Za strokovnjake za človeške vire je upravljanje s časom in informacijami ključnega pomena. Ne glede na to, ali iščete staro pogodbo o zaposlitvi, obdelujete podatke o oceni uspešnosti ali pridobivate evidence o skladnosti, je hiter dostop do dokumentov nujen. Vendar pa je realnost za večino kadrovskih ekip precej drugačna. Shranjevanje večletnih podatkov v različnih oblikah – preglednicah, PDF-jih, dokumentih Word – lahko zaplete postopke iskanja in povzroči nepotrebne zamude v nujnih primerih.
Ste se že kdaj znašli v situaciji, ko ste brskali po mapah in iskali arbitražno klavzulo v pogodbi, ki je zakopana nekje v morju datotek? Ali pa ste bili razočarani, ker niste mogli dovolj hitro najti kontrolnega seznama za nove zaposlene? Niste sami. Glede na študije vsak četrti vodja kadrovske službe porabi več kot 5 ur na teden za iskanje določenih informacij o datotekah.
Oglejmo si, kako WordsDigger, lahko orodje za iskanje brez povezave, te situacije odpravlja za kadrovske ekipe povsod.
Kaj točno WordsDigger počne za kadrovske ekipe?
WordsDigger je zasnovan za poenostavitev iskanja dokumentov. Za razliko od tradicionalnih funkcij iskanja, ki se zanašajo le na imena datotek ali map, WordsDigger pregleda vaše dokumente in naenkrat natančno določi besedilo v številnih vrstah datotek. Deluje popolnoma brez povezave, kar zagotavlja, da so občutljivi podatki o človeških virih shranjeni lokalno v vaši napravi brez tveganja razkritja.
Tukaj so trije pogosti scenariji za kadrovsko službo, kjer se WordsDigger izkaže za neprecenljiv:
Scenarij 1: Takojšen dostop do evidenc zaposlenih
Predstavljajte si, da se pripravljate na sestanek o oceni uspešnosti z vodjo ekipe. Vpraša vas za podrobnosti o napredovanju plače zaposlenega, ki je v podjetju delal šest let. Težava? Ti podatki niso shranjeni le v eni preglednici, temveč so razpršeni po letnih poročilih, arhivih plač in dokumentih o napredovanju, shranjenih v več mapah.
Z WordsDiggerjem morate le:
- Izberite mapo, kjer so shranjene datoteke, povezane z zaposlenimi.
- Vnesite ključne besede, kot so »Razvoj plač [ime zaposlenega]« ali »Zgodovina napredovanj«.
- V nekaj sekundah WordsDigger prikaže vse datoteke, ki vsebujejo zahtevane podatke, z besedilom, ki označuje lokacijo v vsakem dokumentu.
S tem se izognete izgubi časa z ročnim odpiranjem več deset datotek. Na sestanek boste v nekaj minutah prišli popolnoma pripravljeni.
Scenarij 2: Upravljanje podatkov o zaposlovanju
Vodje zaposlovanja se soočajo z natrpanimi urniki s kupi podatkov o kandidatih, oglasov za delovna mesta in povratnih informacij o razgovorih, shranjenih v PDF-jih, Wordovih dokumentih in preglednicah. Iskanje imena kandidata v več datotekah pogosto izgublja dragoceni čas, zlasti v sezonah velikega števila zaposlitev.
Takole rešuje WordsDigger to težavo:
- Iščete lahko vse datoteke, povezane z zaposlovanjem – tudi v podmapah hkrati.
- Omejitve formata ne veljajo, saj WordsDigger brez težav obravnava mešane vrste datotek, kot so življenjepisi (PDF), obrazci za povratne informacije (.docx) in obrazci za sledenje prijavam (.xls).
- Ni potrebno ugibati imen datotek – preprosto poiščite znanja in spretnosti, nazive delovnih mest ali celo besedne zveze, omenjene v poročilih kandidatov.
WordsDigger vam prinaša potrebne informacije, tako da se lahko namesto brskanja po mapah osredotočite na ocenjevanje kandidatov.
Scenarij 3: Iskanje informacij o skladnosti s predpisi in pravnih informacij
Kadrovske ekipe imajo pomembno odgovornost pri zagotavljanju, da podjetja izpolnjujejo zakone o zaposlovanju in zahteve korporativnega upravljanja. Med revizijami ste pogosto zadolženi za iskanje klavzul v pogodbah o zaposlitvi ali pridobivanje dokumentov, povezanih s politikami delovnega mesta.
Kaj se zgodi, ko se nenadoma pojavi zahteva za pravne informacije? Iskanje po datotekah naenkrat s kombinacijo tipk »Ctrl+F« na lokalnem disku ni učinkovito.
Z uporabo programa WordsDigger lahko:
- Izberite mape, ki vsebujejo datoteke o skladnosti ali pogodbe.
- Iščite po besednih zvezah, kot sta »Klavzula o odpovedi« ali »Sporazum o nerazkritju«.
- Hitro poiščite in prikličite vse datoteke, ki ustrezajo vaši iskalni poizvedbi – podprte so celo starejše oblike zapisa, kot sta .doc ali .xls.
To odpravlja ugibanja pri pravnih iskanjih, hkrati pa zagotavlja, da vaš oddelek za človeške vire upošteva roke za revizijo.
Zakaj je WordsDiggerjeva funkcionalnost brez povezave ključnega pomena za kadrovsko službo
Kadrovske ekipe vsakodnevno delajo z občutljivimi in zaupnimi dokumenti. Od zdravstvenih kartotek zaposlenih do poročil o incidentih na delovnem mestu, zaščita teh podatkov ni neobvezna – je obvezna. WordsDiggerjeva brezžična zasnova je tukaj še posebej uporabna:
- Brez tveganja v oblaku: Za razliko od mnogih drugih orodij WordsDigger po aktivaciji licence deluje popolnoma brez povezave. Vaših datotek ni treba nalagati ali deliti z zunanjimi uporabniki.
- Nadzor in preglednost: Uporabniki lahko spremljajo omrežni del v aplikaciji, da preverijo, ali vse datoteke ostanejo lokalne, kar jim zagotavlja brezskrbnost.
- Varno v vseh scenarijih: Ne glede na to, ali se pripravljate na revizije skladnosti ali interna poročila, to orodje zagotavlja varnost vaših kadrovskih podatkov.
Primer iz resničnega sveta, iz rastoče kadrovske ekipe
Olivia dela kot vodja kadrovske službe v srednje velikem podjetju z 200 zaposlenimi. Njena ekipa obravnava pogodbe z zaposlenimi, življenjepise kandidatov, četrtletne preglede in revizije skladnosti. Zaradi velike količine datotek je pogosto prihajalo do zamud pri nujnih zahtevah.
Takole je WordsDigger poenostavil Oliviino delo:
- Prihranili smo več kot 3 ure tedensko z zmanjšanjem ročnega iskanja dokumentov za obračun plač in skladnost.
- Omogočilo ji je, da je pridobila starejše arhivirane pogodbe z uporabo ključnih besed, namesto da bi se zanašala na datume in imena datotek.
- Pomagal sem ji pri pripravi na revizije, tako da sem našel ključne dokumente s politiko, ne da bi se lahko pomikal po poteh map.
Olivia zdaj opisuje WordsDigger kot »orodje, ki spreminja pravila igre« za njen oddelek.
Ugodne cene za kadrovske ekipe
WordsDigger ponuja preprost cenovni model – le 29,90 USD za dosmrtni dostop brez ponavljajočih se naročnin. Kadrovske ekipe uživajo v celotnem naboru funkcij:
- Združljivost z več formati datotek (.pdf, .docx, .xlsx, .xls in druge).
- Delovanje brez povezave, ki zagotavlja varno iskanje zaupnih podatkov o človeških virih.
- 7-dnevno brezplačno preizkušanje iskanja, da lahko vaša ekipa brez tveganja preizkusi programsko opremo.
Če potrebujete prilagojeno različico za pridobivanje datotek v drugih oblikah, se obrnite na support@doertechx.com.
In najboljši del? Obstaja 14-dnevna politika vračila denarja, ki vam daje popolno zaupanje pri vsakem nakupu.
Zaključne misli za strokovnjake za človeške vire
Učinkovito iskanje datotek je pomembno. Med vsemi vašimi dolžnostmi glede zaposlovanja, skladnosti s predpisi in evidenc zaposlenih izgubljanje časa z ročnimi iskalnimi postopki le še povečuje nepotreben stres. Z WordsDiggerjem lahko strokovnjaki za človeške vire ohranjajo varnost, skrajšajo čas iskanja in zagotovijo, da so vedno pripravljeni na prihajajoče sestanke, revizije in predstavitve.
Zakaj bi čakali? Prenesite WordsDigger še danes in izkusite razliko, ki jo bo prinesel vašemu kadrovskemu oddelku!