Nykypäivän nopeatempoisessa yritysmaailmassa henkilöstöhallinnon (HR) ammattilaiset tasapainoilevat useiden vastuiden kanssa. Työntekijätietojen ja rekrytointipaperien hallinnasta yrityksen käytäntöihin ja vaatimustenmukaisuusasiakirjoihin, kaikki on kiinni toistuvien tehtävien nopeasta ja tarkasta käsittelystä.
Tiedostovuoren alta hautautuneen tietyn tiedon etsiminen voi kuitenkin nopeasti muuttua turhauttavaksi. Esimerkiksi:
- Sinun täytyy löytää päivitetty versio työsopimuksesta satojen samankaltaisten tiedostojen joukosta.
- Sinun on ratkaistava työpaikkamenettelyjä koskeva kiista etsimällä tarkempia termejä yrityksen käsikirjasta.
- Koulutuspäällikkö pyytää kiireellisesti läsnäolotietoja työntekijälle, jotta hän voi tarkastella heidän ammatillista kehitystään.
Näiden skenaarioiden turhauttavaa on se, että tarvitsemasi löytäminen kestää usein aivan liian kauan. Äskettäin tehdyn työpaikkatutkimuksen mukaan henkilöstöhallinnon ammattilaiset tuhlaavat keskimäärin 8 tuntia viikossa tietyn tiedon etsimiseen. Aikaa, joka voitaisiin paremmin kohdentaa motivoituneen työpaikan hallintaan tai tehokkaiden rekrytointistrategioiden suunnitteluun.
Esittelyssä WordsDigger – tehokas offline-tiedostojen hakutyökalu, joka on suunniteltu määrittelemään uudelleen HR-tiimien pääsyn tärkeisiin tietoihin.
Mikä on WordsDigger?
WordsDigger on tehokas paikallinen asiakirjojen hakusovellus, joka on kehitetty hakemaan tiettyä tekstiä nopeasti laajoista digitaalisten tiedostojen kokoelmista. Sovellus tukee suosittuja HR-tiedostomuotoja, kuten .docx (sopimukset), .pdf (työntekijäkäsikirjat), .xlsx (läsnäolotiedot) ja muita, joten HR-asiakirjojen järjestäminen ja löytäminen ei ole koskaan ollut helpompaa.
Toisin kuin kansioiden manuaalinen metsästys tai pilvipohjaiset työkalut, jotka vaarantavat arkaluonteisia tietoja, WordsDigger tarjoaa nopeutta, tarkkuutta ja yksityisyyttä – kaikki paikallisen laitteesi rajoissa.
Miksi HR-tiimit valitsevat WordsDiggerin
1. Nopea pääsy työntekijätietoihin
HR:ssä työntekijätiedot ovat päivittäisen toiminnan kulmakivi. Olipa kyseessä sitten suoritusarviointien, palkanlaskennan tai allekirjoitettujen sopimusten etsiminen, tiedostojen selaamiseen kuluu helposti arvokasta aikaa.
Esimerkkiskenaario:
Kuvittele, että työntekijä esittää yhtäkkiä tiedustelun sopimuksessa mainituista vuosittaisista bonuksista. Nykyinen järjestelmä vaatii useiden tiedostojen avaamista ennen kuin löydät etsimäsi asiakirjan.
Näin WordsDigger yksinkertaistaa asiaa:
- Valitse kansio, joka sisältää kyseisen työntekijän tiedostot.
- Kirjoita tietty lause, kuten ”vuosibonus”.
- Muutamassa sekunnissa näet tarkalleen tiedoston ja osan, jossa hakusi näkyy.
2. Tehokas rekrytointiprosessin hallinta
Rekrytointi on erittäin tärkeä tehtävä, joka tuottaa valtavan määrän dataa, kuten ansioluetteloita, työhakemuksia ja haastattelutietoja. Jos olet rekrytointipäällikkö tai rekrytoija, satojen (tai tuhansien) ansioluetteloiden läpikäyminen on aikaa vievä tehtävä.
Oletetaan, että sinun täytyy kaivaa esiin ansioluetteloita, joissa lukee "projektinhallinnan sertifikaatti". Perinteisillä menetelmillä tämä voi viedä tuntikausia. WordsDiggerin avulla voisit:
- Lataa kansio, joka sisältää ehdokkaiden ansioluettelot.
- Hae hakusanoilla ”projektinhallinnan sertifiointi”.
- Suodata muutamassa sekunnissa pois ehdokkaat, jotka täyttävät täsmälleen tämän kriteerin.
WordsDigger analysoi ansioluetteloita eri muodoissa, kuten .docx, .pdf tai .xls, varmistaen, ettet unohda yhtäkään olennaista tiedostoa.
3. Luottamuksellisten tietojen turvallinen käsittely
HR:ssä luottamuksellisuus on kaikki kaikessa. Työntekijöiden tiedot, kuten palkkatiedot, potilastiedot ja kurinpitotoimet, ovat erittäin arkaluontoisia ja niitä on suojattava. WordsDiggerin offline-toiminnon ansiosta kaikki haut ja tiedostot pysyvät paikallisina järjestelmässäsi, mikä varmistaa, ettei tietovuodon riskiä ole.
HR-tietoturvan keskeiset ominaisuudet:
- WordsDigger toimii ilman ulkoisten palvelimien käyttöä ja käyttää ainoastaan paikallista tallennustilaa.
- Internet-yhteyttä tarvitaan vain ajokortin tarkistamiseen, ei hakujen aikana.
- HR-tiimit voivat valvoa verkon toimintaa asennuksen aikana varmistaakseen, ettei laitteesta poistu dataa.
WordsDiggerin avulla luottamus rakennetaan suoraan ohjelmistoratkaisuusi.
Kuinka WordsDigger virtaviivaisti GEO-konsultointiyrityksen toimintaa
GEO Consulting Firm työllistää yli 2 500 ammattilaista ja hallinnoi vuosittain noin 12 000 työntekijöihin liittyvää tiedostoa. Heidän HR-tiiminsä luotti aiemmin manuaalisiin hakujärjestelmiin, mikä johti määräaikojen ylittymiseen, tehottomuuteen ja jopa vaatimustenmukaisuusongelmiin, kun tärkeitä tietoja ei löydetty ajoissa.
Ratkaistakseen ongelmansa GEO otti WordsDiggerin osaksi HR-teknologiaansa.
Tulokset mukaan lukien:
- 80 %:n parannus työntekijöiden asiakirjojen paikantamisessa.
- Nopeammat suoritusarvioinnit aiempien arviointien välittömien hakujen avulla.
- Parannettu vaatimustenmukaisuus hakemalla tarvittavat käytäntöviitteet lyhyellä varoitusajalla tarkastusten aikana.
”HR-ammattilaisina meiltä pyydetään jatkuvasti tarkkoja tietoja, usein paineen alla. WordsDigger on kuin lisäkäsiä – se yksinkertaistaa dokumenttien etsintää, mikä säästää meiltä ratkaisevaa aikaa”, kertoi Anna Perez, GEO Consultingin vanhempi henkilöstöpäällikkö.
Mikä tekee WordsDiggeristä välttämättömän työkalun HR:lle?
- Monimuotoinen hakutoiminto: Hae termejä helposti .txt-, .pdf-, .docx-, .xls-, .pptx- ja muissa tiedostomuodoissa.
- Aikaa säästävät tulokset: Hae tietoja sekunneissa, vaikka paikalliselle levylle olisi tallennettuna tuhansia tietueita ja tiedostoja.
- Kertamaksu: Ohjelmisto on edullinen ja helppokäyttöinen – maksa 29,90 dollarin kertamaksu saadaksesi elinikäisen käyttöoikeuden ilman toistuvia kuluja.
- Mukautettava versio: Jos tarvitset mukautetun version tiedostojen hakemiseen muissa muodoissa, ota yhteyttä osoitteeseen support@doertechx.com.
- Ei riskiä: Testaa WordsDiggeria 7 ilmaisella haulla ja nauti mielenrauhasta 14 päivän palautusoikeuden ansiosta.
WordsDigger on täällä kiireisille HR-ammattilaisille
HR-ammattilaiset tietävät ajan todellisen arvon – se vaikuttaa rekrytointipäätöksiin, vaatimustenmukaisuuteen, työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yleiseen liiketoiminnan menestykseen. WordsDigger on suunniteltu poistamaan tarpeettomia vaiheita tiedostojen hausta, mikä antaa HR-tiimeille enemmän joustavuutta ja hallintaa päivittäisiin työnkulkuihinsa.
Virtaviivaista HR-prosessejasi, täytä pyynnöt ajallaan ja varmista vaatimustenmukaisuus helposti. WordsDigger tarjoaa mahdollisuuden säästää arvokasta aikaa, energiaa ja turhautumista – kaikki edulliseen kertahintaan.
Kokeile WordsDiggeria nyt ja ota ensimmäinen askel kohti älykkäämpää HR-tiedostojen hallintaa!