الصراع اليومي للوثائق
كل موظف في المكتب يتعامل مع:
- العقود (PDF)
- ملاحظات الاجتماع (Word)
- تقارير المبيعات (اكسل)
- خطط المشروع (بوربوينت)
لماذا يعد البحث محبطًا:
- "أعلم أنه موجود هنا في مكان ما!" لحظات
- فتح 10 ملفات خاطئة قبل العثور على الملف الصحيح
- قواعد الشركة تمنع أدوات البحث عبر الإنترنت
الحل السهل:
✔ يعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بالعمل
✔ يبحث في جميع المستندات مرة واحدة
3 حيل بحث بسيطة
الحيلة 1: العثور على عقود العملاء بسرعة
عندما تحتاج إلى:
- هذا البند المهم
- شروط الاتفاقية القديمة
فقط افعل هذا:
- اكتب اسم العميل أو تاريخ العقد
- شاهد جميع الملفات المطابقة على الفور
- افتح المستند الذي تحتاجه بالضبط
مثال حقيقي:
وجد ديفيد اتفاقية البائع لعام 2019 في 15 ثانية
الحيلة الثانية: تتبع تغييرات المشروع
مثالي لـ:
- العثور على قرارات الاجتماعات القديمة
- مقارنة إصدارات التقرير
الحيلة رقم 3: إعداد التقارير بشكل أسرع
يتذكر:
- يعمل مع Excel وWord
- يجد الأرقام أيضًا ("25000 دولار")
كيفية:
- ابحث عن بيانات مثل "مبيعات الربع الثاني"
- جمع المعلومات من ملفات مختلفة
- انسخ ما تحتاجه
إعداد سريع للمكتب
الصباح: ضع ملفات العمل في مجلد رئيسي واحد
بعد الظهر: جرب 3 عمليات بحث اختبارية
غدا: أظهر فريقك
لماذا يحب موظفو المكاتب هذا؟
- يوفر ساعات: بحث أقل = إنجاز المزيد من العمل
- لا داعي للتوتر: ابحث عن الملفات عندما تحتاج إليها
- آمنة: ملفات الشركة تبقى خاصة
ملاحظات هامة
✖ لا يمكن البحث عن صور المستندات
✖ قد لا تعمل الملفات القديمة جدًا (قبل عام 2003)
✓ جرب مجانًا لمدة 14 يومًا
ماذا يقول الناس:
"مكتبي لم يعد مليئا بالأوراق بعد الآن!"
--- سارة، مديرة الحسابات
"أجد كل شيء قبل الاجتماعات الآن."
--- مارك، فريق المبيعات