Kryzys dokumentów audytowych
Nowoczesne audyty obejmują:
- 200+ wyciągów bankowych w formacie PDF
- Bilans próbny w programie Excel
- Notatki audytowe Word
- Zeskanowane obrazy paragonów (tylko pliki PDF z włączonym tekstem)
Problemy branży (dane z badania Deloitte 2023):
- 68% opóźnień w audytach wynika z pobierania dokumentów
- Ręczne wyszukiwanie pomija 23% powiązanych transakcji
- Narzędzia w chmurze naruszają umowy o zachowaniu poufności klientów
Rozwiązanie zgodne z zasadami WordsDigger:
✓ Wyszukiwanie offline w różnych formatach finansowych
✓ Zerowa transmisja danych (weryfikacja za pomocą monitorów sieciowych)
✓ Pojedyncze wyszukiwanie „należności” we wszystkich plikach
3 sprawdzone w audycie metody wyszukiwania
Metoda 1: Śledzenie transakcji
Problem: Dopasowywanie faktur (PDF) do wpisów w księdze głównej (Excel)
Jak to zrobić:
- Wyszukaj nazwę sprzedawcy
- Filtruj według kwoty (format $X,XXX.XX)
- Daty odniesienia krzyżowego
Rzeczywisty wynik:
Zespół Grant Thornton znalazł 17 niepasujących transakcji w ciągu 8 minut
Metoda 2: Kontrole zgodności z zasadami
Dla:
- Dokumentacja SOX
- Odniesienia do standardów GAAP
- Podręczniki polityki w formacie PDF
- Pliki procedur programu Word
- Działa tylko z paragonami przetworzonymi przez OCR
- Nie można czytać notatek pisanych ręcznie
- Potwierdź, że plik PDF ma tekst, który można zaznaczyć
- Wyszukaj nazwy/kwoty dostawców
- Eksportuj wyniki do arkusza kalkulacyjnego audytu
- Wyszukiwanie numeryczne: Znajduje „$12,450” i „12450”
- Zakres dat: Zlokalizuj transakcje w trzecim kwartale w różnych formatach
- Zgodność z przepisami: żadne dane klienta nie opuszczają dysków lokalnych
- Prędkość: o 58% szybsze gromadzenie dowodów (faktyczne dane użytkownika)
- Dokładność: 100% zgodności ze standardami audytu
- Bezpieczeństwo: brak konfliktów w pamięci masowej w chmurze
Metoda 3: Odzyskiwanie zeskanowanych paragonów
Uwagi krytyczne:
Proces:
Harmonogram wdrożenia
Dzień 1: Indeksowanie arkuszy roboczych z poprzednich lat
Dzień 3: Szkolenie personelu w zakresie optymalizacji słów kluczowych
Tydzień 2: Tworzenie szablonów wyszukiwania w całej firmie
Funkcje specyficzne dla audytu
Przezroczyste ograniczenia
✖️ Nie można analizować wyciągów bankowych zawierających wyłącznie obrazy
✖️ Wymaga plików PDF z włączoną obsługą tekstu w przypadku zeskanowanych dokumentów
✓ 14-dniowa polityka zwrotów