For HR-medarbeidere er det avgjørende å håndtere tid og informasjon. Enten du søker etter en gammel arbeidskontrakt, behandler data fra prestasjonsevalueringer eller henter samsvarsregistreringer, er det en nødvendighet å ha rask tilgang til dokumenter. Imidlertid er virkeligheten for de fleste HR-team en helt annen. Lagring av årevis med data på tvers av flere formater – regneark, PDF-er, Word-dokumenter – kan komplisere søkeprosesser og skape unødvendige forsinkelser i hastesituasjoner.
Har du noen gang rotet gjennom mapper på jakt etter en voldgiftsklausul i en kontrakt som ligger begravd et sted i et hav av filer? Eller følt deg frustrert fordi du ikke fant onboarding-sjekklisten for nyansatte raskt nok? Du er ikke alene. Studier viser at én av fire HR-ledere bruker mer enn fem timer hver uke på å lete etter spesifikk filinformasjon.
La oss utforske hvordan WordsDigger, et lettvektsverktøy for offline-søk, gjør disse situasjonene overflødige for HR-team overalt.
Hva gjør egentlig WordsDigger for HR-team?
WordsDigger er spesialbygd for å forenkle dokumentsøk. I motsetning til tradisjonelle søkefunksjoner som kun er avhengige av filnavn eller mapper, ser WordsDigger i dokumentene dine og finner tekst på tvers av mange filtyper – alt på én gang. Den fungerer helt offline, og sikrer at sensitiv HR-informasjon lagres lokalt på enheten din uten risiko for eksponering.
Her er tre vanlige HR-scenarier der WordsDigger viser seg å være uvurderlig:
Scenario 1: Umiddelbar tilgang til ansattjournaler
Tenk deg at du forbereder deg til et medarbeidermøte med en teamleder. De ber deg om detaljer om lønnsutviklingen for en ansatt som har jobbet i selskapet i seks år. Problemet? Disse dataene ligger ikke bare i ett regneark, men spredt over årsrapporter, lønnsarkiver og forfremmelsesdokumenter som er lagret i flere mapper.
Med WordsDigger trenger du bare å:
- Velg mappen der ansattrelaterte filer er lagret.
- Skriv inn nøkkelord som «Lønnsutvikling [ansattnavn]» eller «Forfremmelseshistorikk».
- I løpet av sekunder viser WordsDigger alle filer som inneholder de forespurte dataene, med tekst som fremhever plasseringen i hvert dokument.
Dette unngår å kaste bort tid på å åpne dusinvis av filer manuelt. Du vil gå inn i møtet fullt forberedt på få minutter.
Scenario 2: Administrering av rekrutteringsdata
Ansettelsesansvarlige har travle timeplaner med bunker av kandidatdata, stillingsannonser og intervjutilbakemeldinger lagret på tvers av PDF-er, Word-dokumenter og regneark. Å søke etter en kandidats navn i flere filer kaster ofte bort verdifull tid, spesielt i perioder med høyt ansettelsesvolum.
Slik løser WordsDigger dette:
- Du kan søke i alle filer relatert til rekruttering – selv på tvers av undermapper samtidig.
- Formatbegrensninger gjelder ikke, ettersom WordsDigger håndterer blandede filtyper som CV-er (PDF), tilbakemeldingsskjemaer (.docx) og søkersporingsskjemaer (.xls) uten problemer.
- Ingen gjetting av filnavn kreves – bare søk etter ferdigheter, stillingstitler eller til og med uttrykk som er nevnt i kandidatrapporter.
WordsDigger gir deg informasjonen du trenger, slik at du får mer tid til å fokusere på å evaluere kandidater i stedet for å grave gjennom mapper.
Scenario 3: Finne samsvars- og juridisk informasjon
HR-team har et betydelig ansvar for å sikre at selskaper oppfyller arbeidslovgivning og krav til eierstyring og selskapsledelse. Du har ofte i oppgave å finne klausuler i arbeidsavtaler eller hente frem dokumenter knyttet til arbeidsplassens retningslinjer under revisjoner.
Hva skjer når det plutselig dukker opp en forespørsel om juridisk informasjon? Det er neppe effektivt å søke etter én fil om gangen på den lokale harddisken med «Ctrl+F».
Ved å bruke WordsDigger kan du:
- Velg mapper som inneholder samsvarsfiler eller kontrakter.
- Søkefraser som «Opphevelsesklausul» eller «taushetserklæring».
- Identifiser og hent raskt alle filer som samsvarer med søket ditt – selv gamle formater som .doc eller .xls støttes.
Dette fjerner gjettingen fra juridiske søk, samtidig som det sikrer at HR-avdelingen overholder revisjonsfristene.
Hvorfor WordsDiggers offline-funksjonalitet er kritisk for HR
HR-team jobber med sensitive og konfidensielle dokumenter daglig. Fra ansattes medisinske journaler til hendelsesrapporter på arbeidsplassen, er det ikke valgfritt å beskytte denne informasjonen – det er obligatorisk. WordsDiggers offline-design er spesielt nyttig her:
- Ingen skybasert risiko: I motsetning til mange andre verktøy, opererer WordsDigger fullstendig offline etter lisensaktivering. Det er ingen opplasting eller ekstern deling av filene dine.
- Kontroll og åpenhet: Brukere kan overvåke nettverksdelen i appen for å bekrefte at alle filer forblir lokale, noe som gir trygghet.
- Trygg i alle scenarier: Enten du forbereder deg på samsvarsrevisjoner eller interne rapporter, sørger dette verktøyet for at HR-dataene dine forblir sikre.
Et eksempel fra den virkelige verden fra et voksende HR-team
Olivia jobber som HR-sjef for et mellomstort selskap med 200 ansatte. Teamet hennes håndterer ansattkontrakter, CV-er for kandidater, kvartalsvise evalueringer og samsvarsrevisjoner. Den store mengden filer førte ofte til forsinkelser ved hasteforespørsler.
Slik effektiviserte WordsDigger Olivias arbeid:
- Sparte over 3 timer ukentlig ved å redusere manuelle søk etter lønns- og samsvarsdokumenter.
- Tillot henne å hente eldre arkiverte kontrakter ved hjelp av nøkkelord i stedet for å stole på fildatoer og navn.
- Hjalp henne med å forberede seg til revisjoner ved å finne viktige policydokumenter uten å navigere i mappeveier.
Olivia beskriver nå WordsDigger som et «banebrytende verktøy» for avdelingen sin.
Rimelige priser for HR-team
WordsDigger tilbyr en enkel prismodell – kun 29,90 dollar for livstids tilgang uten gjentakende abonnementsavgifter. HR-teamene kan dra nytte av hele spekteret av funksjoner:
- Kompatibilitet med flere filformater (.pdf, .docx, .xlsx, .xls og mer).
- Frakoblet drift sikrer sikre søk etter konfidensielle HR-data.
- En prøveperiode med 7 gratis søk, slik at teamet ditt kan teste programvaren risikofritt.
Hvis du trenger en tilpasset versjon for å hente filer i andre formater, kan du kontakte support@doertechx.com.
Og det beste av alt? Det er 14 dagers pengene-tilbake-rett, som gir deg full tillit til hvert kjøp.
Avsluttende tanker for HR-medarbeidere
Effektiv filsøking er viktig. Midt i all rekruttering, samsvar og journalføring av ansatte, fører det bare til unødvendig stress å kaste bort tid på manuelle søkeprosesser. Med WordsDigger kan HR-medarbeidere opprettholde sikkerheten, redusere hentetiden og sørge for at de alltid er klare for kommende møter, revisjoner og presentasjoner.
Hvorfor vente? Last ned WordsDigger i dag og opplev forskjellen det gjør i HR-avdelingen din!