Специалисты по кадрам (HR) совмещают множество обязанностей в современном быстро меняющемся корпоративном мире. От управления личными делами сотрудников и кадровой документацией до ведения политик компании и документации по соблюдению нормативных требований — всё это требует быстрого и точного выполнения повторяющихся задач.
Однако поиск нужной информации, затерянной в куче файлов, может быстро утомить. Например:
- Вам необходимо найти обновленную версию трудового договора среди сотен похожих файлов.
- Вам необходимо разрешить спор относительно процедур на рабочем месте, найдя конкретные термины в руководстве компании.
- Менеджер по обучению срочно запрашивает у сотрудника табели учета посещаемости для оценки его прогресса в профессиональном развитии.
Самое неприятное в таких ситуациях — поиск нужной информации зачастую занимает слишком много времени. Недавний опрос на рабочих местах показал, что специалисты по кадрам тратят в среднем 8 часов в неделю на поиск нужной информации. Это время можно было бы с большей пользой потратить на создание мотивированной рабочей среды или планирование эффективных стратегий подбора персонала.
Воспользуйтесь WordsDigger — эффективным инструментом для поиска файлов в автономном режиме, призванным кардинально изменить подход HR-отделов к доступу к важной информации.
Что такое WordsDigger?
WordsDigger — это мощное приложение для локального поиска документов, разработанное для быстрого извлечения нужного текста из обширных коллекций цифровых файлов. Благодаря поддержке популярных форматов файлов отдела кадров, таких как .docx (контракты), .pdf (справочники для сотрудников), .xlsx (учёт рабочего времени) и других, организация и поиск кадровых документов стали ещё проще.
В отличие от ручного поиска по папкам или облачных инструментов, которые ставят под угрозу конфиденциальные данные, WordsDigger обеспечивает скорость, точность и конфиденциальность — и все это в пределах вашего локального устройства.
Почему HR-отделы выбирают WordsDigger
1. Быстрый доступ к записям сотрудников
В отделе кадров записи о сотрудниках играют ключевую роль в повседневной работе. Когда вам нужно найти аттестацию, данные о заработной плате или подписанные контракты, легко потерять драгоценное время, просматривая файлы.
Пример сценария:
Представьте, что сотрудник внезапно задаёт вам вопрос о годовых бонусах, указанных в контракте. В текущей системе приходится открывать множество файлов, прежде чем вы найдёте нужный документ.
Как WordsDigger упрощает это:
- Выберите папку, содержащую файлы этого сотрудника.
- Введите конкретную фразу, например, «годовой бонус».
- Через несколько секунд вы увидите точный файл и ту часть, в которой содержится ваш поиск.
2. Эффективное управление процессом подбора персонала
Подбор персонала — высокоприоритетная задача, требующая огромного объёма данных, таких как резюме, заявления о приёме на работу и записи собеседований. Если вы менеджер по подбору персонала или рекрутер, анализ сотен (а то и тысяч) резюме — это трудоёмкая задача.
Допустим, вам нужно найти резюме с «сертификатом по управлению проектами». Традиционными методами это может занять несколько часов. С помощью WordsDigger вы:
- Загрузите папку с резюме кандидатов.
- Выполните поиск по запросу «сертификация по управлению проектами».
- За считанные секунды отфильтруйте кандидатов, которые соответствуют именно этому критерию.
WordsDigger проанализирует резюме в таких форматах, как .docx, .pdf или .xls, гарантируя, что вы не пропустите ни одного важного файла.
3. Конфиденциальные данные обрабатываются безопасно
В сфере управления персоналом конфиденциальность — это самое главное. Данные сотрудников, такие как информация о зарплате, медицинские карты и дисциплинарные взыскания, крайне конфиденциальны и должны быть защищены. Благодаря офлайн-функциям WordsDigger все поисковые запросы и файлы остаются локально в вашей системе, что гарантирует нулевой риск утечки данных.
Ключевые особенности безопасности HR-данных:
- WordsDigger работает без доступа к внешним серверам, используя исключительно локальное хранилище.
- Доступ в Интернет требуется только для проверки лицензии, а не во время обыска.
- Сотрудники отдела кадров могут отслеживать сетевую активность во время установки, чтобы убедиться, что никакие данные не покидают устройство.
С WordsDigger доверие напрямую встраивается в ваше программное решение.
Как WordsDigger оптимизировал работу консалтинговой фирмы GEO
В консалтинговой фирме GEO работает более 2500 специалистов, и она ежегодно обрабатывает около 12 000 документов, связанных с сотрудниками. Ранее её HR-отделу приходилось использовать системы ручного поиска, что приводило к срыву сроков, снижению эффективности и даже проблемам с соблюдением требований, когда важные документы не удавалось найти вовремя.
Чтобы решить свои проблемы, GEO внедрила WordsDigger в свой комплекс HR-технологий.
Результаты включают:
- На 80% улучшен поиск документов сотрудников.
- Более быстрая проверка эффективности за счет мгновенного поиска предыдущих оценок.
- Повышение уровня соответствия требованиям за счет оперативного получения ссылок на требуемые политики в ходе аудита.
«Как специалисты по кадрам, мы постоянно сталкиваемся с запросами на точную информацию, часто под давлением. WordsDigger — это как дополнительные руки: он упрощает поиск документов, экономя нам драгоценное время», — поделилась Анна Перес, старший менеджер по кадрам в GEO Consulting.
Что делает WordsDigger незаменимым инструментом для HR?
- Функция поиска в нескольких форматах: простой поиск терминов в файлах .txt, .pdf, .docx, .xls, .pptx и других форматах.
- Результаты, экономящие время: извлекайте информацию за считанные секунды, даже если на локальном диске хранятся тысячи записей и файлов.
- Единовременный платеж: программное обеспечение доступно и просто в использовании — заплатите единовременно 29,90 долларов США, чтобы получить пожизненный доступ без каких-либо регулярных платежей.
- Настраиваемая версия: Если вам нужна настраиваемая версия для извлечения файлов в других форматах, свяжитесь с support@doertechx.com.
- Никакого риска: протестируйте WordsDigger с 7 бесплатными поисками и наслаждайтесь спокойствием благодаря 14-дневной политике возврата средств.
WordsDigger здесь для занятых HR-специалистов
Специалисты по кадрам знают истинную ценность времени: оно влияет на решения о найме, соблюдение требований, удовлетворенность сотрудников и общий успех компании. WordsDigger разработан для устранения ненужных этапов поиска файлов, предоставляя HR-отделам больше гибкости и контроля над повседневными рабочими процессами.
Оптимизируйте свои кадровые процессы, выполняйте запросы вовремя и обеспечивайте соответствие требованиям без труда. WordsDigger позволяет сэкономить драгоценное время, силы и нервы — и всё это по доступной разовой цене.
Попробуйте WordsDigger прямо сейчас и сделайте первый шаг к более разумному управлению HR-файлами!