HR 전문가에게 시간과 정보 관리는 매우 중요합니다. 오래된 고용 계약서를 검색하든, 성과 평가 데이터를 처리하든, 규정 준수 기록을 검색하든, 문서에 빠르게 접근할 수 있어야 합니다. 하지만 대부분의 HR 팀의 현실은 이와는 크게 다릅니다. 수년간의 데이터를 스프레드시트, PDF, Word 문서 등 여러 형식으로 저장하면 검색 프로세스가 복잡해지고 긴급 상황에서 불필요한 지연이 발생할 수 있습니다.
파일 바다 어딘가에 묻혀 있는 계약서의 중재 조항을 찾으려고 폴더를 뒤져본 적이 있으신가요? 아니면 신입사원 온보딩 체크리스트를 빨리 찾지 못해 답답했던 적이 있으신가요? 당신만 그런 게 아닙니다. 연구에 따르면 HR 관리자 4명 중 1명은 특정 파일 정보를 검색하는 데 매주 5시간 이상을 소비한다고 합니다.
가벼운 오프라인 검색 도구인 WordsDigger가 어떻게 모든 곳의 HR 팀에서 이런 상황을 더 이상 발생시키지 않게 만드는지 살펴보겠습니다.
WordsDigger는 HR팀에 정확히 어떤 역할을 하나요?
WordsDigger는 문서 검색을 간소화하도록 특별히 설계되었습니다. 파일 이름이나 폴더만 사용하는 기존 검색 기능과 달리, WordsDigger는 문서 내부를 검색하여 다양한 파일 형식의 텍스트를 한 번에 정확하게 찾아냅니다. 완전히 오프라인으로 작동하므로 민감한 인사 정보가 노출 위험 없이 기기에 로컬로 저장됩니다.
WordsDigger가 매우 귀중한 역할을 하는 일반적인 HR 시나리오 세 가지는 다음과 같습니다.
시나리오 1: 직원 기록에 대한 즉각적인 액세스
팀장과의 성과 평가 회의를 준비하고 있다고 상상해 보세요. 팀장은 회사에서 6년 근무한 직원의 급여 인상 세부 정보를 요청합니다. 문제는 무엇일까요? 이 데이터가 하나의 스프레드시트에만 있는 것이 아니라 여러 폴더에 저장된 연례 보고서, 급여 보관소, 승진 문서에 분산되어 있다는 것입니다.
WordsDigger를 사용하면 다음 작업만 수행하면 됩니다.
- 직원 관련 파일이 저장된 폴더를 선택하세요.
- "급여 추이 [직원 이름]" 또는 "승진 내역"과 같은 키워드를 입력하세요.
- WordsDigger는 몇 초 만에 요청된 데이터가 포함된 모든 파일을 표시하고, 각 문서 내의 위치를 강조하는 텍스트를 표시합니다.
이렇게 하면 수십 개의 파일을 수동으로 여는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 몇 분 안에 완벽하게 준비된 상태로 회의에 참석할 수 있습니다.
시나리오 2: 채용 데이터 관리
채용 담당자들은 PDF, Word 문서, 스프레드시트에 저장된 수많은 지원자 데이터, 구인 공고, 면접 피드백으로 바쁜 일정을 소화해야 합니다. 여러 파일에서 지원자 이름을 검색하는 것은 귀중한 시간을 낭비하는 경우가 많으며, 특히 채용 성수기에는 더욱 그렇습니다.
WordsDigger가 이 문제를 해결하는 방법은 다음과 같습니다.
- 채용과 관련된 모든 파일을 검색할 수 있으며, 하위 폴더에서도 한 번에 검색할 수 있습니다.
- WordsDigger는 이력서(PDF), 피드백 양식(.docx), 지원자 추적 시트(.xls)와 같은 혼합된 파일 형식을 손쉽게 처리하므로 형식 제한이 적용되지 않습니다.
- 파일 이름을 추측할 필요 없이, 후보자 보고서에 언급된 기술, 직책 또는 문구만 검색하면 됩니다.
WordsDigger는 필요한 정보를 제공하므로 폴더를 뒤지는 대신 후보자 평가에 집중할 수 있는 시간이 더 많아집니다.
시나리오 3: 규정 준수 및 법률 정보 찾기
인사팀은 기업이 고용법 및 기업 지배구조 요건을 준수하도록 하는 데 중요한 책임을 맡고 있습니다. 감사 과정에서는 고용 계약서의 조항을 찾거나 직장 정책 관련 문서를 검색하는 업무를 맡는 경우가 많습니다.
갑자기 법률 정보 요청이 들어오면 어떻게 해야 할까요? 로컬 드라이브에서 파일을 하나씩 "Ctrl+F"로 검색하는 것은 효율적이지 않습니다.
WordsDigger를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.
- 규정 준수 파일이나 계약서가 들어 있는 폴더를 선택하세요.
- "해지 조항"이나 "비밀 유지 계약"과 같은 문구를 검색하세요.
- 검색어와 일치하는 모든 파일을 빠르게 식별하고 검색합니다. .doc 또는 .xls와 같은 오래된 형식도 지원됩니다.
이를 통해 법적 검색에서 추측을 없애고 HR 부서가 감사 일정을 준수하도록 보장할 수 있습니다.
WordsDigger의 오프라인 기능이 HR에 중요한 이유
인사팀은 매일 민감하고 기밀스러운 문서를 다룹니다. 직원 의료 기록부터 직장 사고 보고서까지, 이러한 정보를 보호하는 것은 선택이 아닌 필수입니다. WordsDigger의 오프라인 디자인은 특히 다음과 같은 경우에 유용합니다.
- 클라우드 기반 위험 없음: 다른 많은 도구와 달리 WordsDigger는 라이선스 활성화 후 완전히 오프라인으로 작동합니다. 파일을 업로드하거나 외부에 공유할 필요가 없습니다.
- 제어 및 투명성: 사용자는 앱 내 네트워크 섹션을 모니터링하여 모든 파일이 로컬에 있는지 확인할 수 있어 안심할 수 있습니다.
- 모든 시나리오에서 안전: 규정 준수 감사나 내부 보고서를 준비하는 경우 이 도구를 사용하면 HR 데이터가 안전하게 보호됩니다.
성장하는 HR 팀의 실제 사례
올리비아는 직원 200명 규모의 중견 기업에서 인사 관리자로 일하고 있습니다. 그녀의 팀은 직원 계약서, 지원자 이력서, 분기별 평가, 그리고 규정 준수 감사를 담당합니다. 파일 양이 너무 많아 긴급 요청 시 처리가 지연되는 경우가 많았습니다.
WordsDigger가 Olivia의 작업을 간소화한 방법은 다음과 같습니다.
- 급여 및 규정 준수 문서에 대한 수동 검색을 줄임으로써 매주 3시간 이상을 절약했습니다.
- 파일 날짜와 이름에 의존하는 대신 키워드를 사용하여 이전에 보관된 계약서를 검색할 수 있었습니다.
- 폴더 경로를 탐색하지 않고도 주요 정책 문서를 찾아 감사를 준비할 수 있도록 도왔습니다.
올리비아는 이제 WordsDigger를 그녀의 부서에 "획기적인 도구"라고 설명합니다.
HR 팀을 위한 저렴한 가격
WordsDigger는 간편한 가격 모델을 제공합니다. 평생 이용 시 29.90달러에 구독료 없이 이용할 수 있습니다. HR 팀은 다음과 같은 모든 기능을 이용할 수 있습니다.
- 다양한 파일 형식 호환성(.pdf, .docx, .xlsx, .xls 등).
- 기밀 HR 데이터에 대한 안전한 검색을 보장하는 오프라인 작업입니다.
- 7회 무료 검색 체험판을 통해 귀하의 팀은 소프트웨어를 위험 없이 테스트해 볼 수 있습니다.
다른 형식의 파일을 검색하기 위한 맞춤형 버전이 필요하면 support@doertechx.com으로 문의하세요.
그리고 가장 좋은 점은? 14일 환불 정책이 있어 모든 구매에 대해 안심하고 구매하실 수 있다는 점입니다.
HR 전문가를 위한 마지막 생각
효율적인 파일 검색이 중요합니다. 채용, 규정 준수, 직원 기록 관리 등 모든 업무에 수동 검색 프로세스에 시간을 낭비하면 불필요한 스트레스만 가중됩니다. WordsDigger를 사용하면 HR 전문가는 보안을 유지하고 검색 시간을 단축하며, 예정된 회의, 감사, 프레젠테이션에 항상 대비할 수 있습니다.
지금 바로 WordsDigger를 다운로드하고 인사 부서에 어떤 변화를 가져올지 직접 경험해 보세요!