HR-ammattilaisille ajan ja tiedon hallinta on kriittistä. Etsitpä sitten vanhaa työsopimusta, käsittelet suoritusarviointitietoja tai haet vaatimustenmukaisuustietoja, nopea pääsy asiakirjoihin on välttämätöntä. Useimpien HR-tiimien todellisuus on kuitenkin aivan toinen. Vuosien datan tallentaminen useissa eri muodoissa – laskentataulukoissa, PDF-tiedostoissa, Word-dokumenteissa – voi monimutkaistaa hakuprosesseja ja aiheuttaa tarpeettomia viivästyksiä kiireellisissä tilanteissa.
Oletko koskaan huomannut penkovasi kansioita etsien välimiesmenettelylauseketta sopimuksesta, joka on hautautunut johonkin tiedostomereen? Tai turhautunut, koska et löytänyt uusien työntekijöiden perehdytyslistaa tarpeeksi nopeasti? Et ole yksin. Tutkimusten mukaan joka neljäs henkilöstöpäällikkö käyttää yli viisi tuntia viikossa tiettyjen tiedostotietojen etsimiseen.
Tutkitaanpa, miten kevyt offline-hakutyökalu WordsDigger tekee näistä tilanteista tarpeettomia HR-tiimeille kaikkialla.
Mitä WordsDigger tarkalleen ottaen tekee HR-tiimeille?
WordsDigger on suunniteltu erityisesti yksinkertaistamaan asiakirjahakuja. Toisin kuin perinteiset hakutoiminnot, jotka perustuvat vain tiedostonimiin tai kansioihin, WordsDigger etsii asiakirjoistasi ja paikantaa tekstin useista tiedostotyypeistä – kaikki yhdellä kertaa. Se toimii täysin offline-tilassa, mikä varmistaa, että arkaluontoiset henkilöstötiedot tallennetaan paikallisesti laitteellesi ilman paljastumisriskiä.
Tässä on kolme yleistä HR-skenaariota, joissa WordsDigger osoittautuu korvaamattomaksi:
Skenaario 1: Välitön pääsy työntekijätietoihin
Kuvittele, että valmistaudut kehityskeskusteluun tiiminvetäjän kanssa. Hän kysyy sinulta palkkakehitystietoja työntekijälle, joka on työskennellyt yrityksessä kuusi vuotta. Ongelmana on, että nämä tiedot eivät ole vain yhdessä laskentataulukossa, vaan ne ovat hajallaan vuosikertomuksissa, palkka-arkistoissa ja ylennysasiakirjoissa, jotka on tallennettu useisiin kansioihin.
WordsDiggerin kanssa sinun tarvitsee vain:
- Valitse kansio, johon työntekijöihin liittyvät tiedostot on tallennettu.
- Kirjoita avainsanoja, kuten ”Palkan kehitys [työntekijän nimi]” tai ”Ylennyshistoria”.
- Muutamassa sekunnissa WordsDigger näyttää kaikki pyydetyt tiedot sisältävät tiedostot, ja teksti korostaa sijainnin kunkin asiakirjan sisällä.
Näin vältät ajanhukan kymmenien tiedostojen manuaaliseen avaamiseen. Pääset kokoukseen täysin valmistautuneena muutamassa minuutissa.
Skenaario 2: Rekrytointitietojen hallinta
Rekrytoivilla päälliköillä on kiireinen aikataulu, sillä heidän hallussaan on valtava määrä hakijatietoja, työpaikkailmoituksia ja haastattelupalautteita, jotka ovat tallennettu PDF-, Word- ja laskentataulukoihin. Hakijan nimen etsiminen useista tiedostoista tuhlaa usein arvokasta aikaa, varsinkin suurten rekrytointimäärien aikana.
Näin WordsDigger ratkaisee tämän:
- Voit hakea kaikista rekrytointiin liittyvistä tiedostoista – jopa alikansioista kerralla.
- Muotorajoitukset eivät koske, sillä WordsDigger käsittelee vaivattomasti sekalaisia tiedostotyyppejä, kuten ansioluetteloita (PDF), palautelomakkeita (.docx) ja hakijoiden seurantalomakkeita (.xls).
- Tiedostonimikkeitä ei tarvitse arvailla – hae vain taitojoukkoja, työtehtäviä tai jopa ehdokasraporteissa mainittuja lauseita.
WordsDigger tuo tarvitsemasi tiedot, jolloin sinulle jää enemmän aikaa keskittyä ehdokkaiden arviointiin kansioiden penkomisen sijaan.
Skenaario 3: Vaatimustenmukaisuuden ja lakiasioiden löytäminen
HR-tiimeillä on merkittävä vastuu sen varmistamisessa, että yritykset noudattavat työlainsäädäntöä ja hyvää hallintotapaa koskevia vaatimuksia. Usein tehtävänä on löytää työsopimuslausekkeita tai noutaa työpaikkakäytäntöihin liittyviä asiakirjoja tarkastusten aikana.
Mitä tapahtuu, kun yhtäkkiä sinua pyydetään oikeudellisia tietoja? Tiedostojen hakeminen paikalliselta levyltä painamalla Ctrl+F-näppäinyhdistelmää ei ole kovin tehokasta.
WordsDiggerin avulla voit:
- Valitse kansiot, jotka sisältävät vaatimustenmukaisuustiedostoja tai sopimuksia.
- Hae lauseita, kuten ”Irtisanomislauseke” tai ”Salaisuussopimus”.
- Tunnista ja hae nopeasti kaikki hakukyselyäsi vastaavat tiedostot – jopa vanhoja tiedostomuotoja, kuten .doc tai .xls, tuetaan.
Tämä poistaa arvailun lainopillisista hauista ja varmistaa samalla, että henkilöstöosastosi noudattaa tarkastusaikatauluja.
Miksi WordsDiggerin offline-toiminnallisuus on kriittinen HR:lle
HR-tiimit työskentelevät päivittäin arkaluonteisten ja luottamuksellisten asiakirjojen kanssa. Työntekijöiden potilaskertomuksista työpaikkatapaturmaraportteihin, näiden tietojen suojaaminen ei ole valinnaista – se on pakollista. WordsDiggerin offline-suunnittelu on tässä erityisen hyödyllinen:
- Ei pilvipohjaisia riskejä: Toisin kuin monet muut työkalut, WordsDigger toimii täysin offline-tilassa lisenssin aktivoinnin jälkeen. Tiedostojasi ei ladata tai jaeta ulkoisesti.
- Hallinta ja läpinäkyvyys: Käyttäjät voivat valvoa sovelluksen verkko-osiota varmistaakseen, että kaikki tiedostot pysyvät paikallisina, mikä tarjoaa mielenrauhaa.
- Turvallinen kaikissa tilanteissa: Tämä työkalu varmistaa, että HR-tietosi pysyvät turvassa niin vaatimustenmukaisuustarkastuksiin kuin sisäisiin raportteihinkin valmistautuessasi.
Tosielämän esimerkki kasvavasta HR-tiimistä
Olivia työskentelee henkilöstöpäällikkönä keskikokoisessa yrityksessä, jossa on 200 työntekijää. Hänen tiiminsä käsittelee työntekijöiden sopimuksia, hakijoiden ansioluetteloita, neljännesvuosittaisia arviointeja ja vaatimustenmukaisuustarkastuksia. Tiedostojen valtava määrä johti usein viivästyksiin kiireellisten pyyntöjen käsittelyssä.
Näin WordsDigger virtaviivaisti Olivian työtä:
- Säästi yli 3 tuntia viikossa vähentämällä palkanlaskennalle ja vaatimustenmukaisuusasiakirjoille tehtäviä manuaalisia hakuja.
- Salli hänen hakea vanhempia arkistoituja sopimuksia avainsanojen avulla tiedostopäivämäärien ja -nimien sijaan.
- Auttoi häntä valmistautumaan tarkastuksiin löytämällä keskeiset toimintaperiaatteet ilman kansiopolkujen selaamista.
Olivia kuvailee nyt WordsDiggeria osastonsa "käänteentekeväksi työkaluksi".
Edullinen hinnoittelu HR-tiimeille
WordsDigger tarjoaa selkeän hinnoittelumallin – vain 29,90 dollaria elinikäisestä käyttöoikeudesta ilman toistuvia tilausmaksuja. HR-tiimit voivat nauttia kaikista ominaisuuksista:
- Useiden tiedostomuotojen yhteensopivuus (.pdf, .docx, .xlsx, .xls ja paljon muuta).
- Offline-toiminta varmistaa luottamuksellisten HR-tietojen turvallisen haun.
- 7 hakutoiminnon ilmainen kokeilujakso, jotta tiimisi voi testata ohjelmistoa riskittömästi.
Jos tarvitset mukautetun version tiedostojen hakemiseen muissa muodoissa, ota yhteyttä osoitteeseen support@doertechx.com.
Ja mikä parasta? Tarjolla on 14 päivän rahat takaisin -käytäntö, joka antaa sinulle täyden luottamuksen jokaiseen ostokseen.
Loppusanat henkilöstöhallinnon ammattilaisille
Tehokas tiedostojen haku on tärkeää. Kaikkien rekrytointi-, vaatimustenmukaisuus- ja työntekijätietojen hallintatehtävien keskellä manuaalisiin hakuprosesseihin tuhlaaminen lisää vain tarpeetonta stressiä. WordsDiggerin avulla henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat ylläpitää turvallisuutta, lyhentää hakuaikoja ja varmistaa, että he ovat aina valmiita tuleviin kokouksiin, auditointeihin ja esityksiin.
Miksi odottaa? Lataa WordsDigger jo tänään ja koe sen vaikutus HR-osastollasi!