Denní boj s dokumenty
Každý kancelářský pracovník se potýká s:
- Smlouvy (PDF)
- Poznámky ze schůzky (Word)
- Prodejní zprávy (Excel)
- Projektové plány (PowerPoint)
Proč je hledání frustrující:
- "Vím, že to tady někde je!" chvíle
- Otevření 10 špatných souborů před nalezením toho správného
- Firemní pravidla blokují online vyhledávací nástroje
Snadné řešení:
✔ Funguje na vašem pracovním počítači
✔ Prohledá všechny dokumenty najednou
3 jednoduché vyhledávací triky
Trik 1: Rychlé nalezení klientských smluv
Když potřebujete:
- Ta důležitá klauzule
- Staré smluvní podmínky
Prostě udělejte toto:
- Zadejte jméno klienta nebo datum smlouvy
- Okamžitě si prohlédněte všechny odpovídající soubory
- Otevřete přesně ten dokument, který potřebujete
Skutečný příklad:
David našel smlouvu s dodavatelem z roku 2019 během 15 sekund.
Trik 2: Sledování změn v projektu
Ideální pro:
- Hledání starých rozhodnutí ze schůzí
- Porovnání verzí sestav
Trik 3: Připravujte zprávy rychleji
Pamatujte:
- Funguje s Excelem a Wordem
- Najde také čísla („25 000 $“)
Jak na to:
- Hledat data jako „prodeje za 2. čtvrtletí“
- Shromažďujte informace z různých souborů
- Zkopírujte, co potřebujete
Rychlé nastavení kanceláře
Ráno: Umístěte pracovní soubory do jedné hlavní složky
Odpoledne: Vyzkoušejte 3 testovací vyhledávání
Zítra: Ukažte svůj tým
Proč tohle kancelářští pracovníci milují
- Šetří hodiny: Méně hledání = více práce
- Bez stresu: Najděte soubory, když je potřebujete
- Bezpečné: Firemní soubory zůstávají soukromé
Důležité poznámky
✖ Nelze vyhledávat fotografie dokumentů
✖ Velmi staré soubory (před rokem 2003) nemusí fungovat
✓ Vyzkoušejte zdarma po dobu 14 dnů
Co říkají lidé:
"Můj stůl už není plný papírů!"
--- Sára, manažerka účtu
"Teď už si všechno najdu ještě před schůzkami."
--- Mark, obchodní tým