För HR-personal är det avgörande att hantera tid och information. Oavsett om du söker efter ett gammalt anställningsavtal, bearbetar data från prestationsbedömningar eller hämtar efterlevnadsregister är det en nödvändighet att ha snabb åtkomst till dokument. Verkligheten för de flesta HR-team är dock en helt annan. Att lagra åratal av data i flera format – kalkylblad, PDF-filer, Word-dokument – kan komplicera sökprocesser och skapa onödiga förseningar i brådskande situationer.
Har du någonsin rotat igenom mappar i jakt på en skiljeklausul i ett kontrakt som ligger begravt någonstans i ett hav av filer? Eller känt dig frustrerad över att du inte kunde hitta onboarding-checklistan för nyanställda tillräckligt snabbt? Du är inte ensam. Enligt studier lägger var fjärde HR-chef mer än fem timmar varje vecka på att söka efter specifik filinformation.
Låt oss utforska hur WordsDigger, ett lättviktigt offline-sökverktyg, gör dessa situationer föråldrade för HR-team överallt.
Vad gör WordsDigger egentligen för HR-team?
WordsDigger är specialbyggt för att förenkla dokumentsökningar. Till skillnad från traditionella sökfunktioner som bara använder filnamn eller mappar, söker WordsDigger inuti dina dokument och identifierar text från många filtyper – allt på en gång. Det fungerar helt offline och säkerställer att känslig HR-information lagras lokalt på din enhet utan risk för exponering.
Här är tre vanliga HR-scenarier där WordsDigger visar sig vara ovärderliga:
Scenario 1: Omedelbar åtkomst till anställdas register
Tänk dig att du förbereder dig för ett utvecklingssamtal med en teamledare. De ber dig om information om löneutvecklingen för en anställd som har arbetat på företaget i sex år. Problemet? Denna information finns inte bara i ett kalkylblad, utan utspridd över årsredovisningar, lönearkiv och befordringsdokument som lagras i flera mappar.
Med WordsDigger behöver du bara:
- Välj mappen där medarbetarrelaterade filer lagras.
- Skriv nyckelord som ”Löneutveckling [anställds namn]” eller ”Befordringshistorik”.
- På några sekunder visar WordsDigger varje fil som innehåller den begärda informationen, med text som markerar platsen inuti varje dokument.
Detta undviker att slösa tid på att manuellt öppna dussintals filer. Du kommer att gå in i mötet fullt förberedd på några minuter.
Scenario 2: Hantera rekryteringsdata
Rekryteringsansvariga har fullt upp med högar av kandidatdata, jobbannonser och intervjufeedback lagrade i PDF-filer, Word-dokument och kalkylblad. Att söka efter en kandidats namn i flera filer slösar ofta bort värdefull tid, särskilt under perioder med hög anställningsvolym.
Så här löser WordsDigger detta:
- Du kan söka i alla filer relaterade till rekrytering – även i undermappar samtidigt.
- Formatbegränsningar gäller inte, eftersom WordsDigger hanterar blandade filtyper som CV (PDF), feedbackformulär (.docx) och ansökningsspårningsformulär (.xls) utan problem.
- Inga gissningar på filnamn krävs – sök bara efter kompetenser, jobbtitlar eller till och med fraser som nämns i kandidatrapporter.
WordsDigger ger dig den information du behöver, vilket ger dig mer tid att fokusera på att utvärdera kandidater istället för att gräva igenom mappar.
Scenario 3: Att hitta information om efterlevnad och juridisk information
HR-team har ett betydande ansvar för att säkerställa att företag uppfyller arbetsrättsliga krav och krav på bolagsstyrning. Ni har ofta i uppgift att hitta klausuler i anställningsavtal eller hämta dokument relaterade till arbetsplatspolicyer under revisioner.
Vad händer när en plötslig begäran om juridisk information dyker upp? Att söka med "Ctrl+F" en fil i taget på din lokala hårddisk är knappast effektivt.
Genom att använda WordsDigger kan du:
- Välj mappar som innehåller efterlevnadsfiler eller kontrakt.
- Sökfraser som ”Uppsägningsklausul” eller ”Sekretessavtal”.
- Identifiera och hämta snabbt alla filer som matchar din sökfråga – även gamla format som .doc eller .xls stöds.
Detta eliminerar gissningsleken från juridiska sökningar samtidigt som det säkerställer att din HR-avdelning uppfyller revisionstider.
Varför WordsDiggers offlinefunktionalitet är avgörande för HR
HR-team arbetar dagligen med känsliga och konfidentiella dokument. Från anställdas medicinska journaler till rapporter om incidenter på arbetsplatsen är det inte valfritt – det är obligatoriskt att skydda denna information. WordsDiggers offline-design är särskilt användbar här:
- Ingen molnbaserad risk: Till skillnad från många andra verktyg fungerar WordsDigger helt offline efter licensaktivering. Det finns ingen uppladdning eller extern delning av dina filer.
- Kontroll och transparens: Användare kan övervaka nätverkssektionen i appen för att verifiera att alla filer förblir lokala, vilket ger trygghet.
- Säkert i alla scenarier: Oavsett om du förbereder dig för efterlevnadsrevisioner eller interna rapporter, säkerställer det här verktyget att dina HR-data förblir säkra.
Ett verkligt exempel från ett växande HR-team
Olivia arbetar som HR-chef för ett medelstort företag med 200 anställda. Hennes team hanterar personalkontrakt, kandidaters CV, kvartalsvisa granskningar och efterlevnadsrevisioner. Den stora mängden filer resulterade ofta i förseningar vid brådskande förfrågningar.
Så här effektiviserade WordsDigger Olivias arbete:
- Sparade över 3 timmar i veckan genom att minska manuella sökningar efter löne- och efterlevnadsdokument.
- Tillät henne att hämta äldre arkiverade kontrakt med hjälp av nyckelord istället för att förlita sig på fildatum och namn.
- Hjälpte henne att förbereda sig för revisioner genom att hitta viktiga policydokument utan att behöva navigera i mappvägar.
Olivia beskriver nu WordsDigger som ett ”banbrytande verktyg” för sin avdelning.
Överkomliga priser för HR-team
WordsDigger erbjuder en enkel prismodell – endast 29,90 dollar för livstidsåtkomst utan återkommande prenumerationsavgifter. HR-teamen kan dra nytta av alla funktioner:
- Kompatibilitet med flera filformat (.pdf, .docx, .xlsx, .xls med flera).
- Offline-drift garanterar säkra sökningar av konfidentiella HR-data.
- En 7-fri provperiod med sökningar, så att ditt team kan testa programvaran riskfritt.
Om du behöver en anpassad version för att hämta filer i andra format, vänligen kontakta support@doertechx.com.
Och det bästa av allt? Det finns en 14-dagars pengarna-tillbaka-policy, vilket ger dig fullt förtroende för varje köp.
Slutliga tankar för HR-proffs
Effektiv filsökning är viktigt. Mitt i alla dina rekryterings-, regelefterlevnads- och personalregisteruppgifter ökar onödig stress att slösa tid på manuella sökprocesser. Med WordsDigger kan HR-personal upprätthålla säkerheten, minska hämtningstiderna och se till att de alltid är redo för kommande möten, granskningar och presentationer.
Varför vänta? Ladda ner WordsDigger idag och upplev skillnaden det gör på din HR-avdelning!