacija
HR timovi nose značajnu odgovornost u osiguravanju da tvrtke ispunjavaju zakone o radu i zahtjeve korporativnog upravljanja. Često vam je zadatak pronaći klauzule u ugovorima o radu ili dohvatiti dokumente vezane uz politike radnog mjesta tijekom revizija.
Što se događa kada se pojavi iznenadni zahtjev za pravnim informacijama? Pretraživanje jedne po jedne datoteke na lokalnom disku pomoću tipki "Ctrl+F" teško da je učinkovito.
Korištenjem WordsDiggera možete:
- Odaberite mape koje sadrže datoteke o usklađenosti ili ugovore.
- Pretražite fraze poput „Klauzula o raskidu“ ili „Ugovor o neotkrivanju podataka“.
- Brzo identificirajte i dohvatite sve datoteke koje odgovaraju vašem upitu za pretraživanje - podržani su čak i stari formati poput .doc ili .xls.
To uklanja nagađanja iz pravnih pretraga, a istovremeno osigurava da vaš odjel ljudskih resursa poštuje rokove revizije.
Zašto je WordsDiggerova offline funkcionalnost ključna za HR
HR timovi svakodnevno rade s osjetljivim i povjerljivim dokumentima. Od medicinskih kartona zaposlenika do izvješća o incidentima na radnom mjestu, zaštita ovih informacija nije opcionalna - ona je obavezna. WordsDiggerov offline dizajn ovdje je posebno koristan:
- Nema rizika vezanog uz oblak: Za razliku od mnogih drugih alata, WordsDigger radi potpuno izvan mreže nakon aktivacije licence. Nema prijenosa ili vanjskog dijeljenja vaših datoteka.
- Kontrola i transparentnost: Korisnici mogu pratiti mrežni dio unutar aplikacije kako bi provjerili jesu li sve datoteke lokalne, pružajući im bezbrižnost.
- Sigurno u svim scenarijima: Bez obzira pripremate li se za revizije usklađenosti ili interna izvješća, ovaj alat osigurava sigurnost vaših HR podataka.
Primjer iz stvarnog svijeta, iz rastućeg HR tima
Olivia radi kao voditeljica ljudskih resursa za tvrtku srednje veličine s 200 zaposlenika. Njezin tim obrađuje ugovore o radu, životopise kandidata, kvartalne preglede i revizije usklađenosti. Sama količina datoteka često je rezultirala kašnjenjima tijekom hitnih zahtjeva.
Evo kako je WordsDigger pojednostavio Olivijin rad:
- Ušteđeno više od 3 sata tjedno smanjenjem ručnog pretraživanja dokumenata za obračun plaća i usklađenost.
- Omogućilo joj je da dohvati starije arhivirane ugovore pomoću ključnih riječi umjesto oslanjanja na datume i imena datoteka.
- Pomogao sam joj da se pripremi za revizije pronalaženjem ključnih dokumenata o politici bez snalaženja u putovima mapa.
Olivia sada opisuje WordsDigger kao „alat koji mijenja pravila igre“ za svoj odjel.
Pristupačne cijene za HR timove
WordsDigger nudi jednostavan model cijena - samo 29,90 USD za doživotni pristup bez ponavljajućih pretplata. HR timovi uživaju u cijelom nizu značajki:
- Kompatibilnost s više formata datoteka (.pdf, .docx, .xlsx, .xls i drugi).
- Izvanmrežni rad osigurava sigurno pretraživanje povjerljivih HR podataka.
- 7 besplatnih probnih razdoblja pretraživanja, tako da vaš tim može testirati softver bez rizika.
Ako vam je potrebna prilagođena verzija za preuzimanje datoteka u drugim formatima, obratite se na support@doertechx.com.
A najbolji dio? Postoji 14-dnevna politika povrata novca, što vam daje potpuno povjerenje u svaku kupnju.
Završne misli za HR stručnjake
Učinkovito pretraživanje datoteka je važno. Usred svih vaših dužnosti vezanih uz zapošljavanje, usklađenost i evidenciju zaposlenika, gubljenje vremena na ručne procese pretraživanja samo dodaje nepotreban stres. Uz WordsDigger, HR stručnjaci mogu održavati sigurnost, smanjiti vrijeme pretraživanja i osigurati da su uvijek spremni za nadolazeće sastanke, revizije i prezentacije.
Zašto čekati? Preuzmite WordsDigger već danas i iskusite razliku koju čini u vašem HR odjelu!