Pro personalisty je správa času a informací klíčová. Ať už hledáte starou pracovní smlouvu, zpracováváte data z hodnocení výkonu nebo získáváte záznamy o shodě s předpisy, rychlý přístup k dokumentům je nezbytností. Realita pro většinu HR týmů je však zcela jiná. Ukládání dat nahromaděných po celá léta v různých formátech – tabulkách, PDF, dokumentech Word – může komplikovat procesy vyhledávání a v naléhavých situacích způsobovat zbytečná zpoždění.
Už jste se někdy ocitli v situaci, kdy se prohrabujete složkami a snažíte se najít rozhodčí doložku ve smlouvě, která je zahrabaná někde v moři spisů? Nebo jste byli frustrovaní, protože jste nedokázali dostatečně rychle najít kontrolní seznam pro nové zaměstnance? Nejste sami. Podle studií tráví každý čtvrtý HR manažer více než 5 hodin týdně hledáním konkrétních informací o spisech.
Pojďme se podívat, jak WordsDigger, lehký offline vyhledávací nástroj, tyto situace dělá pro HR týmy po celém světě zastaralými.
Co přesně dělá WordsDigger pro HR týmy?
WordsDigger je navržen tak, aby zjednodušil vyhledávání dokumentů. Na rozdíl od tradičních vyhledávacích funkcí, které se spoléhají pouze na názvy souborů nebo složek, WordsDigger prohledává vaše dokumenty a vyhledává text v mnoha typech souborů – to vše najednou. Funguje zcela offline, což zajišťuje, že citlivé informace o lidských zdrojích jsou uloženy lokálně ve vašem zařízení bez rizika jejich vyzrazení.
Zde jsou tři běžné HR scénáře, kde se WordsDigger ukáže jako neocenitelný:
Scénář 1: Okamžitý přístup k záznamům zaměstnanců
Představte si, že se připravujete na schůzku s vedoucím týmu, kde se bude věnovat hodnocení výkonu. Požádá vás o podrobnosti o platovém postupu zaměstnance, který ve firmě pracuje šest let. Problém? Tato data se nenacházejí jen v jedné tabulce, ale jsou roztroušena ve výročních zprávách, archivech mezd a dokumentech o povýšení, které jsou uloženy v několika složkách.
S WordsDiggerem stačí:
- Vyberte složku, kde jsou uloženy soubory týkající se zaměstnanců.
- Zadejte klíčová slova jako „Vývoj platu [jméno zaměstnance]“ nebo „Historie povýšení“.
- Během několika sekund WordsDigger zobrazí všechny soubory obsahující požadovaná data s textem zvýrazněným umístěním v každém dokumentu.
Díky tomu se vyhnete ztrátě času ručním otevíráním desítek souborů. Na schůzku vstoupíte během několika minut plně připraveni.
Scénář 2: Správa náborových dat
Personalisté čelí nabitému programu s hromadami dat o kandidátech, pracovních inzerátů a zpětné vazby z pohovorů uložených v PDF, dokumentech Word a tabulkách. Hledání jména kandidáta ve více souborech často plýtvá drahocenným časem, zejména v obdobích s velkým objemem náborů.
Zde je návod, jak to WordsDigger řeší:
- Můžete vyhledávat ve všech souborech souvisejících s náborem – a to i napříč podsložkami najednou.
- Omezení formátu se nevztahují, protože WordsDigger bez námahy zpracovává smíšené typy souborů, jako jsou životopisy (PDF), formuláře zpětné vazby (.docx) a formuláře pro sledování uchazečů (.xls).
- Není třeba hádat názvy souborů – stačí vyhledat dovednosti, pracovní pozice nebo dokonce fráze zmíněné v referendech kandidátů.
WordsDigger vám přináší informace, které potřebujete, a vy se tak můžete více soustředit na hodnocení kandidátů, než na prohledávání složek.
Scénář 3: Hledání informací o dodržování předpisů a právních informací
Personální týmy nesou značnou odpovědnost za zajištění toho, aby společnosti dodržovaly pracovní zákony a požadavky na správu a řízení společností. Během auditů máte často za úkol vyhledávat ustanovení v pracovních smlouvách nebo dokumenty týkající se pracovních politik.
Co se stane, když se náhle objeví požadavek na právní informace? Vyhledávání jednoho souboru na lokálním disku pomocí kláves „Ctrl+F“ je sotva efektivní.
Pomocí WordsDiggeru můžete:
- Vyberte složky obsahující soubory s požadavky na dodržování předpisů nebo smlouvy.
- Vyhledejte fráze jako „Doložka o ukončení“ nebo „Dohoda o mlčenlivosti“.
- Rychle identifikujte a načtěte všechny soubory odpovídající vašemu vyhledávacímu dotazu – podporovány jsou i staré formáty jako .doc nebo .xls.
Díky tomu se odstraní dohady z právního vyhledávání a zároveň se zajistí, že vaše personální oddělení dodrží lhůty pro audit.
Proč je offline funkcionalita WordsDiggeru pro HR klíčová
Týmy HR denně pracují s citlivými a důvěrnými dokumenty. Od lékařských záznamů zaměstnanců až po zprávy o incidentech na pracovišti není ochrana těchto informací volitelná – je povinná. Offline design WordsDiggeru je zde obzvláště užitečný:
- Žádné riziko spojené s cloudem: Na rozdíl od mnoha jiných nástrojů funguje WordsDigger po aktivaci licence zcela offline. Není nutné nahrávat ani sdílet soubory s externími uživateli.
- Kontrola a transparentnost: Uživatelé mohou v aplikaci monitorovat síťovou sekci a ověřit, zda všechny soubory zůstávají lokální, což jim poskytuje klid.
- Bezpečné ve všech scénářích: Ať už se připravujete na audity shody s předpisy nebo interní zprávy, tento nástroj zajišťuje bezpečnost vašich HR dat.
Příklad z reálného světa rostoucího HR týmu
Olivia pracuje jako manažerka lidských zdrojů pro středně velkou společnost s 200 zaměstnanci. Její tým se stará o zaměstnanecké smlouvy, životopisy kandidátů, čtvrtletní kontroly a audity shody s předpisy. Obrovský objem souborů často vedl ke zpožděním u urgentních požadavků.
Zde je návod, jak WordsDigger zefektivnil Oliviinu práci:
- Ušetřeno více než 3 hodiny týdně díky snížení manuálního vyhledávání mzdových a dokladových dokumentů.
- Umožnilo jí to načíst starší archivované smlouvy pomocí klíčových slov namísto spoléhání se na data a názvy souborů.
- Pomohl jsem jí s přípravou na audity tím, že jsem našel klíčové dokumenty o zásadách, aniž bych musel procházet složky.
Olivia nyní popisuje WordsDigger jako „nástroj, který mění pravidla hry“ pro její oddělení.
Dostupné ceny pro HR týmy
WordsDigger nabízí jednoduchý cenový model – pouhých 29,90 dolarů za doživotní přístup bez opakujících se poplatků za předplatné. Personální týmy si mohou užívat kompletní škálu funkcí:
- Kompatibilita s více formáty souborů (.pdf, .docx, .xlsx, .xls a další).
- Offline provoz zajišťující bezpečné vyhledávání důvěrných HR dat.
- 7letá zkušební doba s bezplatným vyhledáváním, aby si váš tým mohl software bez rizika otestovat.
Pokud potřebujete vlastní verzi pro načítání souborů v jiných formátech, kontaktujte prosím support@doertechx.com.
A to nejlepší? Nabízíme 14denní lhůtu pro vrácení peněz, takže si můžete být jisti každým nákupem.
Závěrečné myšlenky pro personalisty
Efektivní vyhledávání souborů je důležité. Uprostřed všech vašich povinností v oblasti náboru, dodržování předpisů a záznamů o zaměstnancích plýtvání časem manuálním vyhledáváním jen zbytečně zvyšuje stres. S WordsDiggerem mohou personalisté udržovat bezpečnost, zkracovat dobu vyhledávání a zajistit, aby byli vždy připraveni na nadcházející schůzky, audity a prezentace.
Proč čekat? Stáhněte si WordsDigger ještě dnes a zažijte rozdíl, který udělá ve vašem personálním oddělení!