HR-medarbeidere sjonglerer flere ansvarsområder i dagens hektiske næringsliv. Fra å administrere ansattjournaler og rekrutteringspapirer til bedriftspolicyer og samsvarsdokumenter, handler det om å håndtere tilbakevendende oppgaver raskt og nøyaktig.
Det kan imidlertid fort bli frustrerende å søke etter spesifikk informasjon begravd i et fjell av filer. For eksempel:
- Du må finne en oppdatert versjon av en arbeidsavtale blant hundrevis av lignende filer.
- Du må løse en tvist om prosedyrer på arbeidsplassen ved å finne spesifikke vilkår i bedriftshåndboken.
- En opplæringsansvarlig ber om oppmøtelogger for en ansatt slik at de kan gjennomgå fremdriften i deres faglige utvikling.
Det frustrerende med disse scenariene er at det ofte tar altfor lang tid å finne det du trenger. En fersk arbeidsplassundersøkelse viste at HR-medarbeidere kaster bort gjennomsnittlig 8 timer per uke på å lete etter spesifikk informasjon. Tid som kunne vært bedre allokert til å lede en motivert arbeidsplass eller planlegge effektive rekrutteringsstrategier.
Møt WordsDigger – et effektivt verktøy for filsøk frakoblet, utviklet for å omdefinere hvordan HR-team får tilgang til viktig informasjon.
Hva er WordsDigger?
WordsDigger er et robust lokalt dokumentsøkprogram utviklet for å raskt hente spesifikk tekst fra omfattende samlinger av digitale filer. Med støtte for populære HR-filformater som .docx (kontrakter), .pdf (ansatthåndbøker), .xlsx (fremmøtelogger) og mer, har det aldri vært enklere å organisere og finne HR-dokumenter.
I motsetning til manuell søken gjennom mapper eller skybaserte verktøy som kompromitterer sensitive data, tilbyr WordsDigger hastighet, nøyaktighet og personvern – alt innenfor rammene av din lokale enhet.
Hvorfor HR-team velger WordsDigger
1. Rask tilgang til ansattjournaler
Innen HR er ansattjournaler en hjørnestein i de daglige aktivitetene. Enten du trenger å slå opp medarbeidersamtaler, lønnsdetaljer eller signerte kontrakter, er det lett å miste verdifull tid på å bla gjennom filer.
Eksempelscenario:
Tenk deg at du plutselig får en forespørsel fra en ansatt om de årlige bonusene som er nevnt i kontrakten deres. Det nåværende systemet krever at du åpner en rekke filer før du finner dokumentet du leter etter.
Slik forenkler WordsDigger det:
- Velg mappen som inneholder den ansattes filer.
- Skriv inn en spesifikk frase, for eksempel «årlig bonus».
- I løpet av sekunder vil du se den nøyaktige filen og delen der søket ditt vises.
2. Effektiv håndtering av rekrutteringsprosessen
Rekruttering er en høyprioritert oppgave som produserer en overveldende mengde data, som CV-er, jobbsøknader og intervjurapporter. Hvis du er en talentanskaffelsesansvarlig eller rekrutterer, er det et tidkrevende ansvar å filtrere gjennom hundrevis (eller tusenvis) av CV-er.
La oss si at du trenger å hente frem CV-er med «sertifisering i prosjektledelse». Med tradisjonelle metoder kan dette ta deg flere timer. Ved å bruke WordsDigger ville du:
- Last opp mappen som inneholder kandidat-CV-ene.
- Kjør søket ditt etter «sertifisering i prosjektledelse».
- I løpet av sekunder filtrerer du ut kandidater som oppfyller akkurat dette kriteriet.
WordsDigger analyserer CV-er i formater som .docx, .pdf eller .xls, slik at du ikke går glipp av en eneste relevant fil.
3. Konfidensielle data håndteres sikkert
Innen HR er konfidensialitet alt. Ansattdetaljer som lønnsinformasjon, medisinske journaler og disiplinære tiltak er svært sensitive og må beskyttes. Med WordsDiggers offline-funksjonalitet forblir alle søk og filer lokale på systemet ditt, noe som sikrer null risiko for dataeksponering.
Viktige funksjoner for HR-datasikkerhet:
- WordsDigger opererer uten tilgang til eksterne servere, og bruker utelukkende lokal lagring.
- Internett-tilgang er kun nødvendig for lisensverifisering, ikke under søk.
- HR-team kan overvåke nettverksaktivitet under installasjonen for å bekrefte at ingen data forlater enheten.
Med WordsDigger er tillit bygget direkte inn i programvareløsningen din.
Hvordan WordsDigger effektiviserte driften hos GEO Consulting Firm
GEO Consulting Firm sysselsetter over 2500 fagfolk og administrerer omtrent 12 000 ansattrelaterte filer årlig. HR-teamet deres var tidligere avhengig av manuelle søkesystemer, noe som resulterte i manglende tidsfrister, ineffektivitet og til og med samsvarsproblemer når viktige dokumenter ikke kunne finnes i tide.
For å løse problemene sine, tok GEO i bruk WordsDigger som en del av HR-teknologipakken sin.
Resultatene inkludert:
- En forbedring på 80 % i å finne ansattdokumenter.
- Raskere ytelsesvurderinger gjennom umiddelbare søk etter tidligere evalueringer.
- Forbedret samsvar ved å hente nødvendige policyreferanser på kort varsel under revisjoner.
«Som HR-medarbeidere blir vi stadig bedt om presis informasjon, ofte under press. WordsDigger er som å ha ekstra hender – det forenkler dokumentsøking, noe som sparer oss viktig tid», delte Anna Perez, Senior HR Manager hos GEO Consulting.
Hva gjør WordsDigger til et viktig verktøy for HR?
- Søkefunksjon for flere formater: Søk enkelt etter ord i .txt, .pdf, .docx, .xls, .pptx og andre filformater.
- Tidsbesparende resultater: Hent informasjon på sekunder, selv med tusenvis av poster og filer lagret på din lokale harddisk.
- Engangsbetaling: Programvaren er rimelig og enkel – betal et engangsgebyr på 29,90 dollar for å få livstids tilgang uten gjentakende kostnader.
- Tilpassbar versjon: Hvis du trenger en tilpasset versjon for å hente filer i andre formater, kan du kontakte support@doertechx.com.
- Ingen risiko: Test WordsDigger med 7 gratis søk og nyt tryggheten med en 14-dagers refusjonspolicy.
WordsDigger er her for travle HR-medarbeidere
HR-medarbeidere vet hvor mye tid er verdt – det påvirker ansettelsesbeslutninger, samsvar med regelverk, medarbeidertilfredshet og generell forretningssuksess. WordsDigger er utviklet for å fjerne unødvendige trinn i filsøking, noe som gir HR-team mer fleksibilitet og kontroll over de daglige arbeidsflytene.
Effektiviser HR-prosessene dine, besvar forespørsler i tide og sørg for samsvar med regelverk på en enkel måte. WordsDigger gir deg muligheten til å spare verdifull tid, energi og frustrasjon – alt til en rimelig engangspris.
Prøv WordsDigger nå og ta det første skrittet mot smartere HR-filhåndtering!