Voor HR-professionals is tijd- en informatiebeheer cruciaal. Of u nu op zoek bent naar een oud arbeidscontract, gegevens van functioneringsgesprekken verwerkt of compliance-gegevens opvraagt, snelle toegang tot documenten is essentieel. De realiteit voor de meeste HR-teams is echter heel anders. Het opslaan van jaren aan gegevens in verschillende formaten – spreadsheets, pdf's, Word-documenten – kan zoekprocessen compliceren en onnodige vertragingen veroorzaken in urgente situaties.
Heb je ooit door mappen zitten bladeren op zoek naar een arbitrageclausule in een contract dat ergens in een zee van dossiers begraven ligt? Of voelde je je gefrustreerd omdat je de onboarding checklist voor nieuwe medewerkers niet snel genoeg kon vinden? Je bent niet de enige. Volgens onderzoek besteedt 1 op de 4 HR-managers meer dan 5 uur per week aan het zoeken naar specifieke dossierinformatie.
Laten we eens kijken hoe WordsDigger, een lichtgewicht offline zoektool, dit soort situaties overbodig maakt voor HR-teams overal ter wereld.
Wat doet WordsDigger precies voor HR-teams?
WordsDigger is speciaal ontwikkeld om het zoeken naar documenten te vereenvoudigen. In tegenstelling tot traditionele zoekfuncties die alleen op bestandsnamen of mappen vertrouwen, zoekt WordsDigger in uw documenten en vindt tekst in verschillende bestandstypen – alles in één keer. Het werkt volledig offline, waardoor gevoelige HR-informatie lokaal op uw apparaat wordt opgeslagen, zonder risico op blootstelling.
Hier zijn drie veelvoorkomende HR-scenario's waarin WordsDigger van onschatbare waarde is:
Scenario 1: Directe toegang tot werknemersgegevens
Stel je voor dat je je voorbereidt op een functioneringsgesprek met een teamleider. Ze vragen je om details over de salarisontwikkeling van een medewerker die al zes jaar bij het bedrijf werkt. Het probleem? Deze gegevens staan niet in één spreadsheet, maar verspreid over jaarverslagen, salarisadministratie en promotiedocumenten die in verschillende mappen zijn opgeslagen.
Met WordsDigger hoeft u alleen maar het volgende te doen:
- Selecteer de map waarin werknemersgerelateerde bestanden zijn opgeslagen.
- Typ trefwoorden zoals 'Salarisontwikkeling [naam werknemer]' of 'Promotiegeschiedenis'.
- Binnen enkele seconden toont WordsDigger elk bestand met de opgevraagde gegevens, met tekst die de locatie in elk document markeert.
Zo verspil je geen tijd aan het handmatig openen van tientallen bestanden. Je stapt binnen enkele minuten volledig voorbereid de vergadering in.
Scenario 2: Beheer van wervingsgegevens
Wervingsmanagers hebben het druk met stapels kandidaatgegevens, vacatures en interviewfeedback, opgeslagen in pdf's, Word-documenten en spreadsheets. Het zoeken naar de naam van een kandidaat in meerdere bestanden kost vaak kostbare tijd, vooral in drukke wervingsperiodes.
Dit is hoe WordsDigger dit oplost:
- U kunt alle bestanden met betrekking tot werving doorzoeken, zelfs in meerdere submappen tegelijk.
- Er gelden geen beperkingen voor het formaat, want WordsDigger kan moeiteloos gemengde bestandstypen verwerken, zoals cv's (PDF), feedbackformulieren (.docx) en sollicitatieformulieren (.xls).
- U hoeft geen bestandsnamen te raden: zoek gewoon naar vaardigheden, functienamen of zelfs zinnen die in kandidatenrapporten voorkomen.
WordsDigger biedt u de informatie die u nodig hebt, zodat u meer tijd overhoudt om u te concentreren op het beoordelen van kandidaten in plaats van het doorspitten van mappen.
Scenario 3: Compliance- en juridische informatie vinden
HR-teams dragen aanzienlijke verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat bedrijven voldoen aan de arbeidswetgeving en de eisen op het gebied van corporate governance. U bent vaak verantwoordelijk voor het vinden van clausules in arbeidsovereenkomsten of het opvragen van documenten met betrekking tot het beleid op de werkplek tijdens audits.
Wat gebeurt er als er plotseling een verzoek om juridische informatie binnenkomt? Het doorzoeken van bestanden op je lokale schijf met "Ctrl+F" is niet bepaald efficiënt.
Met WordsDigger kunt u:
- Selecteer mappen met compliancebestanden of contracten.
- Zoek naar termen zoals 'beëindigingsclausule' of 'geheimhoudingsverklaring'.
- Identificeer en haal snel alle bestanden op die aan uw zoekopdracht voldoen. Zelfs oude formaten zoals .doc of .xls worden ondersteund.
Hiermee voorkomt u dat er wordt gegist bij juridische zoekopdrachten en zorgt u ervoor dat uw HR-afdeling de audittermijnen haalt.
Waarom de offline functionaliteit van WordsDigger cruciaal is voor HR
HR-teams werken dagelijks met gevoelige en vertrouwelijke documenten. Van medische dossiers van werknemers tot rapporten over incidenten op de werkplek: het beschermen van deze informatie is niet optioneel, maar verplicht. Het offline ontwerp van WordsDigger is hierbij bijzonder nuttig:
- Geen cloudgebaseerd risico: in tegenstelling tot veel andere tools werkt WordsDigger volledig offline na activering van de licentie. U hoeft uw bestanden niet te uploaden of extern te delen.
- Controle en transparantie: Gebruikers kunnen het netwerkgedeelte binnen de app in de gaten houden om te controleren of alle bestanden lokaal blijven, wat voor gemoedsrust zorgt.
- Veilig in alle scenario's: of u zich nu voorbereidt op nalevingsaudits of interne rapporten, deze tool zorgt ervoor dat uw HR-gegevens veilig blijven.
Een praktijkvoorbeeld van een groeiend HR-team
Olivia werkt als HR-manager bij een middelgroot bedrijf met 200 medewerkers. Haar team behandelt arbeidsovereenkomsten, cv's van kandidaten, kwartaalbeoordelingen en compliance-audits. De enorme hoeveelheid dossiers leidde vaak tot vertragingen bij spoedaanvragen.
Zo heeft WordsDigger het werk van Olivia gestroomlijnd:
- We hebben wekelijks meer dan 3 uur bespaard door het verminderen van handmatige zoekopdrachten naar salarisadministratie- en compliance-documenten.
- Hierdoor kon ze oudere gearchiveerde contracten ophalen met behulp van trefwoorden in plaats van te vertrouwen op bestandsdata en -namen.
- Helpt haar zich voor te bereiden op audits door belangrijke beleidsdocumenten te vinden zonder dat ze door allerlei mappen hoeft te navigeren.
Olivia beschrijft WordsDigger nu als een 'baanbrekende tool' voor haar afdeling.
Betaalbare prijzen voor HR-teams
WordsDigger biedt een eenvoudig prijsmodel: slechts $ 29,90 voor levenslange toegang zonder terugkerende abonnementskosten. HR-teams profiteren van alle functies:
- Compatibiliteit met meerdere bestandsformaten (.pdf, .docx, .xlsx, .xls en meer).
- Offline werking zorgt voor veilig zoeken naar vertrouwelijke HR-gegevens.
- Een gratis proefperiode van 7 zoekopdrachten, zodat uw team de software zonder risico kan testen.
Als u een aangepaste versie nodig hebt om bestanden in andere formaten op te halen, neem dan contact op met support@doertechx.com.
En het beste is nog dat je bij elke aankoop 14 dagen geld-terug-garantie hebt, zodat je er helemaal zeker van kunt zijn dat je het product koopt.
Laatste gedachten voor HR-professionals
Efficiënt zoeken naar bestanden is belangrijk. Te midden van al uw wervings-, compliance- en personeelsdossiertaken zorgt tijdverspilling aan handmatige zoekprocessen alleen maar voor onnodige stress. Met WordsDigger kunnen HR-professionals de beveiliging handhaven, de zoektijd verkorten en ervoor zorgen dat ze altijd klaar zijn voor aankomende vergaderingen, audits en presentaties.
Waarom wachten? Download WordsDigger vandaag nog en ervaar het verschil dat het maakt voor uw HR-afdeling!