Dnevni boj z dokumenti
Vsak pisarniški delavec se ukvarja z:
- Pogodbe (PDF)
- Zapiski s sestanka (Word)
- Poročila o prodaji (Excel)
- Projektni načrti (PowerPoint)
Zakaj je iskanje frustrirajoče:
- "Vem, da je nekje tukaj!" trenutki
- Odprtje 10 napačnih datotek, preden iskanje prave
- Pravila podjetja blokirajo spletna orodja za iskanje
Enostavna rešitev:
✔ Deluje na vašem službenem računalniku
✔ Iskanje po vseh dokumentih hkrati
3 preprosti triki iskanja
1. trik: Hitro poiščite pogodbe s strankami
Ko potrebujete:
- Ta pomembna klavzula
- Stari pogoji pogodbe
Samo naredi tole:
- Vnesite ime stranke ali datum pogodbe
- Takojšen ogled vseh ujemajočih se datotek
- Odprite točno tisti dokument, ki ga potrebujete
Pravi primer:
David je v 15 sekundah našel pogodbo z dobaviteljem iz leta 2019.
2. trik: Spremljanje sprememb projekta
Idealno za:
- Iskanje starih sklepov sestankov
- Primerjava različic poročil
3. trik: Hitrejša priprava poročil
Ne pozabite:
- Deluje z Excelom in Wordom
- Najde tudi številke ("25.000 $")
Kako:
- Išči podatke, kot je »prodaja v drugem četrtletju«
- Zbiranje informacij iz različnih datotek
- Kopiraj, kar potrebuješ
Hitra namestitev Officea
Jutro: Delovne datoteke shranite v eno glavno mapo
Popoldne: Poskusite 3 testna iskanja
Jutri: Pokažite svojo ekipo
Zakaj so pisarniškim delavcem to všeč
- Prihranite ure: Manj iskanja = več opravljenega dela
- Brez stresa: Poiščite datoteke, ko jih potrebujete
- Varno: Datoteke podjetja ostanejo zasebne
Pomembne opombe
✖ Iskanje fotografij dokumentov ni mogoče
✖ Zelo stare datoteke (pred letom 2003) morda ne bodo delovale
✓ Preizkusite brezplačno 14 dni
Kaj ljudje pravijo:
"Moja miza ni več polna papirjev!"
--- Sara, vodja ključnih strank
"Zdaj vse najdem pred sestanki."
--- Marko, prodajna ekipa