Dla specjalistów HR zarządzanie czasem i informacjami ma kluczowe znaczenie. Niezależnie od tego, czy szukasz starej umowy o pracę, przetwarzasz dane z oceny okresowej, czy odzyskujesz zapisy dotyczące zgodności, szybki dostęp do dokumentów jest koniecznością. Jednak rzeczywistość większości zespołów HR jest zupełnie inna. Przechowywanie danych z wielu lat w różnych formatach – arkuszach kalkulacyjnych, plikach PDF, dokumentach Word – może komplikować procesy wyszukiwania, powodując niepotrzebne opóźnienia w pilnych sytuacjach.
Czy zdarzyło Ci się kiedyś przeszukiwać teczki, próbując znaleźć klauzulę arbitrażową w umowie, która zakopała się gdzieś w morzu dokumentów? A może frustrowało Cię to, że nie mogłeś szybko znaleźć listy kontrolnej dla nowych pracowników? Nie jesteś sam. Według badań, 1 na 4 menedżerów HR spędza ponad 5 godzin tygodniowo na poszukiwaniu konkretnych informacji w dokumentach.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób WordsDigger, proste narzędzie do wyszukiwania offline, sprawia, że takie sytuacje stają się zbędnym problemem dla działów HR na całym świecie.
Co dokładnie WordsDigger robi dla zespołów HR?
Aplikacja WordsDigger została stworzona specjalnie po to, aby uprościć wyszukiwanie dokumentów. W przeciwieństwie do tradycyjnych funkcji wyszukiwania, które opierają się jedynie na nazwach plików lub folderach, WordsDigger przeszukuje dokumenty, lokalizując tekst w wielu typach plików – i to za jednym razem. Działa całkowicie offline, zapewniając, że poufne informacje kadrowe są przechowywane lokalnie na Twoim urządzeniu bez ryzyka ich ujawnienia.
Oto trzy typowe scenariusze z zakresu HR, w których WordsDigger okazuje się nieoceniony:
Scenariusz 1: Natychmiastowy dostęp do dokumentacji pracowniczej
Wyobraź sobie, że przygotowujesz się do spotkania z liderem zespołu, na którym omawiana jest ocena wyników. Proszą Cię o szczegóły dotyczące awansu płacowego pracownika, który pracuje w firmie od sześciu lat. Problem? Dane te znajdują się nie tylko w jednym arkuszu kalkulacyjnym, ale także w raportach rocznych, archiwach płacowych i dokumentach awansowych przechowywanych w kilku folderach.
Dzięki WordsDiggerowi jedyne co musisz zrobić to:
- Wybierz folder, w którym przechowywane są pliki związane z pracownikami.
- Wpisz słowa kluczowe, takie jak „Ewolucja wynagrodzenia [imię pracownika]” lub „Historia awansów”.
- W ciągu kilku sekund WordsDigger pokazuje wszystkie pliki zawierające żądane dane, podświetlając tekstem lokalizację wewnątrz każdego dokumentu.
Dzięki temu unikniesz marnowania czasu na ręczne otwieranie dziesiątek plików. W kilka minut wejdziesz na spotkanie w pełni przygotowany.
Scenariusz 2: Zarządzanie danymi rekrutacyjnymi
Menedżerowie ds. rekrutacji mają napięty grafik, ponieważ w plikach PDF, dokumentach Word i arkuszach kalkulacyjnych gromadzą się dane kandydatów, ogłoszenia o pracę i opinie z rozmów kwalifikacyjnych. Wyszukiwanie nazwiska kandydata w wielu plikach często marnuje cenny czas, szczególnie w okresach wzmożonego naboru.
Oto jak WordsDigger rozwiązuje ten problem:
- Możesz przeszukiwać wszystkie pliki związane z rekrutacją, nawet w wielu podfolderach naraz.
- Nie obowiązują ograniczenia formatu, ponieważ WordsDigger bez problemu obsługuje mieszane typy plików, takie jak CV (PDF), formularze opinii (.docx) i arkusze śledzenia kandydatów (.xls).
- Nie musisz zgadywać nazw plików — wystarczy wyszukać umiejętności, stanowiska, a nawet frazy wymienione w raportach kandydatów.
WordsDigger dostarcza Ci potrzebnych informacji, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu na ocenę kandydatów zamiast na przeglądanie folderów.
Scenariusz 3: Znajdowanie informacji o zgodności i przepisach prawnych
Zespoły HR ponoszą istotną odpowiedzialność za zapewnienie przestrzegania przez firmy przepisów prawa pracy i wymogów ładu korporacyjnego. Często podczas audytów trzeba znaleźć klauzule w umowach o pracę lub dokumenty związane z polityką firmy.
Co się dzieje, gdy nagle pojawia się prośba o informacje prawne? Przeszukiwanie pojedynczych plików na dysku lokalnym za pomocą skrótu Ctrl+F jest mało efektywne.
Korzystając z WordsDigger możesz:
- Wybierz foldery zawierające pliki zgodności lub umowy.
- Wyszukaj frazy takie jak „Klauzula rozwiązania umowy” lub „Umowa o zachowaniu poufności”.
- Szybko identyfikuj i pobieraj wszystkie pliki odpowiadające Twojemu zapytaniu — obsługiwane są nawet starsze formaty, takie jak .doc lub .xls.
Dzięki temu wyeliminowane zostają domysły związane z poszukiwaniami informacji prawnych, a dział HR ma pewność, że dotrzyma terminów audytów.
Dlaczego funkcjonalność offline WordsDiggera jest kluczowa dla działu HR
Zespoły HR codziennie pracują z wrażliwymi i poufnymi dokumentami. Od dokumentacji medycznej pracowników po raporty z incydentów w miejscu pracy, ochrona tych informacji nie jest opcjonalna, lecz obowiązkowa. Tryb offline WordsDiggera jest w tym przypadku szczególnie przydatny:
- Brak ryzyka związanego z chmurą: W przeciwieństwie do wielu innych narzędzi, WordsDigger działa całkowicie offline po aktywacji licencji. Nie ma potrzeby przesyłania ani udostępniania plików na zewnątrz.
- Kontrola i przejrzystość: Użytkownicy mogą monitorować sekcję sieciową w aplikacji, aby upewnić się, że wszystkie pliki pozostają lokalne, co zapewnia im spokój ducha.
- Bezpieczeństwo w każdej sytuacji: niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do audytów zgodności, czy raportów wewnętrznych, to narzędzie gwarantuje bezpieczeństwo Twoich danych HR.
Przykład z życia wzięty z rozwijającego się zespołu HR
Olivia pracuje jako menedżer ds. kadr w średniej wielkości firmie zatrudniającej 200 pracowników. Jej zespół zajmuje się umowami pracowniczymi, CV kandydatów, kwartalnymi ocenami i audytami zgodności. Ogromna ilość dokumentów często powodowała opóźnienia w rozpatrywaniu pilnych wniosków.
Oto w jaki sposób WordsDigger usprawnił pracę Olivii:
- Oszczędność ponad 3 godzin tygodniowo dzięki ograniczeniu konieczności ręcznego wyszukiwania dokumentów płacowych i zgodności z przepisami.
- Umożliwiło jej to wyszukiwanie starszych, zarchiwizowanych umów przy użyciu słów kluczowych, zamiast opierać się na datach i nazwach plików.
- Pomogłem jej przygotować się do audytów, odnajdując kluczowe dokumenty dotyczące polityki bez konieczności przeszukiwania folderów.
Olivia mówi teraz, że WordsDigger to „narzędzie, które zmieniło zasady gry” w jej dziale.
Przystępne ceny dla zespołów HR
WordsDigger oferuje przejrzysty model cenowy – tylko 29,90 USD za dożywotni dostęp bez cyklicznych opłat abonamentowych. Zespoły HR korzystają z pełnego zakresu funkcji:
- Zgodność z wieloma formatami plików (.pdf, .docx, .xlsx, .xls i inne).
- Praca w trybie offline zapewniająca bezpieczne przeszukiwanie poufnych danych kadrowych.
- 7-dniowy bezpłatny okres próbny, dzięki któremu Twój zespół może przetestować oprogramowanie bez ryzyka.
Jeśli potrzebujesz wersji dostosowanej do pobierania plików w innych formatach, skontaktuj się z nami pod adresem support@doertechx.com.
A co najlepsze? 14-dniowa gwarancja zwrotu pieniędzy daje Ci pełne poczucie bezpieczeństwa przy każdym zakupie.
Ostatnie przemyślenia dla specjalistów HR
Efektywne wyszukiwanie plików ma znaczenie. W obliczu wszystkich obowiązków związanych z rekrutacją, zgodnością z przepisami i dokumentacją pracowniczą, marnowanie czasu na ręczne wyszukiwanie tylko zwiększa niepotrzebny stres. Dzięki WordsDigger specjaliści HR mogą zadbać o bezpieczeństwo, skrócić czas wyszukiwania i być zawsze gotowi na nadchodzące spotkania, audyty i prezentacje.
Po co czekać? Pobierz WordsDigger już dziś i przekonaj się, jaką różnicę zrobi w Twoim dziale HR!