La crisi dei documenti di revisione
Gli audit moderni comportano:
- Oltre 200 estratti conto bancari in formato PDF
- Bilanci di verifica Excel
- Promemoria di verifica di Word
- Immagini delle ricevute scansionate (solo PDF con testo abilitato)
Punti critici del settore (dati del sondaggio Deloitte 2023):
- Il 68% dei ritardi di audit deriva dal recupero dei documenti
- Le ricerche manuali perdono il 23% delle transazioni correlate
- Gli strumenti cloud violano gli accordi di riservatezza del cliente
La soluzione conforme di WordsDigger:
✓ Ricerca offline nei formati finanziari
✓ Nessuna trasmissione di dati (verificata tramite monitor di rete)
✓ Ricerca singola per "crediti" in tutti i file
3 metodi di ricerca comprovati da audit
Metodo 1: Tracciamento delle transazioni
Problema: abbinamento delle fatture (PDF) alle registrazioni contabili (Excel)
Come fare:
- Cerca il nome del fornitore
- Filtra per importo (formato $X,XXX.XX)
- Date di riferimento incrociato
Risultato reale:
Il team di Grant Thornton ha trovato 17 transazioni non corrispondenti in 8 minuti
Metodo 2: controlli di conformità alle policy
Per:
- Documentazione SOX
- Riferimenti standard GAAP
- Manuali di policy in formato PDF
- File di procedure di Word
- Funziona solo con ricevute elaborate tramite OCR
- Non riesco a leggere gli appunti scritti a mano
- Conferma che il PDF ha testo selezionabile
- Cerca nomi/importi dei fornitori
- Esportare i risultati nel documento di lavoro di audit
- Ricerca numerica: trova "$12.450" e "12450"
- Intervallo di date: individua le transazioni del terzo trimestre in tutti i formati
- Conformità sicura: nessun dato del cliente lascia le unità locali
- Velocità: raccolta delle prove più veloce del 58% (dati utente effettivi)
- Precisione: 100% coerente con gli standard di audit
- Sicurezza: zero conflitti di archiviazione cloud
Metodo 3: Recupero della ricevuta scansionata
Note critiche:
Processo:
Cronologia di implementazione
Giorno 1: indice dei documenti di lavoro degli anni precedenti
Giorno 3: formare il personale sull'ottimizzazione delle parole chiave
Settimana 2: creare modelli di ricerca per l'intera azienda
Funzionalità specifiche dell'audit
Limitazioni trasparenti
✖️ Non è possibile analizzare gli estratti conto bancari con solo immagini
✖️ Richiede PDF con supporto di testo per i documenti scansionati
✓ Politica di rimborso di 14 giorni