HR-experter jonglerar flera ansvarsområden i dagens snabba företagsvärld. Från att hantera personalregister och rekryteringspapper till företagspolicyer och efterlevnadsdokument handlar det om att hantera återkommande uppgifter snabbt och korrekt.
Att söka efter specifik information begravd i ett berg av filer kan dock snabbt bli frustrerande. Till exempel:
- Du behöver hitta en uppdaterad version av ett anställningsavtal bland hundratals liknande filer.
- Du måste lösa en tvist om arbetsplatsens rutiner genom att hitta specifika termer i företagets handbok.
- En utbildningschef begär snarast närvaroregister för en anställd för att granska deras framsteg i yrkesutveckling.
Det frustrerande med dessa scenarier är att det ofta tar alldeles för lång tid att hitta det man behöver. En nyligen genomförd arbetsplatsundersökning visade att HR-personal slösar i genomsnitt 8 timmar per vecka på att söka efter specifik information. Tid som kunde ha fördelats bättre på att hantera en motiverad arbetsplats eller planera effektiva rekryteringsstrategier.
Här är WordsDigger – ett effektivt verktyg för offline-filsökning, utformat för att omdefiniera hur HR-team får tillgång till viktig information.
Vad är WordsDigger?
WordsDigger är en robust lokal dokumentsökningsapplikation utvecklad för att snabbt hämta specifik text från omfattande samlingar av digitala filer. Med stöd för populära HR-filformat som .docx (kontrakt), .pdf (personalhandböcker), .xlsx (närvaroregister) och mer har det aldrig varit enklare att organisera och hitta HR-dokument.
Till skillnad från manuell sökning genom mappar eller molnbaserade verktyg som äventyrar känslig data, erbjuder WordsDigger hastighet, noggrannhet och integritet – allt inom ramen för din lokala enhet.
Varför HR-team väljer WordsDigger
1. Snabb åtkomst till medarbetarregister
Inom HR är medarbetarregister en hörnsten i den dagliga verksamheten. Oavsett om du behöver söka efter prestationsbedömningar, löneuppgifter eller signerade kontrakt är det lätt att förlora värdefull tid på att bläddra igenom filer.
Exempelscenario:
Tänk dig att du plötsligt får en förfrågan från en anställd om deras årliga bonusar som nämns i deras kontrakt. Det nuvarande systemet kräver att du öppnar ett flertal filer innan du kan hitta det dokument du letar efter.
Hur WordsDigger förenklar det:
- Välj mappen som innehåller den anställdas filer.
- Ange en specifik fras, till exempel ”årlig bonus”.
- Inom några sekunder ser du exakt vilken fil du söker och den del där din sökning visas.
2. Effektiv hantering av rekryteringsprocessen
Rekrytering är en högprioriterad uppgift som producerar en överväldigande mängd data, såsom CV, jobbansökningar och intervjuer. Om du är en rekryteringschef eller rekryterare är det ett tidskrävande ansvar att filtrera igenom hundratals (eller tusentals) CV:n.
Låt oss säga att du behöver hämta CV med "projektledningscertifiering". Med traditionella metoder kan detta ta timmar. Med WordsDigger skulle du:
- Ladda upp mappen som innehåller kandidaternas CV.
- Sök efter "certifiering i projektledning".
- Inom några sekunder filtreras bort kandidater som uppfyller exakt detta kriterium.
WordsDigger analyserar CV:n i olika format som .docx, .pdf eller .xls, vilket säkerställer att du inte missar en enda relevant fil.
3. Konfidentiella uppgifter hanteras säkert
Inom HR är sekretess allt. Medarbetaruppgifter som löneinformation, medicinska journaler och disciplinära åtgärder är mycket känsliga och måste skyddas. Med WordsDiggers offline-funktionalitet förblir alla sökningar och filer lokala i ditt system, vilket säkerställer noll risk för dataexponering.
Viktiga funktioner för HR-datasäkerhet:
- WordsDigger fungerar utan åtkomst till externa servrar och använder enbart lokal lagring.
- Internetåtkomst krävs endast för licensverifiering, inte under sökningar.
- HR-team kan övervaka nätverksaktivitet under installationen för att kontrollera att ingen data lämnar enheten.
Med WordsDigger byggs förtroende in direkt i din programvarulösning.
Hur WordsDigger effektiviserade verksamheten på GEO Consulting Firm
GEO Consulting Firm har över 2 500 anställda och hanterar cirka 12 000 medarbetarrelaterade filer årligen. Deras HR-team förlitade sig tidigare på manuella söksystem, vilket resulterade i missade deadlines, ineffektivitet och till och med efterlevnadsproblem när viktiga dokument inte kunde hittas i tid.
För att lösa sina problem antog GEO WordsDigger som en del av sin HR-teknikstack.
Resultaten inkluderade:
- En förbättring på 80 % när det gäller att hitta anställdas dokument.
- Snabbare prestationsgranskningar genom omedelbara sökningar efter tidigare utvärderingar.
- Förbättrad efterlevnad genom att hämta nödvändiga policyreferenser med kort varsel under revisioner.
”Som HR-experter blir vi ständigt ombedda att ge exakt information, ofta under press. WordsDigger är som att ha extra händer – det förenklar dokumentsökningen, vilket sparar oss viktig tid”, delade Anna Perez, Senior HR Manager på GEO Consulting.
Vad gör WordsDigger till ett viktigt verktyg för HR?
- Sökfunktion i flera format: Sök enkelt efter termer i .txt, .pdf, .docx, .xls, .pptx och andra filformat.
- Tidsbesparande resultat: Hämta information på några sekunder, även med tusentals poster och filer lagrade på din lokala hårddisk.
- Engångsbetalning: Programvaran är prisvärd och enkel – betala en engångsavgift på 29,90 dollar för att få livstidsåtkomst utan återkommande avgifter.
- Anpassningsbar version: Om du behöver en anpassad version för att hämta filer i andra format, vänligen kontakta support@doertechx.com.
- Ingen risk: Testa WordsDigger med 7 gratis sökningar och njut av sinnesro med en 14-dagars återbetalningspolicy.
WordsDigger finns här för upptagna HR-proffs
HR-experter vet hur mycket tid är – den påverkar anställningsbeslut, efterlevnad, medarbetarnöjdhet och den övergripande affärsframgången. WordsDigger är utformat för att ta bort onödiga steg i filsökning, vilket ger HR-team mer flexibilitet och kontroll över sina dagliga arbetsflöden.
Effektivisera dina HR-processer, uppfyll förfrågningar i tid och säkerställ enkelt efterlevnad. WordsDigger ger möjlighet att spara värdefull tid, energi och frustration – allt till ett överkomligt engångspris.
Testa WordsDigger nu och ta första steget mot smartare HR-filhantering!