Specjaliści ds. zasobów ludzkich (HR) żonglują wieloma obowiązkami w dzisiejszym dynamicznym świecie korporacyjnym. Od zarządzania dokumentacją pracowniczą i dokumentacją rekrutacyjną, po politykę firmy i dokumenty zgodności, wszystko polega na szybkim i dokładnym wykonywaniu powtarzających się zadań.
Jednak poszukiwanie konkretnych informacji ukrytych w stercie plików może szybko stać się frustrujące. Na przykład:
- Musisz znaleźć uaktualnioną wersję umowy o pracę wśród setek podobnych plików.
- Spór dotyczący procedur obowiązujących w miejscu pracy należy rozwiązać, odnajdując konkretne terminy w regulaminie firmy.
- Kierownik ds. szkoleń pilnie prosi pracownika o udostępnienie rejestrów obecności, aby mógł sprawdzić postępy w rozwoju zawodowym.
Frustrujące w tych scenariuszach jest to, że znalezienie tego, czego potrzebujesz, często zajmuje zbyt dużo czasu. Niedawne badanie rynku pracy wykazało, że specjaliści ds. HR marnują średnio 8 godzin tygodniowo na poszukiwanie konkretnych informacji. Czas ten można by lepiej przeznaczyć na zarządzanie zmotywowanym miejscem pracy lub planowanie skutecznych strategii rekrutacyjnych.
Poznaj WordsDigger — wydajne narzędzie do wyszukiwania plików w trybie offline, stworzone z myślą o nowym sposobie, w jaki działy HR uzyskują dostęp do kluczowych informacji.
Czym jest WordsDigger?
WordsDigger to solidna aplikacja do lokalnego wyszukiwania dokumentów, opracowana w celu szybkiego wyszukiwania konkretnych tekstów z obszernych zbiorów plików cyfrowych. Dzięki obsłudze popularnych formatów plików HR, takich jak .docx (umowy), .pdf (podręczniki dla pracowników), .xlsx (ewidencja obecności) i innych, organizowanie i wyszukiwanie dokumentów HR nigdy nie było prostsze.
W przeciwieństwie do ręcznego przeszukiwania folderów lub narzędzi opartych na chmurze, które narażają na szwank poufne dane, WordsDigger oferuje szybkość, dokładność i prywatność — wszystko w obrębie Twojego lokalnego urządzenia.
Dlaczego zespoły HR wybierają WordsDigger
1. Szybki dostęp do dokumentacji pracowniczej
W dziale HR dokumentacja pracownicza stanowi podstawę codziennych działań. Niezależnie od tego, czy chcesz sprawdzić oceny okresowe, dane dotyczące wynagrodzeń, czy podpisane umowy, łatwo stracić cenny czas na przeglądanie plików.
Przykładowy scenariusz:
Wyobraź sobie, że pracownik nagle pyta Cię o roczne premie, o których mowa w umowie. Obecny system wymaga otwarcia wielu plików, zanim znajdziesz interesujący Cię dokument.
Jak WordsDigger to upraszcza:
- Wybierz folder zawierający pliki danego pracownika.
- Wprowadź konkretną frazę, np. „premia roczna”.
- W ciągu kilku sekund zobaczysz dokładny plik i jego część, w której znajduje się szukany przez Ciebie tekst.
2. Efektywne zarządzanie procesem rekrutacji
Rekrutacja to zadanie o wysokim priorytecie, które generuje ogromną ilość danych, takich jak CV, podania o pracę i zapisy rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli jesteś menedżerem ds. pozyskiwania talentów lub rekruterem, filtrowanie setek (lub tysięcy) CV to czasochłonne zadanie.
Załóżmy, że potrzebujesz wyszukać CV z „certyfikatem z zarządzania projektami”. Tradycyjnymi metodami mogłoby Ci to zająć godziny. Korzystając z WordsDiggera, mógłbyś:
- Prześlij folder zawierający CV kandydatów.
- Wyszukaj „certyfikację z zarządzania projektami”.
- W ciągu kilku sekund odfiltruj kandydatów spełniających dokładnie to kryterium.
WordsDigger analizuje CV w różnych formatach, takich jak .docx, .pdf i .xls, dzięki czemu masz pewność, że nie pominiesz żadnego istotnego pliku.
3. Poufne dane przetwarzane bezpiecznie
dziale HR poufność jest najważniejsza. Dane pracowników, takie jak informacje o wynagrodzeniach, dokumentacja medyczna i działania dyscyplinarne, są niezwykle poufne i muszą być chronione. Dzięki funkcji offline WordsDigger, wszystkie wyszukiwania i pliki pozostają lokalne w systemie, co gwarantuje zerowe ryzyko ujawnienia danych.
Kluczowe cechy bezpieczeństwa danych HR:
- WordsDigger działa bez dostępu do serwerów zewnętrznych, wykorzystując wyłącznie pamięć lokalną.
- Dostęp do Internetu jest wymagany wyłącznie w celu weryfikacji licencji, nie jest on wymagany w trakcie wyszukiwania.
- Zespoły HR mogą monitorować aktywność sieciową podczas instalacji, aby upewnić się, że żadne dane nie opuszczają urządzenia.
Dzięki WordsDigger zaufanie jest od razu wbudowane w Twoje rozwiązanie programowe.
Jak WordsDigger usprawnił działanie firmy konsultingowej GEO
Firma konsultingowa GEO zatrudnia ponad 2500 specjalistów i zarządza około 12 000 akt pracowniczych rocznie. Zespół HR korzystał wcześniej z ręcznych systemów wyszukiwania, co skutkowało niedotrzymywaniem terminów, niską efektywnością, a nawet problemami z przestrzeganiem przepisów, gdy nie można było zlokalizować ważnych dokumentów na czas.
Aby rozwiązać swoje problemy, firma GEO wdrożyła WordsDigger jako część swojego pakietu technologii HR.
Wyniki obejmowały:
- O 80% większa lokalizacja dokumentów pracowniczych.
- Szybsze oceny wyników pracy dzięki natychmiastowemu wyszukiwaniu poprzednich ocen.
- Poprawa zgodności dzięki szybkiemu pobieraniu wymaganych odniesień do zasad podczas audytów.
„Jako specjaliści ds. HR, jesteśmy stale proszeni o precyzyjne informacje, często pod presją. WordsDigger to jak dodatkowa para rąk – upraszcza wyszukiwanie dokumentów, oszczędzając nam cenny czas” – powiedziała Anna Perez, starszy menedżer ds. HR w GEO Consulting.
Co sprawia, że WordsDigger jest niezbędnym narzędziem dla działu HR?
- Funkcja wyszukiwania w wielu formatach: Łatwe wyszukiwanie terminów w plikach .txt, .pdf, .docx, .xls, .pptx i innych formatach.
- Oszczędność czasu: Odzyskuj informacje w ciągu kilku sekund, nawet jeśli na dysku lokalnym znajdują się tysiące rekordów i plików.
- Jednorazowa płatność: Oprogramowanie jest niedrogie i proste w obsłudze — zapłać jednorazowo 29,90 USD, aby uzyskać dożywotni dostęp bez żadnych opłat cyklicznych.
- Wersja dostosowywana: Jeśli potrzebujesz wersji dostosowanej do pobierania plików w innych formatach, skontaktuj się z nami pod adresem support@doertechx.com.
- Bez ryzyka: przetestuj WordsDigger za pomocą 7 bezpłatnych wyszukiwań i ciesz się spokojem dzięki 14-dniowej gwarancji zwrotu pieniędzy.
WordsDigger jest tutaj dla zapracowanych specjalistów HR
Specjaliści HR znają prawdziwą wartość czasu – wpływa on na decyzje rekrutacyjne, zgodność z przepisami, zadowolenie pracowników i ogólny sukces firmy. WordsDigger został zaprojektowany, aby wyeliminować zbędne kroki w wyszukiwaniu plików, dając zespołom HR większą elastyczność i kontrolę nad codziennym przepływem pracy.
Usprawnij swoje procesy HR, realizuj wnioski na czas i dbaj o zgodność z przepisami z łatwością. WordsDigger pozwala zaoszczędzić cenny czas, energię i nerwy – a wszystko to za przystępną, jednorazową cenę.
Wypróbuj WordsDigger już teraz i zrób pierwszy krok w kierunku inteligentniejszego zarządzania dokumentami HR!