人事担当者にとって、時間と情報の管理は非常に重要です。古い雇用契約書の検索、業績評価データの処理、コンプライアンス記録の取得など、文書への迅速なアクセスは不可欠です。しかし、多くの人事チームの現実は大きく異なります。スプレッドシート、PDF、Word文書など、複数の形式で長年分のデータを保存していると、検索プロセスが複雑になり、緊急時に不要な遅延が生じる可能性があります。
契約書の仲裁条項がファイルの山に埋もれてしまい、フォルダをかき分けて探し回った経験はありませんか？あるいは、新入社員のオンボーディングチェックリストがなかなか見つからず、イライラした経験はありませんか？そんな経験はあなただけではありません。調査によると、人事マネージャーの4人に1人は、特定のファイル情報を探すのに毎週5時間以上を費やしています。
軽量のオフライン検索ツールである WordsDigger が、世界中の HR チームにとってこのような状況をどのように時代遅れにしているのかを探ってみましょう。
WordsDigger は HR チームに対して具体的に何を行うのでしょうか?
WordsDiggerは、ドキュメント検索を簡素化するために特別に設計されています。ファイル名やフォルダ名のみに頼る従来の検索機能とは異なり、WordsDiggerはドキュメント内を検索し、様々なファイル形式からテキストをピンポイントで特定します。しかも、すべて一発で行えます。完全にオフラインで動作するため、機密性の高い人事情報はデバイス内にローカルに保存され、漏洩のリスクはありません。
WordsDigger が非常に役立つ一般的な HR シナリオを 3 つ紹介します。
シナリオ1: 従業員記録への即時アクセス
チームリーダーとの業績評価会議の準備をしていると想像してみてください。6年間勤務している従業員の給与の推移の詳細を尋ねられます。問題は、このデータが1つのスプレッドシートだけでなく、複数のフォルダに保存されている年次報告書、給与アーカイブ、昇進書類などに分散していることです。
WordsDigger を使用する場合、必要なのは以下の 2 つだけです。
- 従業員関連のファイルが保存されているフォルダを選択します。
- 「給与推移 [従業員名]」や「昇進履歴」などのキーワードを入力します。
- WordsDigger は数秒で、要求されたデータを含むすべてのファイルを表示し、各ドキュメント内の場所を強調表示するテキストを表示します。
これにより、数十ものファイルを手動で開く時間を無駄にすることなく、数分で準備万端で会議に臨むことができます。
シナリオ2: 採用データの管理
採用担当者は、PDF、Word文書、スプレッドシートなど、膨大な数の候補者データ、求人広告、面接のフィードバックを扱いながら、多忙なスケジュールに追われています。特に採用活動が集中する時期には、複数のファイルから候補者名を探す作業は貴重な時間を無駄にしてしまうことがよくあります。
WordsDigger は次のようにしてこれを解決します。
- 採用に関連するすべてのファイルを、サブフォルダー全体も含めて一度に検索できます。
- WordsDigger は履歴書 (PDF)、フィードバック フォーム (.docx)、応募者追跡シート (.xls) などの混合ファイル形式を簡単に処理するため、形式の制限は適用されません。
- ファイル名を推測する必要はありません。スキルセット、職種、さらには候補者レポートに記載されているフレーズを検索するだけです。
WordsDigger は必要な情報を提供するため、フォルダーを調べる代わりに候補者の評価に集中する時間を確保できます。
シナリオ3: コンプライアンスと法的情報の検索
人事チームは、企業が雇用法およびコーポレートガバナンスの要件を遵守していることを確認するという重要な責任を担っています。雇用契約書の条項を見つけたり、監査中に職場のポリシーに関連する文書を入手したりする任務を負うこともよくあります。
突然、法的情報の問い合わせがあったらどうすればいいでしょうか？ローカルドライブ上のファイルを一つずつ「Ctrl+F」で検索するのは、効率的とは言えません。
WordsDigger を使用すると、次のことが可能になります。
- コンプライアンス ファイルまたは契約書を含むフォルダーを選択します。
- 「解約条項」や「秘密保持契約」などのフレーズを検索します。
- 検索クエリに一致するすべてのファイルをすばやく識別して取得します。.doc や .xls などの古い形式もサポートされています。
これにより、法的な検索から推測する必要がなくなり、人事部門が監査のタイムラインを満たすことが保証されます。
WordsDiggerのオフライン機能がHRにとって重要な理由
人事チームは日々、機密性の高い文書を扱っています。従業員の医療記録から職場の事故報告書まで、こうした情報の保護は必須であり、もはやオプションではありません。WordsDiggerのオフライン設計は、特にこの点で役立ちます。
- クラウドベースのリスクなし：他の多くのツールとは異なり、WordsDiggerはライセンス認証後、完全にオフラインで動作します。ファイルのアップロードや外部共有は一切ありません。
- 制御と透明性: ユーザーはアプリ内のネットワーク セクションを監視して、すべてのファイルがローカルに保存されていることを確認できるため、安心できます。
- あらゆるシナリオで安全: コンプライアンス監査や内部レポートを準備する場合でも、このツールにより HR データが安全に保たれます。
成長中の人事チームの実例
オリビアは従業員200名の中規模企業で人事マネージャーとして働いています。彼女のチームは、従業員契約、候補者の履歴書、四半期レビュー、コンプライアンス監査などを担当しています。膨大な量のファイルを処理するため、緊急の依頼には対応が遅れることがよくありました。
WordsDigger が Olivia の作業を効率化した方法は次の通りです。
- 給与計算およびコンプライアンス文書の手動検索を減らすことで、毎週 3 時間以上を節約しました。
- ファイルの日付や名前に頼るのではなく、キーワードを使用してアーカイブされた古い契約書を検索できるようにしました。
- フォルダーのパスウェイをたどることなく重要なポリシー文書を見つけることで、監査の準備を支援しました。
オリビアは現在、WordsDigger を自分の部門にとって「画期的なツール」だと表現しています。
HRチーム向けの手頃な価格
WordsDiggerは分かりやすい価格設定を採用しています。生涯アクセスがたったの29.90ドルで、継続的なサブスクリプション料金はかかりません。人事部門は、以下の豊富な機能をお楽しみいただけます。
- 複数のファイル形式との互換性 (.pdf、.docx、.xlsx、.xls など)。
- オフライン操作により、機密性の高い HR データの安全な検索が保証されます。
- 7 回の無料検索トライアルにより、チームはリスクなしでソフトウェアをテストできます。
他の形式のファイルを取得するためのカスタム バージョンが必要な場合は、support@doertechx.com までお問い合わせください。
そして一番良い点は？ 14 日間の返金保証があるので、ご購入のたびに安心していただけます。
人事担当者への最終的な考え
効率的なファイル検索は重要です。採用、コンプライアンス、従業員記録など、多岐にわたる業務の中で、手作業による検索プロセスに時間を浪費することは、不必要なストレスを増大させるだけです。WordsDiggerを活用すれば、人事担当者はセキュリティを維持し、検索時間を短縮し、今後の会議、監査、プレゼンテーションに常に備えることができます。
迷う必要はありません。今すぐWordsDiggerをダウンロードして、人事部門にどのような変化をもたらすかを体験してください。