In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt müssen Personalfachleute zahlreiche Aufgaben bewältigen. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Einstellungsunterlagen bis hin zu Unternehmensrichtlinien und Compliance-Dokumenten – es geht darum, wiederkehrende Aufgaben schnell und präzise zu erledigen.
Die Suche nach bestimmten Informationen in einem Berg von Dateien kann jedoch schnell frustrierend sein. Zum Beispiel:
- Sie müssen unter Hunderten ähnlicher Dateien eine aktualisierte Version eines Arbeitsvertrags finden.
- Sie müssen einen Streit über Verfahren am Arbeitsplatz lösen, indem Sie im Unternehmenshandbuch nach bestimmten Begriffen suchen.
- Ein Schulungsleiter fordert dringend Anwesenheitsnachweise für einen Mitarbeiter an, um dessen beruflichen Entwicklungsfortschritt zu überprüfen.
Das Frustrierende an diesen Szenarien ist, dass es oft viel zu lange dauert, das zu finden, was man braucht. Eine aktuelle Arbeitsplatzumfrage ergab, dass Personalverantwortliche durchschnittlich acht Stunden pro Woche mit der Suche nach bestimmten Informationen verschwenden. Diese Zeit könnte besser für die Verwaltung eines motivierten Arbeitsplatzes oder die Planung effektiver Rekrutierungsstrategien genutzt werden.
Hier kommt WordsDigger ins Spiel – ein effizientes Offline-Dateisuchtool, das die Art und Weise, wie HR-Teams auf wichtige Informationen zugreifen, neu definiert.
Was ist WordsDigger?
WordsDigger ist eine leistungsstarke lokale Dokumentensuchanwendung, die entwickelt wurde, um schnell spezifischen Text aus umfangreichen digitalen Dateisammlungen zu finden. Dank der Unterstützung gängiger HR-Dateiformate wie .docx (Verträge), .pdf (Mitarbeiterhandbücher), .xlsx (Anwesenheitslisten) und mehr ist das Organisieren und Auffinden von HR-Dokumenten so einfach wie nie zuvor.
Im Gegensatz zur manuellen Suche in Ordnern oder Cloud-basierten Tools, die vertrauliche Daten gefährden, bietet WordsDigger Geschwindigkeit, Genauigkeit und Datenschutz – und das alles innerhalb der Grenzen Ihres lokalen Geräts.
Warum sich HR-Teams für WordsDigger entscheiden
1. Schneller Zugriff auf Mitarbeiterdaten
Im Personalwesen sind Mitarbeiterakten ein Eckpfeiler der täglichen Arbeit. Ob Sie Leistungsbeurteilungen, Gehaltsabrechnungen oder unterzeichnete Verträge nachschlagen müssen – beim Durchsuchen von Dateien geht schnell wertvolle Zeit verloren.
Beispielszenario:
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter fragt plötzlich nach den im Vertrag genannten Jahresboni. Im aktuellen System müssen Sie zahlreiche Dateien öffnen, bevor Sie das gewünschte Dokument finden.
Wie WordsDigger es vereinfacht:
- Wählen Sie den Ordner mit den Dateien des Mitarbeiters aus.
- Geben Sie eine bestimmte Formulierung ein, beispielsweise „Jahresbonus“.
- Innerhalb von Sekunden sehen Sie die genaue Datei und den Teil, in dem Ihre Suche erscheint.
2. Effizientes Rekrutierungsprozessmanagement
Die Personalbeschaffung ist eine Aufgabe mit hoher Priorität, die eine überwältigende Menge an Daten wie Lebensläufen, Bewerbungsunterlagen und Interviewprotokollen produziert. Für Talent Acquisition Manager oder Personalvermittler ist das Durchsuchen von Hunderten (oder Tausenden) Lebensläufen eine zeitaufwändige Aufgabe.
Angenommen, Sie müssen Lebensläufe mit „Projektmanagement-Zertifizierung“ heraussuchen. Mit herkömmlichen Methoden könnte dies Stunden dauern. Mit WordsDigger könnten Sie:
- Laden Sie den Ordner mit den Lebensläufen der Kandidaten hoch.
- Führen Sie Ihre Suche nach „Projektmanagement-Zertifizierung“ durch.
- Filtern Sie innerhalb von Sekunden Kandidaten heraus, die genau dieses Kriterium erfüllen.
WordsDigger analysiert Lebensläufe in verschiedenen Formaten wie .docx, .pdf oder .xls und stellt sicher, dass Sie keine einzige relevante Datei übersehen.
3. Sichere Verarbeitung vertraulicher Daten
Im Personalwesen ist Vertraulichkeit das A und O. Mitarbeiterdaten wie Gehaltsinformationen, Krankenakten und Disziplinarmaßnahmen sind hochsensibel und müssen geschützt bleiben. Dank der Offline-Funktion von WordsDigger bleiben alle Suchvorgänge und Dateien lokal auf Ihrem System, sodass keine Daten offengelegt werden.
Wichtige Funktionen für die Sicherheit von HR-Daten:
- WordsDigger arbeitet ohne Zugriff auf externe Server und nutzt ausschließlich den lokalen Speicher.
- Ein Internetzugang ist nur für die Lizenzüberprüfung erforderlich, nicht für Suchvorgänge.
- HR-Teams können die Netzwerkaktivität während der Installation überwachen, um sicherzustellen, dass keine Daten das Gerät verlassen.
Mit WordsDigger ist Vertrauen direkt in Ihre Softwarelösung integriert.
Wie WordsDigger die Betriebsabläufe bei der Beratungsfirma GEO optimierte
Die GEO Consulting Firm beschäftigt über 2.500 Mitarbeiter und verwaltet jährlich rund 12.000 Mitarbeiterakten. Das HR-Team war zuvor auf manuelle Suchsysteme angewiesen. Dies führte zu Terminüberschreitungen, Ineffizienz und sogar Compliance-Problemen, wenn wichtige Unterlagen nicht rechtzeitig gefunden werden konnten.
Um ihre Probleme zu lösen, hat GEO WordsDigger als Teil seines HR-Tech-Stacks übernommen.
Zu den Ergebnissen gehörten:
- Eine 80-prozentige Verbesserung beim Auffinden von Mitarbeiterdokumenten.
- Schnellere Leistungsbeurteilungen durch sofortige Suche nach früheren Beurteilungen.
- Verbesserte Compliance durch kurzfristiges Abrufen erforderlicher Richtlinienreferenzen bei Audits.
„Als Personalfachleute werden wir ständig nach präzisen Informationen gefragt, oft unter Druck. WordsDigger ist wie eine zusätzliche Hand – es vereinfacht die Dokumentensuche und spart uns so wertvolle Zeit“, erklärt Anna Perez, Senior HR Manager bei GEO Consulting.
Was macht WordsDigger zu einem unverzichtbaren Tool für die Personalabteilung?
- Suchfunktion für mehrere Formate: Einfache Suche nach Begriffen in den Dateiformaten .txt, .pdf, .docx, .xls, .pptx und anderen.
- Zeitsparende Ergebnisse: Rufen Sie Informationen in Sekunden ab, selbst wenn Tausende von Datensätzen und Dateien auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeichert sind.
- Einmalzahlung: Die Software ist erschwinglich und unkompliziert – zahlen Sie eine einmalige Gebühr von 29,90 $, um lebenslangen Zugriff ohne wiederkehrende Gebühren zu erhalten.
- Anpassbare Version: Wenn Sie eine angepasste Version zum Abrufen von Dateien in anderen Formaten benötigen, wenden Sie sich bitte an support@doertechx.com.
- Kein Risiko: Testen Sie WordsDigger mit 7 kostenlosen Suchen und genießen Sie die Sicherheit eines 14-tägigen Geld-zurück-Garantie.
WordsDigger ist für vielbeschäftigte HR-Profis da
HR-Experten wissen, wie wertvoll Zeit ist – sie beeinflusst Einstellungsentscheidungen, Compliance, Mitarbeiterzufriedenheit und den gesamten Geschäftserfolg. WordsDigger wurde entwickelt, um unnötige Schritte bei der Dateisuche zu vermeiden und HR-Teams mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre täglichen Arbeitsabläufe zu geben.
Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse, erfüllen Sie Anfragen termingerecht und gewährleisten Sie mühelos die Einhaltung von Vorschriften. WordsDigger bietet Ihnen die Möglichkeit, wertvolle Zeit, Energie und Frustration zu sparen – und das alles zu einem erschwinglichen einmaligen Preis.
Probieren Sie WordsDigger jetzt aus und machen Sie den ersten Schritt zu einer intelligenteren Verwaltung von Personalakten!