Krize auditních dokumentů
Moderní audity zahrnují:
- Více než 200 bankovních výpisů ve formátu PDF
- Zkušební bilance v Excelu
- Auditní poznámky Wordu
- Naskenované obrázky účtenek (pouze textové soubory PDF)
Problémy v odvětví (data z průzkumu Deloitte z roku 2023):
- 68 % zpoždění auditu je způsobeno vyhledáváním dokumentů
- Ruční vyhledávání přehlédne 23 % souvisejících transakcí
- Cloudové nástroje porušují dohody o mlčenlivosti s klienty
Řešení kompatibilní s WordsDiggerem:
✓ Offline vyhledávání napříč finančními formáty
✓ Nulový přenos dat (ověřeno pomocí síťových monitorů)
✓ Jednotné vyhledávání „pohledávek“ ve všech souborech
3 ověřené metody vyhledávání
Metoda 1: Sledování transakcí
Problém: Párování faktur (PDF) s položkami v účetní knize (Excel)
Jak na to:
- Hledat název dodavatele
- Filtrovat podle částky (formát (X,XXX.XX))
- Data křížových odkazů
Skutečný výsledek:
Tým Grant Thornton našel 17 nesourodých transakcí během 8 minut
Metoda 2: Kontroly souladu s pravidly
Pro:
- Dokumentace SOX
- Odkazy na standardy GAAP
- Manuály zásad ve formátu PDF
- Soubory textových procedur
- Funguje pouze s účtenkami zpracovanými pomocí OCR
- Nelze číst ručně psané poznámky
- Ověření, zda má PDF volitelný text
- Vyhledat názvy/částky dodavatelů
- Export výsledků do auditního dokumentu
- Číselné vyhledávání: Najde „12 450 $“ a „12 450“
- Rozsah dat: Vyhledání transakcí za 3. čtvrtletí napříč formáty
- Bezpečné dodržování předpisů: Žádná klientská data neopouštějí lokální disky
- Rychlost: O 58 % rychlejší shromažďování důkazů (skutečná uživatelská data)
- Přesnost: 100% v souladu s auditorskými standardy
- Zabezpečení: Žádné konflikty v cloudovém úložišti
Metoda 3: Obnova naskenovaného dokladu
Kritické poznámky:
Proces:
Časový harmonogram implementace
Den 1: Indexování pracovních listů z předchozího roku
Den 3: Školení zaměstnanců v optimalizaci klíčových slov
2. týden: Vytvořte šablony vyhledávání pro celou firmu
Funkce specifické pro audit
Transparentní omezení
✖️ Nelze analyzovat bankovní výpisy pouze ve formátu obrázků
✖️ Pro naskenované dokumenty je vyžadován textový formát PDF
✓ 14denní lhůta pro vrácení peněz