Päivittäinen dokumenttikamppailu
Jokainen toimistotyöntekijä käsittelee seuraavia asioita:
- Sopimukset (PDF)
- Kokousmuistiinpanot (Word)
- Myyntiraportit (Excel)
- Projektisuunnitelmat (PowerPoint)
Miksi etsiminen on turhauttavaa:
- "Tiedän, että se on täällä jossain!" hetkiä
- Avasin 10 väärää tiedostoa ennen kuin löysin oikean.
- Yrityksen säännöt estävät verkkohakutyökalut
Helppo ratkaisu:
✔ Toimii työtietokoneellasi
✔ Hakee kaikista dokumenteista kerralla
3 yksinkertaista hakuvinkkiä
Temppu 1: Löydä asiakassopimukset nopeasti
Kun tarvitset:
- Tuo tärkeä lauseke
- Vanhat sopimusehdot
Tee vain tämä:
- Kirjoita asiakkaan nimi tai sopimuksen päivämäärä
- Katso kaikki vastaavat tiedostot välittömästi
- Avaa juuri se asiakirja, jota tarvitset
Todellinen esimerkki:
David löysi vuoden 2019 toimittajasopimuksen 15 sekunnissa
Temppu 2: Seuraa projektin muutoksia
Täydellinen:
- Vanhojen kokouspäätösten löytäminen
- Raporttiversioiden vertailu
Temppu 3: Raporttien valmistelu nopeammin
Muistaa:
- Toimii Excelin ja Wordin kanssa
- Löytää myös numeroita ("$25,000")
Miten:
- Hae tietoja, kuten "Q2-myynti"
- Kerää tietoja eri tiedostoista
- Kopioi mitä tarvitset
Nopea Office-asennus
Aamu: Laita työtiedostot yhteen pääkansioon
Iltapäivä: Kokeile kolmea testihakua
Huomenna: Näytä joukkueellesi
Miksi toimistotyöntekijät rakastavat tätä
- Säästää tunteja: Vähemmän etsimistä = enemmän työtä
- Ei stressiä: Löydä tiedostot silloin, kun niitä tarvitset
- Turvallinen: Yrityksen tiedostot pysyvät yksityisinä
Tärkeitä huomioita
✖ Asiakirjojen valokuvia ei voi hakea
✖ Hyvin vanhat tiedostot (ennen vuotta 2003) eivät välttämättä toimi
✓ Kokeile ilmaiseksi 14 päivää
Mitä ihmiset sanovat:
"Pöytäni ei ole enää täynnä papereita!"
--- Sarah, asiakkuuspäällikkö
"Löydän kaiken nyt ennen kokouksia."
--- Mark, myyntitiimi